Saiba como fazer a gestão documental em sua empresa

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A contabilidade é uma área que envolve o uso de uma grande quantidade de dados e informações; muitas vezes, sigilosos. Por esse motivo, ter uma gestão documental eficaz é essencial.

Essa gestão elabora processos que mantém o controle e o armazenamento adequado de qualquer tipo de registro; sobretudo, considerando alguns fatores como o tempo, a categoria e a importância.

Tudo isso é importante para garantir a segurança, a produtividade e a competitividade no mercado.

Quer conhecer as técnicas que podem adir na gestão de documentos do seu negócio?

Então, continue a leitura deste post!

Separe um local próprio para o armazenamento

De fato, é fundamental que os documentos estejam em um local próprio; seja no ambiente digital ou físico.

Com a definição desse local, você pode separar os documentos mais se usa e se têm menos acessos.

Bem como, os que podemos digitalizar e os que precisamos guardar em espaço físico.

É a partir dessa prática que a gestão de documentos entra em ação.

Organize a sua carteira de clientes

A agilidade no atendimento é um dos traços mais desejados pelas empresas que contratam os serviços de um escritório de contabilidade.

Visto que esse processo traz outras atividades, o dever de administrar os documentos é árduo!

Por certo, fixar regras que visem simplificar a tarefa de achar tais documentos e classificar os clientes é vital.

Portanto, para fazer essa organização, pode se definir os seguintes critérios.

A saber, são eles:

• Ordem alfabética;
• Área de atuação do cliente;
• Natureza jurídica da empresa;
• Data da contratação, entre outros.

Tenha uma rotina de digitalização

Não há dúvidas sobre a importância de se digitalizar os documentos, já que por meio desse hábito é possível eliminar os riscos de perda ou desvio de documentos.

Além de liberar espaço físico do escritório e gerar economia de impressão, ou seja, papéis, tinta e outros materiais.

Para se manter a organização é bom ter um porta-documentos para cada setor do escritório.

Assim, cada colaborador pode colocar lá, no decorrer do dia, os papéis que irá se digitalizar.

Também é possível marcar um período do dia para fazer isso, o que vai conferir o rendimento e evitar que funcionários parem o que estão fazendo para cuidar das digitalizações.

Elabore processos de organização

Visto que se produzem vários documentos durante um serviço do escritório de contabilidade; assim, é necessário criar uma política de rumo do registro após o seu uso.

Essa prática precisa virar rotina no local de trabalho. Em função disso, todos os empregados devem ter orientação e treinamento para cumprir as normas definidas.

Com a elaboração dessa rotina, os documentos não ficarão acumulados e nem terá a perda de tempo dos funcionários. Permitindo que todos os departamentos tenham atendimento sempre que instados.

Invista na tecnologia

Os programas de gestão surgiram para facilitar a vida dos profissionais. Essa ferramenta tem diversas vantagens, que vão muito além de gerir os processos.

No caso da gestão documental, um bom sistema melhora a organização, propicia o fácil acesso aos arquivos e traz um método de administração a priori.

Além disso, com a tecnologia e o armazenamento em nuvem, o profissional consegue guardar todos os documentos com segurança; sem a perda, o ataque de hackers ou extravios, e pode acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento.

Agora que você entende a importância da gestão documental para o escritório de contabilidade, não espere mais para colocar as dicas aqui apresentadas em prática e usufruir de todos os benefícios que essa ação pode te oferecer.

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