Como fazer DEFIS: passo a passo para manter sua empresa regularizada

Se você é dono de um negócio optante pelo Simples Nacional, provavelmente já se deparou com a necessidade de entregar a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). Sem dúvida, saber como fazer DEFIS corretamente é essencial para manter a empresa em dia com a Receita Federal e evitar problemas fiscais no futuro.

Além disso, a cada ano, milhares de micro e pequenas empresas perdem prazos, preenchem dados incorretos ou sequer sabem que precisam entregar a declaração.

Isso pode gerar multas, desenquadramento do regime e outros transtornos que afetam diretamente a saúde do negócio. Por isso, é importante compreender não apenas o que é essa declaração, mas também como prepará-la e enviá-la sem erros.

Neste artigo, vamos explicar de forma clara como fazer DEFIS, quem está obrigado a apresentar, quais informações devem constar, bem como, os cuidados para garantir o cumprimento dessa obrigação.

Em seguida, entenda:

O que é DEFIS e qual sua importância?
Quem é obrigado a entregar a DEFIS?
Prazo para entrega da DEFIS
Como fazer DEFIS: guia passo a passo
Quais informações devem estar atualizadas?
Como corrigir uma DEFIS enviada com erro?
Dica Extra: mantenha sua contabilidade em dia

Boa leitura!

O que é DEFIS e qual sua importância?

A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação acessória anual exigida de empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela substitui a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional), e tem como objetivo informar ao governo os dados contábeis, fiscais e econômicos da empresa referentes ao ano-calendário anterior.

Ao contrário da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, a DEFIS não tem pagamento de tributos vinculado ao seu envio, mas isso não a torna menos importante. Assim, é através dela, que a Receita Federal acompanha as movimentações da empresa e cruza os dados com outras obrigações acessórias, como PGDAS-D e DCTFWeb.

Ou seja, mesmo sem gerar imposto, a omissão ou o envio incorreto da DEFIS pode resultar em complicações sérias. Por exemplo:

• Impossibilidade de baixar o CNPJ;
• Desenquadramento do Simples Nacional;
• Multas por descumprimento de obrigações acessórias.

Quem é obrigado a entregar a DEFIS?

Todas as empresas que estiveram enquadradas no Simples Nacional em qualquer período do ano-calendário devem entregar a DEFIS, mesmo que não tenham tido movimentação.

A saber, isso inclui:

• Empresas ativas com faturamento;
• Empresas inativas (sem movimentações);
• Empresas que encerraram atividades durante o ano (precisam entregar até o último mês de existência).

Acima de tudo, é importante destacar que o MEI (Microempreendedor Individual) não entrega DEFIS. O MEI possui obrigações simplificadas e deve cumprir apenas com a DASN-SIMEI.

Prazo para entrega da DEFIS

O prazo para entrega da DEFIS vai até o dia 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário de apuração.

Ou seja, as informações referentes ao exercício de 2024, por exemplo, devem ser declaradas até 31 de março de 2025. Vale lembrar que não há previsão de prorrogação oficial para esse prazo, portanto, é fundamental se organizar com antecedência.

Se acaso a empresa for encerrada antes do fim do ano, a DEFIS deve ser enviada até o último dia do mês seguinte ao encerramento das atividades.

Como fazer DEFIS: guia passo a passo

Agora que você já sabe o que é a DEFIS e quem deve entregá-la, vamos ao ponto central: como fazer DEFIS na prática. Desse modo, o preenchimento e o envio são feitos exclusivamente através do sistema PGDAS-D, disponível no portal do Simples Nacional.

1. Acesse o portal do Simples Nacional

Entre no site www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional e selecione o menu “Cálculo e Declaração”. Em seguida, clique em “PGDAS-D e DEFIS”.

Você precisará entrar com certificado digital ou código de acesso. Se você ainda não tem o código, pode gerar na hora informando CNPJ, CPF do responsável e recibo de entrega de IRPF.

