Como declarar Simples Nacional: guia completo para evitar erros e multas

Como declarar Simples Nacional é uma dúvida que atormenta milhares de empreendedores e contadores todos os anos, especialmente quem tem medo de cometer um erro no PGDAS, esquecer uma obrigação acessória ou gerar um atraso que pode resultar em multas automáticas.

Essa preocupação é legítima, mesmo sendo um regime simplificado, o Simples Nacional exige atenção, organização e compreensão clara das etapas obrigatórias de declaração.

Se você já se viu em uma situação em que precisava enviar a apuração mensal, mas ficou inseguro sobre o código correto, sobre como informar receitas, sobre se precisava transmitir algum documento adicional, ou até mesmo sobre como retificar um erro, este guia foi feito exatamente para você.

Por isso, neste artigo completo, você vai aprender como declarar Simples Nacional passo a passo, entender todas as obrigações relacionadas ao regime, conhecer os principais erros que devem ser evitados e descobrir como manter seu negócio regular, sem riscos de multas, bloqueios ou retrabalhos. Boa leitura!

O que é declarar o Simples Nacional?

Declarar o Simples Nacional significa apurar mensalmente os tributos devidos no PGDAS-D, enviar obrigações acessórias como DEFIS e manter atualizadas as informações fiscais, financeiras e operacionais da empresa perante o regime.

Declarar o Simples Nacional não consiste apenas em emitir o DAS. Muitas pessoas acreditam que pagar o boleto mensal já configura a declaração, mas isso não é verdade: o DAS é apenas o documento gerado após a apuração no PGDAS-D.

Apurar corretamente significa:

• informar as receitas;
• definir o tipo de atividade (comércio, indústria ou serviço);
• selecionar o anexo apropriado;
• informar retenções, substituições tributárias, ICMS-ST, ISS retido, entre outros;
• gerar a guia de recolhimento.

Além disso, declarar o Simples envolve cumprir obrigações como:

• DEFIS anual;
• declarações municipais de ISS;
• declarações estaduais de ICMS (dependendo das regras locais);
• manter notas fiscais organizadas;
• acompanhar alterações de enquadramento.

Em outras palavras, declarar o Simples Nacional é manter a empresa completamente regular com a Receita Federal, estados e municípios por meio de obrigações mensais e anuais.

Quem precisa declarar o Simples Nacional?

Toda empresa optante pelo regime precisa declarar o Simples Nacional mensalmente no PGDAS-D e enviar a DEFIS anualmente, mesmo que não tenha faturado no período.

Qualquer empresa que tenha optado pelo regime, seja ME ou EPP, é obrigada a fazer a apuração, independentemente de faturamento, atividade ou movimentação. Isso vale inclusive para empresas que:

• não emitiram notas no mês;
• estão inativas momentaneamente;
• estão em processo de encerramento (até efetivarem a baixa).

A declaração é obrigatória porque a Receita utiliza as informações para acompanhar o limite de faturamento, cruzar dados com notas fiscais eletrônicas e calcular tributos efetivamente devidos.

Como declarar Simples Nacional no PGDAS-D (passo a passo)

Para declarar o Simples no PGDAS-D, você deve acessar o portal do Simples Nacional, informar o faturamento mensal, selecionar anexos, informar retenções e gerar o DAS para pagamento.

A seguir, veja o passo a passo completo e aprofundado:

Passo 1: acessar o sistema PGDAS-D

O PGDAS-D é o sistema oficial onde ocorre a apuração do Simples. Ele pode ser acessado pelo Portal do Simples Nacional com:

• código de acesso da Receita;
• certificado digital (obrigatório para algumas empresas);
• conta Gov.br com nível prata ou ouro.

Ao entrar, o sistema apresenta um painel com meses pendentes, apurações enviadas e informações históricas. Esse painel sempre deve ser monitorado, pois atrasos geram multas automáticas.

Passo 2: informar o faturamento do período

O faturamento informado no PGDAS-D deve ser idêntico ao informado na emissão de notas fiscais, relatórios financeiros e integração contábil.

Erros comuns nessa fase incluem:

• informar apenas notas emitidas, e não faturamento real (há diferenças técnicas);
• desconsiderar cancelamentos;
• esquecer notas de exportação, notas de ajuste ou notas de devolução.

