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Para otimizar um escritório contábil, é preciso organizar processos, digitalizar documentos, automatizar tarefas repetitivas, integrar setores, estabelecer metas, acompanhar indicadores e utilizar tecnologia para reduzir erros e retrabalho.
Além disso, o escritório precisa desenvolver pessoas, melhorar a experiência do cliente e ampliar a oferta de serviços estratégicos.
Assim, otimizar não significa simplesmente trabalhar mais rápido. Significa fazer melhor uso do tempo, das pessoas e da tecnologia para aumentar a produtividade e a rentabilidade do escritório.
Aqui veremos que os escritórios mais preparados trabalham sobre quatro grandes pilares: operação, pessoas, marketing e vendas e tecnologia.
Esse movimento ganha ainda mais importância em 2026 e 2027, diante das mudanças provocadas pela Reforma Tributária, da digitalização das obrigações e da necessidade de oferecer serviços com maior valor percebido.
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Índice do Artigo
Por que otimizar um escritório de contabilidade?
Um escritório pode ter muitos clientes e, ainda assim, apresentar baixa lucratividade.
Isso acontece quando a operação depende excessivamente de tarefas manuais, possui processos desorganizados, sofre com retrabalho ou concentra sua receita apenas em serviços obrigatórios.
Entre os principais problemas estão:
- excesso de tarefas repetitivas;
- documentos desorganizados;
- processos manuais;
- retrabalho;
- falhas de comunicação;
- dificuldade para acompanhar prazos;
- baixa produtividade;
- dificuldade para contratar e reter profissionais;
- clientes que enviam informações incompletas;
- dificuldade para demonstrar valor;
- dependência excessiva dos serviços operacionais.
Portanto, vemos que a falta de gestão, a baixa lucratividade e a dependência apenas das obrigações fiscais podem impedir o crescimento do escritório.
Por isso, crescer não significa necessariamente atender mais clientes. Significa construir uma operação capaz de atender melhor, com mais eficiência e maior valor agregado.
10 estratégias para otimizar um escritório contábil
1. Organize e digitalize os documentos
A organização documental é uma das maneiras mais simples de começar a otimizar um escritório.
Documentos espalhados em e-mails, computadores, pastas físicas e aplicativos dificultam a localização das informações e aumentam o tempo gasto em tarefas administrativas.
A solução é estabelecer uma estrutura padronizada para armazenamento.
Ou seja, crie uma organização por:
- cliente;
- empresa;
- departamento;
- competência;
- tipo de documento;
- obrigação;
- período.
Sempre que possível, digitalize os documentos e utilize armazenamento em nuvem com controle de acesso e backup.
Também podemos destacar que a digitalização e a organização dos arquivos reduzem o tempo perdido procurando documentos e ajudam a aumentar a produtividade.
Por exemplo, em vez de procurar uma nota fiscal antiga em várias pastas, o funcionário acessa:
Cliente → Fiscal → 2026 → Setembro → Notas fiscais
O ganho parece pequeno em uma única consulta, mas se repete centenas de vezes ao longo do ano.
2. Simplifique e padronize os processos
Processos complexos aumentam a possibilidade de erro e dificultam o treinamento de novos colaboradores.
Por isso, uma das principais estratégias para otimizar um escritório contábil é transformar as rotinas em fluxos claros e padronizados.
Mapeie, por exemplo:
- recebimento dos documentos;
- conferência;
- lançamento;
- validação;
- apuração;
- revisão;
- entrega da obrigação;
- armazenamento;
- comunicação com o cliente.
Depois, identifique onde existem etapas desnecessárias.
Exemplo Prático:
Se três funcionários conferem a mesma informação em momentos diferentes, talvez seja possível criar uma única etapa de validação automatizada.
O objetivo é evitar que a equipe gaste tempo corrigindo problemas que poderiam ser prevenidos.
Processos simples são mais fáceis de executar, ensinar, acompanhar e melhorar.
3. Automatize tarefas repetitivas
A automação é uma das principais ferramentas para aumentar a produtividade de um escritório contábil.
