Simples Nacional: como emitir a nota fiscal?

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No Simples Nacional, emitir a nota fiscal representa uma tarefa organizada em várias etapas e processos. Por isso, cada qual deve ser atendido e respeitado, de modo que todas as informações necessárias sejam apresentadas à Receita Federal.

No entanto, a depender do tipo de nota fiscal os processos se alteram. Isto é, se a nota fiscal é um NF-e, NFS-e ou, ainda, uma NFC-e.

Assim, neste artigo exclusivo a é-Simples explica como, no Simples Nacional, emitir a nota fiscal de modo a atender a todas as normativas contábeis e processos regulados pela Receita Federal.

Em seguida entenda no artigo:

O que é o Simples Nacional?
O que é uma nota fiscal?
Quais são os impostos de uma nota fiscal?
Como fazer o cálculo de imposto da nota fiscal?
O que é a Nota Fiscal de Serviço para MEI?
Quanto custa emitir nota fiscal no Simples Nacional?
Como emitir nota fiscal no MEI de modo fácil?
Como fazer uma nota fiscal para pessoa física?
Passo a Passo para emitir nota fiscal pelo Simples Nacional
Como preencher a nota fiscal?
Expressões obrigatórias na nota fiscal
Benefícios de emitir a nota fiscal pelo Simples Nacional

Tenha uma ótima leitura!

O que é o Simples Nacional?

Em primeiro lugar, saiba que no Sistema Tributário brasileiro existem três opções para as empresas: Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional.

Desse modo, cada um destes regimes apresenta regras específicas de enquadramento das empresas, baseadas em critérios como o faturamento e a receita bruta. Além das atividades desempenhadas de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).

Especificamente, o Simples Nacional é um regime tributário facilitado, destinado à Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI).

Aliás, instituído pela Lei Complementar n°123/2006, o Simples Nacional se destina à empresas que apresentam:

• Faturamento anual de, no máximo, R$4.800.000,00 para MEs e EPPs
• Faturamento anual de, no máximo, R$81.000,00 para MIEs
• Enquadramento correto na listagem CNAE

Mas, quais são os impostos arrecadados neste regime tributário e como emitir nota fiscal pelo Simples Nacional? Continue no artigo e saiba tudo!

O que é uma nota fiscal?

Uma nota fiscal é um documento que registra uma compra ou venda de produtos ou serviços. Ela serve como um comprovante oficial de que a transação ocorreu e contém informações importantes, como:

1. Quem vendeu (empresa ou pessoa que está fornecendo o produto ou serviço);
2. Quem comprou (cliente ou empresa que está adquirindo o produto ou serviço);
3. O que foi vendido (detalhes do produto ou serviço);
4. O valor da transação (quanto custa o produto ou serviço);
5. Impostos (quanto foi pago em impostos).

A nota fiscal é importante tanto para o comprador quanto para o vendedor. Para o comprador, ela serve como prova de pagamento e pode ser necessária para garantir a troca ou devolução de produtos. Para o vendedor, ela é essencial para cumprir obrigações fiscais e comprovar a receita obtida.

Quais são os impostos de uma nota fiscal?

O regime de arrecadação do Simples Nacional apresenta um conjunto de impostos específicos, pré-definidos pela Receita Federal e pelo Governo Federal.

Dessa forma, a nota fiscal apresenta alguns impostos que a empresa precisa pagar. Aqui estão os principais impostos que podem aparecer em uma nota fiscal:

1. ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Este imposto é estadual e incide sobre a circulação de mercadorias, transportes interestaduais e intermunicipais e comunicação. Cada estado tem uma alíquota diferente.
2. PIS (Programa de Integração Social): Um imposto federal que financia o pagamento de benefícios sociais, como o seguro-desemprego e o abono salarial. Ele é calculado sobre a receita bruta da empresa.
3. COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Também é um imposto federal, destinado a financiar a seguridade social, que inclui a previdência, a saúde e a assistência social. Assim como o PIS, é calculado sobre a receita bruta.
4. ISS (Imposto sobre Serviços): É um imposto municipal que incide sobre a prestação de serviços. Cada município define a alíquota do ISS, que pode variar de acordo com o tipo de serviço.
5. IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Esse é um imposto federal que incide sobre produtos industrializados. É cobrado na fabricação ou na importação de produtos.

Portanto, em sua escrituração contábil, as empresas devem contabilizar todas as suas atividades tributáveis, tendo em vista o lançamento e cálculo dos impostos incidentes por operação.