O sistema utiliza os últimos 12 meses acumulados para definir a alíquota progressiva conforme tabela do regime.

Passo 3: selecionar a atividade e o anexo correto

O Simples Nacional possui cinco anexos principais, e cada tipo de serviço pode ter tributação diferente. Além disso, atividades com fator R precisam de cálculo específico.

Erros de enquadramento são extremamente comuns, especialmente para:

• academias;
• clínicas;
• empresas de tecnologia;
• empresas com CNAEs mistos.

Usar o anexo errado pode resultar em pagamento a mais ou a menos, problema que pode ser identificado através de recuperação tributária eletrônica.

Passo 4: informar retenções, substituições e regras específicas

Aqui, muitos empreendedores cometem erros porque o Simples integra diversos tributos:

• ICMS normal e ICMS-ST;
• ISS normal e ISS retido;
• retenções federais;
• créditos não permitidos;
• exportações;
• operações com substituição tributária.

Informar isso de forma incorreta pode resultar em divergências entre município, estado e Receita Federal, levando a notificações futuras.

Passo 5: gerar o DAS

Após concluir o preenchimento, o sistema gera automaticamente o DAS. O pagamento confirma que a apuração foi validada.

O DAS tem vencimento no dia 20 de cada mês e atrasos geram:

• multa de 2% ao mês;
• juros;
• impedimento de emitir certidão negativa.

Como declarar Simples Nacional quando a empresa está sem movimento

Mesmo sem faturamento, é obrigatório declarar o Simples Nacional mensalmente no PGDAS-D, informando receita igual a zero.

Empresas sem movimento precisam seguir os mesmos passos, mas informam receita zero. A obrigatoriedade existe porque:

• a Receita monitora limites de faturamento;
• o sistema precisa confirmar ausência de atividade;
• a DEFIS anual exige apurações anteriores completas.

Negligenciar essas declarações gera atrasos e penalidades, mesmo sem faturamento.

Como declarar Simples Nacional atrasado

Para declarar o Simples nacional atrasado, basta acessar o PGDAS-D, preencher o mês pendente e pagar a multa emitida automaticamente.

O sistema gera automaticamente multa por atraso (“Multa por Atraso na Entrega da Declaração”).

Quanto mais tempo passar, mais juros haverá. A multa mínima é de R$ 50 para empresas inativas e R$ 100 para empresas ativas.

Empresas com meses pendentes precisam regularizar a situação o quanto antes para evitar:

• bloqueios de CNPJ;
• negativação;
• impedimento de emitir certidões;
• risco de exclusão do Simples.

Como retificar uma declaração do Simples Nacional

Para retificar o Simples, basta acessar o PGDAS-D, selecionar a apuração e reenviar com os dados corrigidos. O sistema substitui automaticamente a versão antiga.

A retificação é essencial quando há erros como:

• receitas informadas incorretamente;
• anexo errado;
• retenções esquecidas;
• classificação equivocada de atividades;
• divergências com documentos fiscais.

Após retificar, o sistema recalcula o DAS. Se houver diferença, ocorre emissão de DAS complementar ou devolução futura mediante compensação.

Guia final: checklist para declarar o Simples Nacional sem erro

Checklist rápido:

• Conferir notas fiscais emitidas e receitas auferidas;
• Revisar CNAEs e anexos;
• Verificar fator R, quando aplicável;
• Conferir retenções;
• Declarar atividades separadamente;
• Enviar PGDAS-D até o dia 20;
• Transmitir DEFIS anual;
• Cumprir obrigações municipais/estaduais.

Conclusão

Neste artigo, você entendeu como declarar Simples Nacional de maneira completa, segura e sem riscos.

Aprendeu como funciona o PGDAS-D, quais são as obrigações mensais e anuais, como evitar erros comuns, como retificar apurações e como manter sua empresa em total conformidade com o regime.

Dominar esse processo é fundamental não apenas para evitar multas e bloqueios, mas também para garantir saúde financeira, previsibilidade tributária e segurança fiscal.

Para aprofundar sua regularização e identificar possíveis valores pagos a mais, você pode contar com o serviço de especialistas da É-Simples Auditoria.