Em vez de utilizar profissionais para executar tarefas que podem ser realizadas por sistemas, a equipe pode concentrar seu tempo em atividades que exigem análise e tomada de decisão.
Entre as possibilidades estão:
- importação de documentos;
- captura de notas fiscais;
- conciliação bancária;
- emissão de relatórios;
- alertas de vencimentos;
- distribuição de tarefas;
- conferências automáticas;
- armazenamento de documentos;
- comunicação de determinadas rotinas;
- integração entre sistemas.
A saber, a tecnologia pode automatizar tarefas repetitivas, reduzir custos e aumentar a produtividade.
Por exemplo:
Imagine que um colaborador gaste duas horas por dia fazendo uma conferência manual.
Se uma ferramenta automatizar parte dessa tarefa e reduzir o trabalho para 30 minutos, são liberadas 1h30 por dia para atividades mais importantes.
4. Integre os setores do escritório
Um escritório contábil moderno não deve funcionar como departamentos isolados.
As áreas societária, fiscal, contábil e departamento pessoal precisam compartilhar informações e trabalhar de maneira integrada.
Sem dúvida, essa estrutura é uma característica de um escritório moderno.
Por que isso é importante?
Uma alteração cadastral, por exemplo, pode afetar:
- setor societário;
- tributação;
- emissão de notas;
- folha;
- contabilidade;
- obrigações acessórias.
Quando os departamentos não conversam, aumenta o risco de informações inconsistentes.
Melhor cenário
Dado cadastrado uma vez → informação integrada → conferência automática → menos retrabalho.
Essa integração ajuda a transformar o escritório de uma estrutura reativa em uma operação mais preventiva.
5. Use tecnologia para transformar dados em informação
Ter um software contábil não significa necessariamente ter um escritório otimizado.
O mais importante é utilizar a tecnologia para reduzir trabalho operacional e melhorar a qualidade das informações.
Entre os recursos que podem contribuir estão:
- sistemas contábeis integrados;
- armazenamento em nuvem;
- ERP;
- automação fiscal;
- conciliação bancária;
- ferramentas de gestão de tarefas;
- dashboards;
- inteligência artificial;
- integrações via API;
- sistemas de comunicação com clientes.
Há também recursos como validações automáticas, alertas, integração com Open Finance e importação automática de extratos como formas de reduzir digitação manual e erros.
Tecnologia não deve ser escolhida apenas pelo número de funcionalidades
Antes de contratar um sistema, pergunte:
- Qual problema ele resolve?
- Quanto tempo pode economizar?
- Ele se integra às ferramentas já utilizadas?
- Facilita o trabalho da equipe?
- Melhora a experiência do cliente?
- Reduz erros?
- Permite acompanhar indicadores?
A melhor tecnologia é aquela que resolve problemas reais da operação.
6. Faça o cliente participar da organização
Um escritório não consegue ser totalmente eficiente se o cliente envia documentos atrasados, incompletos ou em formatos diferentes a cada mês.
Por isso, a otimização também precisa envolver o cliente.
Crie um padrão para:
- envio de documentos;
- datas de entrega;
- comunicação;
- informações obrigatórias;
- solicitações;
- aprovação de documentos.
Se o cliente utiliza um ERP ou sistema financeiro integrado ao escritório, os dados podem chegar de maneira mais organizada.
Bem como, o ERP não precisa ser utilizado apenas internamente: fazer o cliente utilizar o sistema também pode gerar padronização, menos retrabalho, produtividade e melhor experiência.
Por exemplo:
Em vez de receber extratos bancários por WhatsApp, e-mail e fotografias, o cliente utiliza uma integração financeira.
O escritório passa a receber os dados de forma padronizada e reduz a necessidade de cobranças manuais.
7. Estabeleça prazos, metas e indicadores
Uma equipe precisa saber o que deve entregar, quando entregar e como seu desempenho será avaliado.
Por isso, defina metas e indicadores.