Por exemplo, quando ocorre a circulação e transporte de mercadorias é previsto o recolhimento de ICMS, sendo este tributo de competência dos Estados. O mesmo deve ocorrer com o IPI, caso a empresa desempenhe atividades industriais.

Observação:

O IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) não são impostos que aparecem diretamente em uma nota fiscal.

Em seguida, entenda:

• IRPJ – É o imposto que as empresas pagam sobre seu lucro, similar ao Imposto de Renda que as pessoas físicas pagam.
• CSLL – É uma contribuição que também incide sobre o lucro das empresas e tem como objetivo financiar a seguridade social (saúde, previdência e assistência social).

Esses impostos são calculados com base no lucro da empresa e são pagos periodicamente, de acordo com o regime tributário escolhido (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional). Eles não são cobrados diretamente nas notas fiscais, mas as notas fiscais ajudam a determinar o faturamento e o lucro, que são a base para calcular esses impostos.

Ou seja, ao emitir uma nota fiscal, a empresa está documentando suas receitas, que depois serão usadas para calcular o quanto ela deve pagar de IRPJ e CSLL.

Então, quer saber mais sobre os tipos de impostos? Leia o artigo exclusivo da é-Simples!

Como fazer o cálculo de imposto da nota fiscal?

A princípio, calcular o imposto de uma nota fiscal pode parecer complicado. Mas veja como pode ser simples:

1. Identifique os impostos aplicáveis: No Brasil, os principais impostos que podem incidir sobre uma nota fiscal são:
   • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
   • PIS (Programa de Integração Social)
   • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
   • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)
   • ISS (Imposto sobre Serviços)
2. Verifique as alíquotas: Cada imposto tem uma alíquota (porcentagem) específica, que pode variar dependendo do produto ou serviço e da região. Por exemplo, o ICMS pode ser 18% em São Paulo, mas 12% em outro estado.
3. Calcule o valor do imposto:
   • Multiplique o valor do produto/serviço pela alíquota do imposto.
   • Exemplo: Se o valor da mercadoria é R$1.000 e o ICMS é 18%, o valor do ICMS será 1.000 x 0,18 = R$180,00.
4. Somatório dos impostos: Se a nota fiscal tiver vários impostos, você precisa calcular cada um separadamente e depois somá-los para obter o total dos impostos.
5. Valor total da nota fiscal:
   • A fim de calcular o valor total da nota fiscal, você deve somar o valor dos produtos/serviços ao total dos impostos (exceto para casos onde os impostos já estão incluídos no preço, como no ICMS em algumas situações).

Pronto! Agora você tem o cálculo dos impostos de sua nota fiscal.

O que é a Nota Fiscal de Serviço para MEI?

No portal da Receita Federal foi noticiado sobre a Nota Fiscal de Serviços eletrônica para o Microempreendedor Individual – MEI.

Nesse sentido, se explicou que a Resolução CGSN nº 169, aprovada em julho de 2022, estabeleceu que, a partir de janeiro de 2023, microempreendedores individuais (MEI) que emitirem Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para serviços não sujeitos ao ICMS devem utilizar um dos seguintes métodos:

I – emissor de NFS-e web;
II – aplicativo para dispositivos móveis; e
III – serviço de comunicação do tipo Interface de Programação de Aplicativos (API)

A emissão de NFS-e será simplificada, com apenas 3 passos, e, logo após a emissão, o cliente receberá a nota no dispositivo móvel. Assim, a emissão permanece opcional para vendas de mercadorias e serviços com ICMS, e para pessoas físicas.

Conforme noticiou o Portal Nacional, os Microempreendedores Individuais (MEI) em todo o Brasil devem seguir um padrão nacional para emitir Notas Fiscais de Serviços (NFS-e).

A regra de emissão não mudou, apenas o formato. O MEI deve emitir NFS-e ao prestar serviços para empresas ou quando solicitado por clientes pessoas físicas, conforme o Código de Defesa do Consumidor.

Além disso, a emissão pode ser feita pelo Portal Nacional de Emissão de NFS-e ou via aplicativo, sem a necessidade de certificado digital. O objetivo é padronizar e simplificar o processo.

Sem dúvida, um dos grandes benefícios de ser MEI é poder emitir nota fiscal e acessar novos mercados, como vender para empresas e órgãos públicos. Há dois tipos principais de nota fiscal:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Registra a venda de produtos. Por exemplo, uma loja de informática emite uma NF-e ao vender peças e computadores.
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): Registra a prestação de serviços, como manutenção ou conserto de equipamentos.

