Gestão

Como otimizar um escritório de contabilidade? Confira 6 dicas!

como otimizar um escritório de contabilidade
Escrito por Leonel Monteiro

Administrar uma empresa exige muita dedicação e empenho. Gerenciar funcionários, analisar resultados e buscar qualidade do serviço são tarefas que demandam bastante energia. E em um escritório de contabilidade a história não é diferente. A constante busca por eficiência nos processos e reconhecimento do mercado faz com que os gestores enfrentem desafios diários. Como forma de superá-los, este artigo apresenta 6 dicas sobre como otimizar um escritório de contabilidade. Ficou curioso? Continue a leitura e confira!

1. Mantenha a organização de documentos

A organização de documentos pode poupar tempo e retrabalho. Para os arquivos que podem ser digitalizados, é recomendado que isso seja feito com o objetivo de poupar espaço e facilitar o acesso a eles.

Os que precisam ser armazenados na forma física, como papéis e pastas, devem ficar devidamente organizados e etiquetados para facilitar seu manuseio. Sistemas padronizados e distribuição dividida em temas também são práticas que promovem agilidade.

Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e economizar o tempo que seria gasto procurando um determinado documento.

2. Utilize sistemas atualizados

Manter os sistemas atualizados é uma forma de garantir que as atividades do escritório acompanhem os avanços tecnológicos e sejam realizadas da melhor forma possível. Um sistema antigo pode atrasar a rotina e diminuir a produtividade.

Portanto, certifique-se que as versões mais recentes de softwares estão sendo usadas em sua empresa.

3. Invista em uma auditoria tributária

Em um país com sistema tributário tão complexo e cheio de detalhes, é interessante contratar uma auditoria para revisar todas as atividades relacionadas a esses processos. O papel do auditor é justamente facilitar o cumprimento das obrigações tributárias e garantir a economia com impostos. Dessa forma, todas as atividades são realizadas com maior rapidez e objetividade.

4. Faça uma pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação também é uma alternativa para quem quer saber como otimizar um escritório de contabilidade. Com essa pesquisa podem ser identificadas insatisfações e pontos de melhoria que, quando corrigidos, vão contribuir para um serviço com maior qualidade e eficiência.

5. Estabeleça prazos e metas

Uma equipe é bastante motivada quando existem prazos e metas a serem cumpridos. Com o estabelecimento desses prazos, oferecer recompensas para os que melhor desempenharem suas atividades é uma forma de garantir o interesse dos funcionários em realizá-las.

Além disso, quando metas são estabelecidas o rendimento tende a aumentar e o gestor consegue ter um parâmetro dos trabalhadores mais competentes e que entregam os melhores resultados.

6. Simplifique os processos

A simplicidade, assim como a organização de documentos, traz benefícios no que diz respeito ao uso do tempo. Processos mais simples rodam mais rápido, são fáceis de ensinar e de entender. Tanto quem os executa quanto quem analisa os resultados tem o fluxo de trabalho mais dinâmico e menos cansativo, proporcionando melhores desempenhos.

Gostou das nossas dicas sobre como otimizar um escritório de contabilidade e quer continuar acessando informações que agreguem valor à sua empresa? Aproveite e confira mais um de nossos posts — Conheça 5 principais desafios de gestão de um escritório contábil — e continue aprendendo!

Sobre o autor

Leonel Monteiro

Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.

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