Alguns exemplos:
| Indicador | O que acompanhar |
| Prazo de entrega | Obrigações entregues no prazo |
| Retrabalho | Quantidade de tarefas refeitas |
| Produtividade | Tarefas concluídas por período |
| Horas por cliente | Tempo consumido por carteira |
| Ticket médio | Receita média por cliente |
| Inadimplência | Valores em atraso |
| Retenção | Permanência dos clientes |
| Satisfação | Avaliação dos clientes |
| Margem | Rentabilidade por cliente |
Vale lembrar a importância de estabelecer prazos e metas para melhorar o desempenho da equipe.
Por exemplo:
Se determinado cliente consome 12 horas mensais da equipe e gera R$ 500 de receita, enquanto outro consome 4 horas e gera R$ 800, o segundo cliente pode apresentar uma relação muito mais interessante entre esforço e retorno.
Isso mostra por que quantidade de clientes não é o único indicador de crescimento.
8. Analise a rentabilidade da carteira
Uma carteira contábil não deve ser avaliada apenas pelo número de CNPJs.
É importante considerar:
- ticket médio;
- complexidade;
- horas dedicadas;
- nível de atendimento;
- quantidade de funcionários envolvidos;
- volume de documentos;
- risco operacional;
- potencial de venda de novos serviços;
- rentabilidade.
Aliás, o valor da carteira está relacionado ao perfil dos clientes, ticket médio e potencial de expansão.
Por exemplo:
Dois clientes pagam R$ 1.000 por mês.
Cliente A
- pouca movimentação;
- documentos organizados;
- baixa demanda;
- pagamento em dia.
Cliente B
- grande volume de documentos;
- muitas solicitações;
- retrabalho;
- atrasos frequentes;
- elevada complexidade.
Apesar de pagarem o mesmo valor, eles não representam o mesmo resultado para o escritório.
Isso torna a precificação baseada em valor e complexidade fundamental.
9. Desenvolva serviços consultivos
O escritório que entrega somente obrigações fiscais pode ter dificuldade para diferenciar sua oferta.
Isso ocorre porque serviços obrigatórios tendem a ser comparados pelo preço.
Já serviços consultivos ajudam o cliente a perceber o impacto direto da contabilidade no negócio.
Entre as possibilidades estão:
- planejamento tributário;
- análise de indicadores;
- acompanhamento financeiro;
- BPO financeiro;
- consultoria empresarial;
- análise de custos;
- planejamento de crescimento;
- recuperação de créditos;
- orientação para tomada de decisões.
Desse modo, diferenciamos a atuação operacional, ligada às rotinas obrigatórias, da atuação consultiva, voltada à análise e ao apoio à decisão.
A mudança de posicionamento
O contador deixa de ser visto apenas como quem:
“calcula impostos e entrega obrigações”
e passa a atuar como profissional que:
“interpreta informações e ajuda o empresário a decidir”.
Essa transformação aumenta o valor percebido do serviço.
10. Invista em pessoas, marketing e vendas
Tecnologia e processos são importantes, mas não substituem uma equipe preparada e uma estratégia comercial.
Então, temos quatro áreas fundamentais para o crescimento: operação, pessoas, marketing e vendas e tecnologia.
Pessoas
Invista em:
- treinamento;
- comunicação;
- cultura organizacional;
- desenvolvimento profissional;
- divisão clara de responsabilidades;
- reconhecimento de resultados.
A dificuldade de contratar e reter talentos é apontada como um dos desafios atuais dos escritórios.
Marketing
Um escritório precisa ser encontrado pelo público que deseja atender.
Algumas estratégias incluem:
- site;
- conteúdo educativo;
- Google;
- redes sociais;
- relacionamento;
- networking;
- parcerias;
- anúncios;
- presença local.
Em resumo: site, funil de vendas, networking e produção constante de conteúdo ajudam na construção de autoridade e aquisição de clientes.
Vendas
Não basta oferecer serviços. É necessário saber explicar o valor deles.
Em vez de vender apenas: “contabilidade por R$ X por mês”
o escritório pode demonstrar:
- quais problemas resolve;
- quais riscos reduz;
- quanto tempo economiza;
- quais informações entrega;
- quais decisões ajuda o empresário a tomar.