Diferenças principais:

• NF-e: Qualquer empresa com CNPJ ou CPF + IE pode emitir. Relacionada à venda de produtos. Responsável: Secretaria da Fazenda Estadual.
• NFS-e: Emitida por empresas que prestam serviços e têm CNPJ contribuinte do ISS. Relacionada à prestação de serviços. Responsável: Secretaria de Finanças Municipal.

Certificado Digital:

Ambas exigem certificado digital, exceto para o MEI em alguns casos. Aliás, há novidades como o novo Emissor de NF-e do Sebrae e a padronização nacional da NFS-e para 2023.

Obrigatoriedade: O MEI deve emitir nota fiscal ao vender para empresas ou quando o cliente solicitar. Também deve guardar todas as notas fiscais de compra e venda como parte do controle financeiro.

Quanto custa emitir nota fiscal no Simples Nacional?

Emitir uma nota fiscal no Simples Nacional não tem um custo fixo, mas pode haver algumas despesas associadas. Aqui está um resumo fácil:

1. Sistema de emissão: Se você usar um sistema de emissão de notas fiscais, pode haver um custo mensal ou anual para utilizá-lo. Alguns sistemas são gratuitos, enquanto outros podem cobrar uma taxa.
2. Certificado digital: Para emitir notas fiscais eletrônicas, muitas vezes é necessário um certificado digital, que tem um custo anual, geralmente entre R$200 a R$500.
3. Impostos: A emissão da nota fiscal em si não tem um custo específico, mas você deve pagar os impostos que são devidos com base no valor da venda ou serviço prestado. No Simples Nacional, esses impostos já estão simplificados em uma guia única.

Resumindo: o custo de emitir uma nota fiscal no Simples Nacional depende das ferramentas que você usa (como sistema de emissão e de certificado digital) e dos impostos aplicáveis à sua atividade.

Como emitir nota fiscal no MEI de modo fácil?

Emitir uma nota fiscal como MEI (Microempreendedor Individual) é um processo simples. Aqui está um passo a passo fácil para te ajudar:

1. Cadastre-se no Sistema de Nota Fiscal

• Acesso: Entre no site da prefeitura da sua cidade. Se sua cidade não oferece esse serviço online, será necessário ir até a prefeitura.
• Cadastro: No site, procure pela seção de Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e) e faça seu cadastro como MEI. Você vai precisar de algumas informações, como seu CNPJ e dados pessoais.

2. Acesse o Sistema de Emissão

• Login: Depois de cadastrado, faça login no sistema com o usuário e senha que você criou.
• Tela de Emissão: Ao entrar, procure a opção “Emitir Nota Fiscal” ou algo similar.

3. Preencha os Dados da Nota

• Informações do Cliente: Insira os dados do seu cliente (nome, CPF/CNPJ, endereço).
• Descrição do Serviço/Produto: Especifique o serviço prestado ou o produto vendido.
• Valor: Informe o valor total da venda ou do serviço.
• Impostos: Como MEI, você é isento de impostos como ISS, mas essa informação deve constar na nota.

4. Revise e Emita

• Revisão: Verifique todos os dados preenchidos para evitar erros.
• Emitir: Clique em “Emitir” ou “Gerar Nota Fiscal”. A nota será gerada em formato PDF e você pode enviá-la diretamente para o cliente.

5. Armazene a Nota

• Salve: Guarde uma cópia da nota fiscal em seu computador ou em um serviço de armazenamento na nuvem, como backup.

Pronto! Agora você já sabe como emitir uma nota fiscal como MEI de forma fácil. Se tiver dúvidas, a própria prefeitura ou o Sebrae podem oferecer suporte.

Como fazer uma nota fiscal para pessoa física?

Em primeiro lugar, fazer uma nota fiscal como pessoa física é possível. Porém, há algumas etapas importantes. Assim, note um passo a passo simples:

1. Verifique se você pode emitir uma Nota Fiscal como pessoa física

• Nem todas as atividades permitem a emissão de nota fiscal por pessoa física. Geralmente, atividades como serviços autônomos (ex: consultoria, aulas particulares) permitem, mas você precisa verificar se a sua atividade é uma dessas.

2. Consulte a Prefeitura

• A emissão de nota fiscal para serviços prestados é feita pela prefeitura da cidade onde você atua. É necessário se cadastrar como prestador de serviços na prefeitura. Em algumas cidades, esse cadastro é feito online.

3. Obtenha uma inscrição municipal

• Você precisará de uma inscrição municipal para poder emitir notas fiscais. Isso é feito durante o cadastro na prefeitura. Se você for um profissional autônomo, como médico, advogado ou consultor, a prefeitura te dará um número de inscrição.

