DEFIS – Fique esperto aos 6 itens desta declaração!

Sem dúvida, com tantas obrigações fiscais, quem nunca esqueceu de enviar um documento ou uma declaração? Por isso, a DEFIS surgiu!

Como assim?

Muitos empresários e profissionais da área contábil e tributária querem que essas atividades diminuam ou que sejam mais simples no seu preenchimento e envio.

Além disso, que haja um prazo maior para se cumprir com todas as obrigações exigidas.

Dessa forma, veja como a DEFIS veio para atender a tais necessidades.

A saber, ela é um documento que serve para tornar mais fácil as obrigações das empresas de pequeno porte.

É provável que você tenha algumas dúvidas sobre a DEFIS e até se pergunte: ” Afinal, eu devo fazer essa declaração?”

Porque, quando falamos de obrigações e responsabilidades fiscais, logo a gente se preocupa com as penalidades, as multas, os prazos e outras dores de cabeça que precisamos evitar.

Então, vamos entender como essa declaração funciona e tudo o que está envolvido nela. A fim de não cometer erros e ficar em dia com a fiscalização da Receita Federal.

Assim, você poderá ter mais clareza para realizar o que precisa. Bem como, você não vai ficar com medo de ter problemas futuros com o Fisco, nem terá de sofrer com as consequências de erros ou equívocos na declaração.

1. CONHEÇA A DEFIS

Em outras palavras, a DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Ou seja, ela é uma substituta da declaração de imposto de renda.

Ela tem diversos campos relacionados à receita e ao volume de movimento financeiro que a pessoa jurídica gera.

Por certo, ao conhecer mais sobre a DEFIS e a sua função, o contribuinte descobre que ela se trata da antiga DASN, a Declaração Anual do Simples Nacional.

Vemos que a DEFIS ficou no lugar da DASN, conforme a Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018 estabeleceu no:

Art. 72. A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional apresentará a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS). (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25, caput)

Embora tenha ocorrido essa mudança, a função da declaração é a mesma.

Desse modo, se declara os créditos tributários do Simples Nacional todo mês por meio do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório), que é um sistema eletrônico de cálculo.

Já que o PGDAS-D tem caráter declaratório, as informações nele são uma confissão de dívida e um meio para se exigir os tributos e as contribuições.

Em resumo, a partir do ano-calendário de 2012, as informações socioeconômicas e fiscais, que antes estavam na DASN, passaram a ser declaradas todo ano na DEFIS, em uma parte específica no PGDAS-D.

Logo depois, as apurações dos períodos, a partir de março de cada ano no PGDAS-D, devem entregar a DEFIS do ano anterior.

Por outro lado, a exigência da DEFIS não desobriga a prestação de informações sobre terceiros, como diz a Lei Complementar n° 123/2006, artigo 26:

§ 3o A exigência de declaração única a que se refere o caput do art. 25 desta Lei Complementar não desobriga a prestação de informações relativas a terceiros.

Aliás, para mais detalhes, consulte o Manual do PGDAS-D e DEFIS a partir de 2018. Versão Abril 2022.

2. QUEM ESTÁ OBRIGADO A DECLARAR A DEFIS?

Portanto, as empresas que precisam apresentar a DEFIS são todas as empresas tributadas pelo Simples Nacional:

• Microempresas (ME) e;
• Empresas de Pequeno Porte (EPP), mesmo as inativas (sem faturamento no ano-exercício anterior ou alterações patrimoniais).

O único caso que não apresenta a DEFIS é o MEI (Microempreendedor Individual). Porque este deve usar A Declaração Anual do MEI, o DASN-SIMEI.

Sendo assim, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional passa a apresentar a DEFIS a partir do ano-calendário de 2012, também de acordo com o artigo 72 da Resolução CGSN n° 140/2018.

Empresas ativas

Neste caso, a DEFIS deve ser apresentada pelo contribuinte optante do Simples Nacional por pelo menos um período de abrangência, ou para o período que tem um processo administrativo formalizado em alguma unidade das administrações tributárias.

Que podem ser, por exemplo, Federal, Estadual, Distrital ou Municipal.

Se bem que, o melhor é que ocorra a inclusão dessa empresa no Simples Nacional no período abrangido pela DEFIS (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 72).

Empresas inativas

Desde que, a ME ou EPP não apresente mudança patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário, ela está em situação de inatividade.

Com efeito, a apuração no PGDAS-D deve ser feita todo mês.

Mesmo que a ME ou a EPP não tenha auferido receita em certo Período de Apuração. Só que, o campo de receita bruta se preenche com zero (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 72, § 7°).