Como otimizar um escritório contábil em 2026?
Em 2026, otimizar o escritório significa também prepará-lo para uma rotina tributária cada vez mais digital e para a transição da Reforma Tributária.
A Reforma Tributária do Consumo é estruturada principalmente sobre IBS, CBS e Imposto Seletivo, com mudanças graduais no sistema tributário.
A LC 214/2025 instituiu esses novos tributos, enquanto a LC 227/2026 criou o Comitê Gestor do IBS e tratou de aspectos do processo administrativo do imposto.
Isso aumenta a necessidade de:
- atualizar sistemas;
- revisar processos;
- capacitar a equipe;
- acompanhar layouts de documentos fiscais;
- revisar cadastros;
- acompanhar a legislação;
- orientar clientes;
- automatizar conferências.
NFS-e Nacional: atenção ao calendário de 2026
Uma mudança operacional importante para os escritórios é a obrigatoriedade da NFS-e de padrão nacional para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão da nota.
A Resolução CGSN nº 191/2026 estabeleceu a obrigatoriedade a partir de 1º de novembro de 2026, por meio do Emissor Nacional, seja pelo portal web ou por integração via API.
Para o escritório, isso significa revisar antecipadamente:
- cadastro dos clientes;
- sistemas utilizados;
- emissão das notas;
- integrações;
- treinamento da equipe;
- orientação aos empresários.
Atenção: a obrigatoriedade da NFS-e Nacional foi prorrogada de 1º de setembro para 1º de novembro de 2026.
O que muda para o escritório contábil em 2027?
2027 será um ano especialmente importante para a adaptação dos escritórios.
A regulamentação do Simples Nacional foi atualizada para incorporar IBS e CBS às regras do regime. A Receita Federal informa que as alterações produzidas pelas Resoluções CGSN nº 190 e nº 191/2026 têm, em regra, efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
Isso exige que o escritório esteja preparado para:
- atualizar sistemas;
- revisar procedimentos fiscais;
- acompanhar documentos eletrônicos;
- capacitar profissionais;
- orientar clientes sobre as novas regras;
- avaliar impactos tributários;
- revisar cadastros e classificações;
- acompanhar a regulamentação.
Opção pelo Simples Nacional para 2027
Outra mudança importante é o calendário de opção.
Para empresas que desejarem ingressar no Simples Nacional em 2027, a solicitação deve ser feita em setembro de 2026, e não mais em janeiro de 2027.
A Receita Federal informa que o período é de 1º a 30 de setembro de 2026.
Além disso, existe a possibilidade de a empresa do Simples optar por recolher IBS e CBS pelo regime regular, mantendo-se no Simples para os demais tributos, situação frequentemente chamada de modelo híbrido.
Por que isso muda a rotina do contador?
Porque a escolha não deve ser tratada como simples procedimento burocrático.
O escritório precisa analisar o perfil de cada empresa e considerar fatores como:
- atividade;
- faturamento;
- clientes;
- cadeia de créditos;
- tipo de operação;
- margem;
- estrutura da empresa;
- impacto dos novos tributos.
Em 2027, conhecimento técnico e capacidade de análise passam a ter ainda mais valor.
Como usar inteligência artificial para otimizar um escritório contábil?
A inteligência artificial pode ser utilizada como ferramenta de produtividade, desde que exista revisão profissional.
Algumas aplicações possíveis incluem:
- organização de informações;
- elaboração de documentos;
- criação de checklists;
- análise preliminar de arquivos;
- resumo de normas;
- criação de respostas;
- geração de relatórios;
- apoio ao atendimento;
- classificação de informações;
- automação de tarefas administrativas.
Porém, a IA não deve substituir a conferência do profissional contábil.
Uma resposta gerada automaticamente pode parecer correta e ainda assim desconsiderar uma regra específica, uma exceção ou uma atualização legislativa.
Melhor Prática
Use a IA para: acelerar → organizar → comparar → estruturar e utilize o conhecimento profissional para: validar → interpretar → decidir → orientar o cliente.
Como transformar um escritório contábil tradicional em um escritório estratégico?