4. Acesse o sistema de Nota Fiscal Eletrônica

• A maioria das prefeituras oferece um sistema online para a emissão de notas fiscais. Após o cadastro, você terá acesso a esse sistema.

5. Preencha os dados

• Para emitir a nota, você precisará preencher:
  • Dados do Tomador de Serviço: Nome, CPF/CNPJ, endereço.
  • Descrição do Serviço: Detalhes do serviço prestado.
  • Valor do Serviço: O quanto você vai cobrar.
  • Impostos: Alguns serviços têm impostos, como ISS (Imposto Sobre Serviços). O sistema da prefeitura geralmente calcula isso para você.

6. Emita a Nota Fiscal

• Depois de preencher tudo, você pode emitir a nota fiscal. Ela será gerada em formato eletrônico (geralmente PDF) e você pode enviar para o cliente.

7. Guarde a Nota Fiscal

• É importante guardar uma cópia da nota fiscal para sua contabilidade e declaração de imposto de renda.

8. Declaração de Impostos

• As notas fiscais que você emite devem ser declaradas no seu Imposto de Renda. Se houver retenção de impostos na fonte, isso também deve ser informado.

Esse é um processo geral, mas pode haver variações dependendo da cidade onde você está. Sempre verifique as exigências locais.

Passo a Passo para emitir nota fiscal pelo Simples Nacional

No Simples Nacional, sobretudo, emitir nota fiscal é um processo que demanda atenção próxima, de modo que todas as informações, etapas e conteúdos sejam devidamente apresentados.

Nesse sentido, a é-Simples desenvolveu este guia prático, com passo a passo para emissão de NF-e, NFS-e, NFC-e e CTe. Afinal, continue conosco e saiba como, no Simples Nacional, emitir nota fiscal de modo adequado.

Como configurar a emissão de uma NF-e?

Sem dúvida, ao seguir o passo a passo abaixo irá saber como, no Simples Nacional, se emite nota fiscal NF-e.

1º Passo: Acesso à configuração:

• Vá para as configurações de documentos fiscais no software;
• Escolha a empresa desejada;
• Comece a adicionar uma nova série fiscal para NF-e.

2º Passo: Configuração da série:

• Preencha os detalhes com base na última nota fiscal emitida;
• Defina a série e o número inicial da nota;
• Informe o número atual da nota no sistema;
• Escolha o ambiente de emissão (produção para notas válidas);
• Configure a série como padrão para emissão de NF-e;
• Confirme a adição da nova série.

3º Passo: Parametrizações adicionais:

• Escolha exibir tributos por item na DANFE;
• Opte por receber notificações por e-mail de notas autorizadas;
• Forneça o e-mail para receber essas notificações.

4º Passo: Configuração da logomarca:

• O sistema usa a logomarca configurada previamente por padrão;
• Escolha personalizar ou não utilizar logomarca;
• Se optar por personalizar, a logomarca deve estar configurada em outra seção do software.

Como configurar a emissão de uma NFS-e?

Em seguida, confira o passo a passo e saiba como emitir uma NFS-e no Simples Nacional.

1 – Acesse as configurações de documentos fiscais no software.

• Selecione a empresa desejada;
• Adicione uma nova série fiscal.

2 – Preencha os detalhes para criar a série:

• Escolha um código de até 3 caracteres;
• Insira o número do último documento fiscal emitido;
• O lote é opcional, dependendo da prefeitura;
• Escolha o ambiente de emissão (homologação ou produção);
• Marque como configuração padrão, se necessário;
• Clique em ‘Adicionar’.

3 – Faça ajustes adicionais, se acaso precisar:

• Use um certificado digital, se necessário;
• Ative o cálculo automático de tributos, se preferir;
• Forneça login e senha da prefeitura para emissão sem certificado;
• Preencha outros parâmetros conforme exigido pela prefeitura.

4 – Enfim, salve as alterações e conclua a configuração da empresa:

• Clique em ‘Configurar empresa’;
• Após a configuração, a empresa será marcada como ‘Configurada’.

Como configurar a emissão de uma NFC-e?

Primeiramente, faça o passo a passo a seguir e entenda como, no Simples Nacional, emitir nota fiscal tipo NFC-e.

1º: Acesso às configurações da NFC-e:

• Use o ícone de engrenagem para acessar “Todas as Configurações”.
• Navegue até “Notas Fiscais > Configuração de NFC-e”.

2º: Escolha do ambiente de emissão:

• Selecione “Produção” para notas fiscais com validade fiscal;
• Ou escolha “Homologação” para testes sem validação fiscal.

3º: Teste de comunicação com a Sefaz:

• Clique em “Testar Comunicação” para garantir conexão com o serviço da Sefaz.