2. Selecione o ano-calendário da declaração

Ao acessar o sistema, escolha o ano-calendário que deseja declarar. O sistema mostrará automaticamente o período em que a empresa esteve no Simples Nacional durante o ano.

3. Preencha os dados solicitados

Essa é a parte mais importante do processo de como fazer DEFIS. Portanto, preencha os seguintes campos com atenção:

• Informações dos sócios (nome, CPF e percentual de participação);
• Número de funcionários no início e final do período;
• Total da receita bruta anual (já declarada no PGDAS-D mensalmente);
• Lucro contábil e distribuição de lucros;
• Existência de escrituração contábil regular;
• Informações sobre atividades no exterior ou rendimentos isentos (se houver).

4. Revise todas as informações

Logo depois de preencher todos os campos, revise com atenção os dados lançados. Visto que erros simples como números trocados ou omissão de sócios podem gerar inconsistências com outras declarações e prejudicar a empresa, tenha bastante atenção!

5. Transmita a DEFIS

Após a revisão, clique em “Transmitir”. Em seguida, o sistema gerará um recibo de entrega, que deve ser armazenado junto aos documentos contábeis da empresa.

Quais informações devem estar atualizadas?

Um erro comum ao declarar é usar dados desatualizados. Então, para saber como fazer DEFIS corretamente, mantenha sempre as seguintes informações atualizadas:

• Cadastro de sócios e respectivos CPFs;
• Registros de distribuição de lucros e retiradas de pró-labore;
• Controle do número de empregados e encargos pagos;
• Livro caixa ou escrituração contábil com valores do ano;
• Informações econômicas (receita bruta e investimentos).

De fato, a gestão fiscal organizada ao longo do ano facilita imensamente a entrega da DEFIS, e também o aproveitamento de créditos tributários, especialmente em casos de recuperação de impostos pagos a mais.

Como corrigir uma DEFIS enviada com erro?

Se você perceber que cometeu um erro após a transmissão, é possível retificar a DEFIS.

Para isso, basta entrar novamente no portal do Simples Nacional, acessar o PGDAS-D e selecionar a opção “Retificar DEFIS”. Faça as alterações necessárias e transmita novamente. Em resumo, o novo recibo substitui o anterior.

Contudo, se a retificação for feita após o prazo legal, a empresa pode estar sujeita a penalidades, mesmo que o erro tenha sido corrigido.

Dica Extra: mantenha sua contabilidade em dia

Saber como fazer DEFIS envolve mais do que preencher uma obrigação anual, trata-se de uma consequência da boa organização contábil e fiscal durante o ano inteiro.

Empresas que mantêm relatórios atualizados, registros precisos e controle financeiro consistente raramente enfrentam dificuldades na entrega da DEFIS ou em outras declarações.

Além disso, uma contabilidade eficiente permite que a empresa aproveite benefícios fiscais legais, como regimes tributários mais vantajosos, crédito de PIS e COFINS e recuperação de tributos pagos indevidamente.

Conclusão

Neste artigo, você entendeu como fazer DEFIS, por que essa declaração é obrigatória para empresas do Simples Nacional e quais os passos fundamentais para preenchê-la de maneira correta e dentro do prazo.

Vimos também quem está obrigado a entregar, quais informações devem ser incluídas, como corrigir eventuais erros e quais cuidados tomar para evitar problemas fiscais.

Em conclusão, a boa notícia é que, com uma gestão contábil estruturada e apoio profissional, o processo de envio da DEFIS se torna simples e seguro. Para isso, contar com especialistas pode fazer toda a diferença.

Se você precisa de apoio para entregar sua DEFIS, manter as obrigações acessórias em dia ou até mesmo recuperar tributos pagos a mais, a é-Simples Auditoria pode ajudar sua empresa com soluções contábeis e fiscais personalizadas. Acesse o site e saiba como otimizar sua rotina fiscal com segurança e eficiência.