A transformação pode acontecer gradualmente.
Etapa 1 — Diagnóstico
Liste:
- processos;
- clientes;
- serviços;
- sistemas;
- equipe;
- custos;
- gargalos.
Etapa 2 — Identificação dos desperdícios
Descubra onde o escritório perde tempo.
Por exemplo:
- digitação;
- procura de documentos;
- cobrança de informações;
- retrabalho;
- conferências repetitivas;
- comunicação desorganizada.
Etapa 3 — Padronização
Crie procedimentos para as atividades recorrentes.
Etapa 4 — Automação
Automatize primeiro as tarefas que:
- consomem muito tempo;
- são repetitivas;
- apresentam baixo valor estratégico;
- geram erros quando executadas manualmente.
Etapa 5 — Indicadores
Passe a acompanhar produtividade, rentabilidade e satisfação.
Etapa 6 — Reposicionamento
Depois de melhorar a operação, desenvolva serviços de maior valor agregado.
Etapa 7 — Consultoria
Utilize os dados produzidos pelo escritório para ajudar o cliente a tomar decisões.
Exemplo Prático: otimização de um escritório
Imagine um escritório com 100 clientes e uma equipe de cinco pessoas.
Antes da otimização:
- documentos chegam por vários canais;
- cada colaborador organiza sua própria rotina;
- existem muitas tarefas manuais;
- o cliente envia informações atrasadas;
- a equipe passa boa parte do mês cobrando documentos;
- o gestor não sabe exatamente quanto cada cliente consome.
Depois da reorganização:
- documentos são enviados por um canal padronizado;
- tarefas são distribuídas automaticamente;
- sistemas são integrados;
- conciliação bancária é automatizada;
- prazos ficam visíveis;
- cada cliente é acompanhado por indicadores;
- clientes mais complexos são identificados;
- serviços consultivos são oferecidos.
O resultado esperado não é simplesmente “fazer mais tarefas”.
É reduzir o esforço operacional e liberar a equipe para atividades que geram mais valor.
Checklist: seu escritório contábil está otimizado?
Responda sim ou não:
- Os documentos dos clientes são digitalizados e organizados?
- Os processos estão padronizados?
- As tarefas possuem responsáveis e prazos?
- O escritório utiliza automação?
- Os sistemas são integrados?
- Existe armazenamento seguro em nuvem?
- A equipe acompanha indicadores?
- A rentabilidade de cada cliente é conhecida?
- O cliente possui um processo organizado para enviar documentos?
- O escritório oferece serviços consultivos?
- A equipe recebe treinamento?
- Existe uma estratégia comercial?
- O escritório acompanha as mudanças tributárias?
- Os sistemas estão preparados para as mudanças de 2026 e 2027?
- O gestor atua também como empresário e estrategista?
Quanto mais respostas positivas, maior tende a ser o nível de maturidade operacional do escritório.
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Quais são os principais erros que impedem a otimização?
Alguns erros aparecem repetidamente na gestão de escritórios:
Trabalhar apenas no operacional
Quando o contador passa todo o tempo executando tarefas, sobra pouco espaço para gestão e crescimento.
Aceitar qualquer cliente
Clientes que consomem muito tempo, geram retrabalho e valorizam apenas preço podem comprometer a rentabilidade.
Não acompanhar indicadores
Sem números, o gestor não sabe quais clientes, serviços e processos são realmente rentáveis.
Manter processos manuais desnecessários
A tecnologia pode eliminar grande parte do trabalho repetitivo.
Não treinar a equipe
Sistemas novos não geram resultados se os profissionais não souberem utilizá-los.
Não preparar o cliente
Parte da eficiência do escritório depende da qualidade das informações recebidas.
Não se atualizar
As mudanças tributárias tornam a atualização profissional ainda mais importante.
O futuro dos escritórios contábeis
A contabilidade não está desaparecendo. Ela está mudando de função.
O modelo baseado exclusivamente na execução de obrigações perde espaço para uma atuação que combina: tecnologia + dados + automação + conhecimento técnico + análise + consultoria.