Se acaso a ME ou EPP continuar inativa durante todo o ano-calendário, deverá apresentar a DEFIS (no módulo do PGDAS-D), e marcar essa opção no campo devido.

3. CUMPRA COM OS PRAZOS DA DEFIS

Por certo, você deve entregar a DEFIS à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até o dia 31 de março do ano-calendário seguinte ao que ocorreu os fatos geradores dos tributos do Simples Nacional (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 72, § 1°).

Prorrogação Excepcional

Para que se reduzissem os impactos da pandemia da Covid-19, se prorrogou o prazo de apresentação para os anos-calendário de 2020 e 2019.

Veja, em seguida:

PERÍODO	VENC. ORIGINAL	VENC. PRORROGADO	BASE LEGAL
2020 (DEFIS 2021)	31.03.2021	31.05.2021	Resolução CGSN n° 159/2021
2019 (DEFIS 2020)	31.03.2020	30.06.2020	Resolução CGSN n° 153/2020

Situação Especial

A ME ou EPP que for incorporada, dividida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a DEFIS para a situação especial deve ser entregue até:

a) o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário;

b) o último dia do mês seguinte ao do evento, nos demais casos.

Lembrete!

De acordo com a Agenda do Simples Nacional para as Empresas, atualizada em 02 de agosto de 2022, até 31/08/2022 se deve apresentar a DEFIS de situação especial, para as pessoas jurídicas separadas parcialmente, ou totalmente, extintas, fundidas ou incorporadas, que ocorreram em julho de 2022.

4. ATENÇÃO ÀS MULTAS!

Multa por atraso

Em primeiro lugar, fique tranquilo pois não há multa pela entrega em atraso da DEFIS.

Contudo, a ME ou EPP que não enviar mensalmente à Receita as informações no PGDAS-D, no prazo de vencimento do DAS, ou que as enviar com erros ou omissões, terá a obrigação de fazer isso.

Se não apresentar a declaração, nem se esclarecer no prazo dito pela autoridade fiscal, terá de pagar as multas, para cada mês de referência (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 98):

a) de 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do primeiro dia do quarto mês do ano seguinte à ocorrência dos fatos geradores, vindos sobre o montante dos impostos e contribuições pelas informações prestadas no PGDAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de não se prestar as informações ou fazer seu envio após o prazo, limitada a 20%, observando o valor da multa mínima;

b) de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações erradas ou omitidas.

Para se aplicar a multa do item “a”, o termo inicial é o primeiro dia do quarto mês do ano seguinte à ocorrência dos fatos geradores e o termo final é a data da prestação ou, no caso de não prestação, da lavratura do auto de infração.

Isto é, do documento mostrando que você sabe do processo de penalidade (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 98, § 1°).

Multa mínima

Conforme a Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 98, § 2°, a multa mínima será de R$ 50,00 para cada mês de referência.

Do mesmo modo, observando o valor da multa mínima, as multas serão reduzidas como vemos na Resolução CGSN n° 140/2018, no artigo 98, § 3°:

a) à metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício;

b) à 75%, se houver a apresentação da declaração no prazo fixado em intimação.

Nesse meio-tempo as informações que não atenderem às especificações técnicas do CGSN não valerão.

Assim, a ME ou EPP será intimada a prestar novas informações, no prazo de dez dias.

Estes serão contados a partir do momento que o contribuinte ficar ciente da intimação e estará sujeito a multa de 2% ao mês-calendário ou fração, observado o termo inicial, a multa mínima e as regras para redução de multa, já vistas antes.

Redução da multa decorrente de notificação de lançamento

As multas aplicadas em lançamento de ofício podem ser reduzidas. Estas reduções estão ligadas ao prazo de negociação do contribuinte em relação ao vencimento da notificação.

Assim, a redução da multa será:

a) de 50% se o pagamento ou a compensação do débito for feito em até 30 dias da notificação do lançamento;

b) de 40% para pedidos de parcelamento formalizados em até 30 dias da notificação do lançamento (Lei n° 8.218/91, artigo 6°).

Multa vencida

Após o vencimento da notificação a multa perde as reduções de 50% ou 40%.

O pagamento de multa fora do prazo tem a aplicação de juros de mora, que são calculados à taxa Selic acumulada mensalmente a partir do primeiro dia do mês seguinte ao do vencimento do prazo até o mês anterior ao do pagamento, e de 1% no mês do pagamento (CTN, artigo 161; Lei n° 9.430/96, artigo 61, § 3°).

