Administrar uma empresa exige dedicação e empenho. Gerenciar funcionários, analisar resultados e buscar qualidade do serviço são tarefas precisam de esforço. E em um escritório de contabilidade a história não é diferente.
A busca por eficiência nos processos e reconhecimento do mercado causa para os gestores desafios diários. Para superá-los, esse artigo traz 6 dicas sobre como otimizar um escritório de contabilidade.
Ficou curioso? Continue a leitura!
1. Mantenha a organização de documentos
A organização de documentos pode poupar tempo. Com objetivo facilitar o acesso a eles, umas sugestão é digitalizar alguns arquivos.
De fato, há certos arquivos que precisaremos manter em papéis e pastas.
Para que possam facilitar o manejo, devem ficar organizados e etiquetados.
Além disso, os sistemas padrões e as divisórias em temas também são práticas ágeis.
Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e economizar o tempo que talvez se gastaria procurando um documento.
2. Use sistemas atualizados
A fim de garantir que as atividades do escritório ocorram da melhor forma é preciso manter a atualização dos sistemas tecnológicos.
Pois, um sistema antigo pode atrasar a rotina e diminuir a produção.
Portanto, certifique-se de que as versões mais recentes de softwares estão sendo usadas em sua empresa.
3. Invista em uma auditoria tributária
Em um país com sistema tributário com muitos detalhes é interessante contratar uma auditoria para revisar todas as atividades relativas a esses processos.
Ou seja, o papel do auditor é facilitar o cumprimento das obrigações tributárias e garantir a economia com os impostos. Desse modo, todas as atividades são realizadas de forma rápida e objetiva.
4. Faça uma pesquisa de satisfação
A pesquisa de satisfação também é uma alternativa para quem quer saber como otimizar um escritório de contabilidade.
De acordo com essa pesquisa podem ser identificadas insatisfações e pontos de melhoria que, quando corrigidos, vão contribuir para um serviço com maior qualidade e eficiência.
5. Estabeleça prazos e metas
Uma equipe é bastante motivada quando existem prazos e metas a serem cumpridos. Com o estabelecimento desses prazos, oferecer recompensas para os que melhor desempenharem suas atividades é uma forma de garantir o interesse dos funcionários em realizá-las.
Além disso, quando metas são estabelecidas o rendimento tende a aumentar e o gestor consegue ter um parâmetro dos trabalhadores mais competentes e que entregam os melhores resultados.
6. Simplifique os processos
A simplicidade, assim como a organização de documentos, traz benefícios no que diz respeito ao uso do tempo. Processos mais simples rodam mais rápido, são fáceis de ensinar e de entender.
Assim, tanto quem os executa quanto quem analisa os resultados tem o fluxo de trabalho mais dinâmico e menos cansativo, proporcionando melhores desempenhos.
Então, gostou das nossas dicas sobre como otimizar um escritório de contabilidade e quer continuar acessando informações que agreguem valor à sua empresa?
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Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.