Nesse sentido, podemos reforçar essa transformação: o mercado tradicional perde espaço enquanto cresce a importância da contabilidade estratégica.
Dessa forma, o contador deixa de ser apenas executor e passa a:
- contribuir para o crescimento dos clientes.
- antecipar riscos;
- interpretar informações;
- identificar oportunidades;
- orientar decisões;
- acompanhar resultados;
Perguntas Frequentes
O que significa otimizar um escritório contábil?
Significa melhorar processos, pessoas e tecnologia para aumentar a produtividade, reduzir erros e retrabalho, melhorar a experiência do cliente e aumentar a rentabilidade.
Como aumentar a produtividade de um escritório contábil?
Comece identificando tarefas repetitivas e gargalos. Depois, padronize processos, digitalize documentos, automatize atividades e acompanhe indicadores de produtividade.
Qual tecnologia ajuda a otimizar um escritório contábil?
Sistemas contábeis integrados, ERP, armazenamento em nuvem, automação fiscal, conciliação bancária, ferramentas de gestão de tarefas, integrações via API e soluções de inteligência artificial podem contribuir.
Como reduzir o retrabalho na contabilidade?
Padronize a entrada de informações, estabeleça processos de conferência, integre sistemas, automatize tarefas repetitivas e oriente o cliente sobre como enviar documentos corretamente.
Como aumentar a lucratividade de um escritório contábil?
Além de controlar custos, avalie a rentabilidade dos clientes, reveja preços, reduza tarefas manuais e desenvolva serviços de maior valor, como consultoria e BPO financeiro.
É importante escolher um nicho para o escritório?
Pode ser uma estratégia interessante. A especialização facilita a criação de processos, melhora o posicionamento e ajuda o escritório a desenvolver soluções específicas para determinado público. Também há o nicho como uma decisão estratégica de crescimento.
Como a inteligência artificial pode ajudar um escritório contábil?
A IA pode auxiliar na organização, pesquisa, produção de documentos, análise preliminar de informações e automação de tarefas. Porém, decisões e orientações contábeis devem ser validadas pelo profissional responsável.
O que muda para os escritórios contábeis em 2027?
Entre os principais pontos está a incorporação do IBS e da CBS às regras do Simples Nacional, além da necessidade de adaptação dos sistemas, processos e documentos fiscais à Reforma Tributária.
Como preparar o escritório para a Reforma Tributária?
Atualize sistemas, capacite a equipe, acompanhe os documentos fiscais e layouts, revise processos e cadastros e prepare-se para orientar os clientes sobre as novas regras.
Como saber se um escritório contábil está realmente otimizado?
Avalie indicadores como produtividade, retrabalho, tempo por cliente, margem, ticket médio, satisfação, cumprimento de prazos e nível de automação.
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Tenha os seguintes benefícios:
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Mais produtividade
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Menos complexidade
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Apuração Inteligente
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PGDAS sem complicação
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Contabilidade mais simples
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Tributação mais segura
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Conclusão
Otimizar um escritório contábil é transformar uma operação baseada em tarefas em uma empresa organizada, tecnológica e orientada a resultados.
O primeiro passo é organizar documentos e processos. Depois, é possível automatizar atividades, integrar setores, acompanhar indicadores e melhorar a comunicação com os clientes.
Mas a transformação não termina na operação.
Um escritório preparado para 2026 e 2027 também precisa investir em pessoas, tecnologia, atualização tributária, posicionamento comercial e serviços consultivos.
A Reforma Tributária reforça essa necessidade. Com IBS e CBS entrando nas regras do Simples Nacional a partir de 2027 e novas exigências digitais, os escritórios precisarão estar cada vez mais preparados para interpretar informações e orientar seus clientes.
No fim, a grande mudança é de mentalidade: menos tempo gasto com tarefas que podem ser automatizadas e mais tempo dedicado à análise, estratégia e geração de valor.
É assim que um escritório contábil deixa de apenas acompanhar o crescimento do mercado e passa a construir o próprio crescimento.
Quer tornar seu escritório mais produtivo e reduzir a complexidade da rotina contábil?
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Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.