4º: Configuração do CSC:

• Acesse “Código de Segurança do Contribuinte (CSC)” no menu;
• Preencha o CSC e o ID do CSC, obtidos junto à SEFAZ do estado.

5º: Ajuste das opções de lançamento e estoque:

• Marque “Lançar contas ao emitir NFC-e” para automatizar lançamentos financeiros;
• Marque “Lançar estoque ao emitir NFC-e” para baixar o saldo de estoque dos produtos vendidos.

6º: Por fim, o salvamento das configurações:

• Revise os itens na tela e salve as configurações ajustadas clicando no botão correspondente.

Como configurar a emissão de uma CTe?

Uma vez que você siga este passo a passo fará com facilidade a emissão do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Primeiro passo: Certificado Digital:

• Adquira um certificado digital válido de uma Autoridade Certificadora.

Segundo passo: Escolha do sistema de emissão de CTe:

• Seleciona um sistema confiável e intuitivo, com suporte ao cliente;
• Considere testar o sistema antes de tomar uma decisão final.

Terceiro passo: Credenciamento na SEFAZ:

• Solicite a habilitação para emitir CTe à SEFAZ do seu estado, acessando os serviços no portal correspondente.

Quarto passo: Configuração do sistema:

• Configure o sistema após contratá-lo, inserindo os dados da sua empresa de transporte e informações sobre os serviços oferecidos.

Quinto passo: Importação e complementação de dados:

• Importe o arquivo XML da NFe relacionada e complete os detalhes necessários no CTe, como informações sobre remetente, destinatário e carga.

Como preencher a nota fiscal?

Como vimos anteriormente, no Simples Nacional, emitir a nota fiscal e preenchê-la de maneira adequada é um processo que está diretamente relacionado ao tipo de Nota Fiscal. Sejam estas uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Desse modo, o preenchimento correto deve seguir e atender aos passos acima descritos. Assim, todas as informações essenciais e etapas exigidas são atendidas de maneira correta, evitando-se qualquer constrangimento junto ao Fisco.

Expressões obrigatórias na nota fiscal

Uma nota fiscal deve apresentar, invariavelmente, informações que identifiquem as partes na atividade econômica, assim como os valores apurados e os encargos e tributos relativos à cada operação.

Por este aspecto, devem apresentar:

• Natureza da operação
• Dados do emitente (CNPJ, razão social, etc.)
• Dados do tomador (CNPJ, razão social, etc.)
• Descrição dos produtos ou serviços
• Valores das operações realizadas
• Dados fiscais e tributários
• Data da emissão
• Número e série da Nota Fiscal

Benefícios de emitir a nota fiscal pelo Simples Nacional

De fato, a emissão de notas fiscais pelo Simples Nacional apresenta vantagens e benefícios que abarcam desde a devida comprovação das operações econômicas realizadas até o fortalecimento da credibilidade empresarial.

Sendo assim, sob o aspecto comprobatório legal, pode-se destacar:

• Registro detalhada e legalmente reconhecido;
• Comprovação das operações e transações fiscais;
• Assegura transparência nas atividades da empresa.

Por outro lado, sob o ponto de vista da credibilidade empresarial:

• Conformidade com as regras da contabilidade e da Receita Federal;
• Demonstra seriedade com as operações da empresa;
• Possibilita o fortalecimento da imagem do negócio com seus parceiros.

Principalmente, por estes aspectos, no Simples Nacional, emitir a nota fiscal de maneira correta, adequada e legalmente reconhecida impacta positivamente todo o ecossistema do negócio. Bem como, fortalece a marca e assegurando maior conformidade com os processos fiscais e contábeis.

Certamente, a é-Simples é referência em Simples Nacional, empregando a tecnologia a favor da maior agilidade, automação, controle e assertividade dos processos contábeis. Por isso, desenvolvemos um módulo exclusivo de Restituição Tributária.

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Conclusão

Neste artigo exclusivo da é-Simples você aprendeu sobre a emissão de nota fiscal pelo Simples Nacional, suas características, etapas, processos e quais são as informações essenciais que devem ser apresentadas na nota.

Visto que, a depender do tipo de nota fiscal, os processos mudam, nos cabe ficarmos atentos. Além disso, conhecemos desde a emissão de uma nota fiscal relacionada à prestação de serviços até a emissão de um CTe.

Similarmente, vimos como seguir o passo a passo acima apresentado. Ou seja, os meios em que você será capaz de emitir de maneira adequada, ágil e simples as notas fiscais necessárias ao funcionamento da empresa e sua regularidade fiscal junto à Receita Federal.

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