O DARF para recolher a multa será no código 4406 – Multa por Atraso na Entrega do PGDAS-D, de acordo com o Ato Declaratório Executivo CODAC n° 03/2014.

MAED

Esta é a multa por atraso na entrega da declaração.

A MAED é gerada na hora de transmitir a declaração em atraso e está disponível no mesmo arquivo do recibo da declaração (no PGDAS-D, acessar o menu “Apuração” > “Consultar Apurações Transmitidas”, informar o período de apuração e “Continuar”).

Fazendo isso, serão listados os recibos e as apurações transmitidas para aquele PA.

Selecione o recibo que quer consultar, no caso da MAED, o da apuração original em atraso.

Cálculo de multa

Vejamos um exemplo de cálculo de multa de 2% ao mês-calendário ou fração:

PGDAS-D competência: 02/2017

Apresentação em atraso: 06/2018

Valor total dos impostos e contribuições apurados na competência 02/2017: R$1.900,00.

Contagem dos meses em atraso: 03 meses (04 a 06/2018)

Determinação do percentual de multa aplicável: 6% (03 meses x 2%) – este percentual é limitado à 20%.

Multa: R$ 114,00.

Redução: 50% (R$ 57,00) com a declaração apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.

Valor da multa com redução: R$ 57,00.

Neste caso, se o valor da redução fosse um valor total menor do que R$ 50,00, o contribuinte recolheria a multa mínima de R$ 50,00. Logo, não teria prejuízo da aplicação da redução abaixo:

Redução: 50% (R$ 28,50), se for efetuado o pagamento ou a compensação no prazo de 30 dias, contados da data em que o sujeito foi notificado do lançamento.

Por fim, o valor líquido da multa a pagar com a redução da Lei n° 8.218/91 é de: R$ 28,50 (esta redução pode resultar em valor a recolher menor que R$ 50,00).

5. SAIBA PREENCHER A DEFIS 

Agora vamos ao que interessa! Se a sua empresa é optante do Simples, você deve emitir a DEFIS.

Nela há muitas informações para se preencher, que dizem respeito à situação econômica da empresa.

Então, tenha cuidado para não errar. Você vai preencher e transmitir a DEFIS on-line, pelo Portal do Simples Nacional.

É preciso informar alguns dados:

1. Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
2. Ganhos financeiros da empresa;
3. Número de empregados no início e no final do período que a DEFIS abrange;
4. Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
5. Total de aquisições, transferências e saída de mercadorias;
6. Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais e não operacionais, custos, salários etc.;
7. Autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
8. Mudança do endereço da empresa, se ocorreu;
9. Informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
10. Prestação de serviços de comunicação.

Você também deve informar os dados dos sócios e dos rendimentos deles, que inclui:

• Nome e CPF de cada um deles;
• Rendimentos da empresa pagos ao sócio;
• Pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
• Porcentagem de cada sócio registrado até o último dia do período;
• Imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.

No Portal, você acessa o menu Simples Nacional – Serviços > Cálculo e Declaração > PGDAS-D e DEFIS 2018.

Só que o acesso é permitido com o “Código de Acesso” ou o “Certificado Digital”.

A DEFIS também pode ser retificada, livre de autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração original, segundo o parágrafo único do artigo 138 do CTN. 

6. SEMPRE CONSULTE A LEGISLAÇÃO

Dentre as Resoluções de consulta temos:

1. Resolução CGSN n° 159/2021 (artigo 1°) – que prorroga o prazo para apresentação da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
2. Resolução CGSN n° 153/2020 (artigo 1°) – que prorroga os prazos de declarações do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
3. Resolução CGSN n° 140/2018 (artigos 72 a 76) – que dispõe sobre o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional).

A principal destas é a Lei Complementar n° 123/2006 (artigo 25, caput) – que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; ela também altera e revoga alguns dispositivos legais.

Vale lembrar que a todo momento se aprovam, alteram e revogam as resoluções e as leis.

E como a DEFIS é uma declaração que merece muita atenção para se preencher corretamente, é importante ter uma ajuda profissional capaz de realizar tal tarefa. 

Sabendo que qualquer erro pode gerar problemas e custos extras, tenha certeza de que sua equipe contábil cuidará bem dela, a enviando com todos os dados corretos.

Vimos que um dos dados mais importantes nesta declaração é informar os rendimentos dos sócios da empresa.

Com isso, faça a separação do pró-labore, os rendimentos não devem ficar juntos!

E falando dos lucros do negócio, fique atento porque eles são livres de impostos.

Em conclusão, o preenchimento da DEFIS deve ser feito de modo pensado e organizado, com programas precisos e em dia com a legislação.

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