Obrigações acessórias do Simples Nacional: o que é e quais são

---

Quando se fala em obrigações acessórias do Simples Nacional, muitos empreendedores logo pensam nas tarefas administrativas que consomem tempo e energia.

Mas você sabe realmente o que são essas obrigações e por que elas são tão importantes para manter sua empresa em conformidade com a lei?

Além de simplificar a tributação, o Simples Nacional exige o cumprimento de algumas responsabilidades adicionais, que, se ignoradas, podem resultar em multas e problemas fiscais.

Neste artigo, vamos explicar o que são as obrigações acessórias, por que elas precisam ser realizadas e quais são as principais exigências.

Continue lendo para entender tudo sobre o tema e garantir que sua empresa esteja sempre em dia com suas obrigações.

Em seguida, confira:

O que são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
Qual a importância das obrigações acessórias do Simples Nacional?
Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
Quais as diferenças entre os regimes tributários?
Em 2025, quais são as obrigações acessórias no Simples Nacional?

O que são as obrigações acessórias do Simples Nacional?

As obrigações acessórias no Simples Nacional são os deveres que uma empresa precisa cumprir para manter sua regularidade legal e funcionar corretamente. 

Elas não envolvem diretamente o recolhimento de impostos, mas são indispensáveis para que o Fisco acompanhe as atividades econômicas e fiscais das empresas.

Além disso, essas obrigações incluem desde a entrega de declarações anuais e mensais até a emissão de documentos como notas fiscais.

Elas servem para garantir a transparência nas operações, bem como, asseguram que a empresa está cumprindo corretamente com suas responsabilidades tributárias.

Qual a importância das obrigações acessórias do Simples Nacional?

De fato, cumprir as obrigações acessórias do Simples Nacional é essencial por diversos motivos:

1. Evitar multas e penalidades: o não cumprimento dessas obrigações pode gerar multas pesadas, comprometendo o orçamento da empresa.
2. Manter a regularidade fiscal: o cumprimento das obrigações é crucial para garantir que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais e apta a operar sem restrições.
3. Facilitar o acesso a crédito e benefícios fiscais: empresas regulares têm maior facilidade em conseguir financiamentos e participar de licitações públicas.
4. Organização contábil: as obrigações acessórias ajudam a manter a documentação da empresa organizada, o que é essencial para o planejamento financeiro e a gestão do negócio.

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?

Agora que você entende a importância dessas obrigações, vamos explorar, por exemplo, algumas tarefas que uma empresa no Simples Nacional precisa realizar:

1. DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

A DEFIS é uma declaração anual que informa à Receita Federal os dados econômicos e fiscais da empresa no ano anterior.

É obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional e deve ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte.

2. Emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais é uma obrigação indispensável para registrar as vendas de produtos ou a prestação de serviços.

Além de comprovar a transação, a nota fiscal é essencial para a apuração de impostos e para garantir a credibilidade da empresa.

3. Livros fiscais e contábeis

Empresas no Simples Nacional devem manter atualizados os livros fiscais e contábeis, como o Livro Caixa e o Livro de Registro de Inventário. Sem dúvida, esses documentos são importantes para o controle financeiro e para as auditorias fiscais.

Portanto, aqui estão os principais livros exigidos:

1. Livro Caixa: Registra todas as movimentações financeiras e bancárias.
2. Livro Registro de Inventário: Registra o estoque de mercadorias ao final do ano (para quem paga ICMS).
3. Livro Registro de Entradas: Registra as entradas de mercadorias e aquisições de serviços (para quem paga ICMS).
4. Livro Registro dos Serviços Prestados: Registra os serviços prestados sujeitos ao ISS.
5. Livro Registro de Serviços Tomados: Registra os serviços tomados sujeitos ao ISS.
6. Outros livros específicos: Para empresas que comercializam combustíveis ou trabalham com veículos, por exemplo.

Exceções:

• Empreendedores Individuais (EI) com receita anual de até R$36.000,00 são dispensados de manter esses livros.

Guarda de Documentos:

• Todos os documentos fiscais e livros precisam ser guardados em bom estado e conservação pelo tempo exigido pela legislação.

Declarações:

1. Declaração Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais: Anual, até o final de março, para informar dados fiscais e socioeconômicos.
2. Declaração Eletrônica de Serviços: Substitui os livros de serviços prestados e tomados, sendo obrigatória para quem presta ou toma serviços, conforme a legislação municipal.

Esses registros e declarações ajudam a manter a empresa em conformidade fiscal e a evitar problemas com a Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais.

4. Apuração mensal de tributos

Mesmo com o pagamento unificado através do DAS, a apuração mensal dos tributos é essencial. Isso envolve calcular corretamente o valor devido com base no faturamento bruto da empresa e nas alíquotas aplicáveis.

5. GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)

A GFIP deve ser enviada pelas empresas que possuem empregados registrados. Pois ela informa os valores do FGTS e da contribuição previdenciária de cada funcionário, sendo indispensável para a regularidade trabalhista.

6. DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)

A DIRF é obrigatória para empresas que retêm imposto de renda na fonte, como no pagamento de salários ou contratação de serviços de terceiros. Portanto, ela deve ser entregue anualmente à Receita Federal.

Em resumo, tanto a DEFIS quanto a DIRF são documentos baseados na contabilidade da empresa ao longo do ano e devem ser enviados corretamente para evitar problemas com o fisco.

7. RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)

A RAIS é uma obrigação anual que informa ao governo dados sobre os empregados da empresa. Dessa forma, tais informações são usadas para acompanhar o mercado de trabalho e determinar o pagamento de benefícios sociais.

De fato, essas obrigações ajudam a manter a empresa com a documentação completa e regular. Assim, é recomendável contar com um contador ou um serviço de contabilidade, que pode cuidar de tudo isso para evitar problemas com o governo e garantir que tudo esteja em ordem.

Principais tipos de obrigações acessórias:

1. Emissão de notas fiscais: Registro de vendas e serviços prestados.
2. Escrituração de livros fiscais e contábeis: Como livro-caixa, livro diário e razão.
3. Envio de declarações: Informar tributos apurados e movimentações financeiras aos órgãos fiscais.

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS MENSAIS:	O QUE É?
PGDAS-D (Simples Nacional)	Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório
DCTF	Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
SPED Fiscal	Sistema Público de Escrituração Digital
EFD-Contribuições	Programa Gerador da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições
GFIP (FGTS e Previdência)	Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social
eSocial	Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas
GIA (ICMS)	Guia de Informação e Apuração do ICMS

Bem como, há obrigações acessórias que devemos cuidar anualmente.

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ANUAIS:	O QUE É?
DEFIS (Simples Nacional)	Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais
DASN-SIMEI (MEIs)	Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual
SPED Contábil	Escrituração Contábil Digital
DIRF (Imposto Retido na Fonte)	Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

Quais as diferenças entre os regimes tributários?

Em primeiro lugar, devemos entender como funcionam os regimes tributários e quais as obrigações acessórias relacionadas a eles.

• Simples Nacional: Regime simplificado com menos obrigações, como PGDAS-D, DEFIS e DASN-SIMEI (para MEIs).
• Lucro Real: Empresas maiores com maior complexidade; precisam de mais declarações e livros fiscais, como SPED Contábil e balanço patrimonial.
• Lucro Presumido: Regime intermediário, com menos obrigações que o Lucro Real, mas mais que o Simples.

Por que são importantes?

Já que cumprir as obrigações acessórias é fundamental para evitar multas, garantir a conformidade com a legislação e permitir uma gestão financeira transparente é preciso automatizar processos.

Por exemplo, a emissão e controle de documentos fiscais pode facilitar o gerenciamento. Desse modo, a é-Simples possui ferramentas especializadas que podem ajudar a sua empresa.

Em 2025, quais são as obrigações acessórias no Simples Nacional?

Em 2025, as obrigações acessórias continuam baseadas no que já vinha sendo praticado, mas algumas regras podem ser atualizadas.

1. Obrigações tributárias principais (pagamento de tributos):

• DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional):
  A empresa deve pagar mensalmente o DAS, que inclui vários impostos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e INSS Patronal) em uma única guia. O valor é calculado com base no faturamento do mês anterior.

2. Obrigações acessórias (declarações e documentos):

Estas são as principais declarações que a empresa deve entregar:

• PGDAS-D (Programa Gerador do DAS):
  Todo mês, a empresa precisa acessar o sistema do Simples Nacional, declarar o faturamento do mês anterior e gerar o DAS.
• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais):
  Uma declaração anual que deve ser enviada até o final de março do ano seguinte, informando o faturamento e outras informações da empresa no ano anterior.
• Nota Fiscal:
  A empresa deve emitir notas fiscais de vendas de produtos ou serviços sempre que realizar operações. Além disso, precisa guardar as notas emitidas e recebidas.
• EFD-Reinf e DCTFWeb (caso tenha funcionários ou retenção de tributos):
  Empresas que contratam funcionários ou realizam retenções de impostos podem ter que enviar essas declarações ao governo.

3. Outras obrigações:

• Certificado Digital:
  Em alguns casos (como empresas que têm funcionários), é obrigatório ter um certificado digital para cumprir as obrigações acessórias.
• Cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias:
  Se a empresa tiver funcionários, precisa registrar os empregados corretamente, pagar salários, recolher FGTS e INSS, além de enviar informações para o eSocial.

Atenção a alterações para 2025! 🤓 Embora a estrutura básica do Simples Nacional seja estável, podem haver mudanças nas alíquotas, faixas de faturamento ou novas exigências legais. É sempre bom acompanhar as atualizações no site da Receita Federal ou consultar um contador de confiança.

Conheça a é-Simples Auditoria

Manter-se em dia com as obrigações acessórias do Simples Nacional pode ser desafiador, mas a é-Simples Auditoria está aqui para ajudar.

Nossa equipe especializada oferece serviços de auditoria e gestão fiscal, garantindo que sua empresa cumpra todas as exigências legais sem complicações.

Com tecnologia de ponta e um atendimento personalizado, ajudamos você a economizar tempo e evitar problemas fiscais.

Conclusão

As obrigações acessórias do Simples Nacional são parte fundamental da gestão fiscal de qualquer empresa optante por esse regime.

Cumpri-las não é apenas uma exigência legal, mas também uma forma de garantir organização, regularidade e crescimento sustentável para o seu negócio.

Para facilitar essa jornada e evitar erros que possam custar caro, conte com o suporte da é-Simples Auditoria.

Nossa equipe está pronta para ajudar sua empresa a estar sempre em dia com suas responsabilidades.

Acesse o blog da é-Simples Auditoria para mais conteúdos e dicas sobre gestão fiscal e tributária, e mantenha seu negócio sempre no caminho certo!