Gestão

Saiba como fazer a gestão documental em sua empresa

Escrito por Leonel Monteiro

A contabilidade é uma atividade que envolve a utilização de uma grande quantidade de dados e informações — muitas vezes sigilosos. Por esse motivo, ter uma gestão documental eficaz é essencial.

Essa gestão elabora processos que asseguram o controle e o armazenamento adequado de qualquer tipo de registro, considerando alguns fatores como temporalidade, categoria e importância. Tudo isso é importante para garantir a segurança, a produtividade e a competitividade no mercado.

Quer conhecer as estratégias que podem ser implementadas na gestão de documentos do seu negócio? Então continue a leitura deste post!

Separe um lugar próprio para o armazenamento

É fundamental que os documentos estejam em um lugar próprio, independentemente de ser no ambiente digital ou físico. Com esse local definido, você pode começar a separar os documentos mais usados e os menos acessados, os que podem ser digitalizados e os que precisam ser guardados em espaço físico. É a partir dessa prática que a gestão de documentos começa a entrar em ação.

Organize a sua carteira de clientes

A agilidade no atendimento é um dos atributos mais desejados pelas empresas que contratam os serviços de um escritório de contabilidade. Como esse processo engloba outras atividades, a responsabilidade de administrar os documentos é enorme.

Por esse motivo, estabelecer certos parâmetros que tenham por objetivo a simplificação da tarefa de encontrar tais documentos e classificar os clientes é essencial. Para fazer essa organização, é possível definir os seguintes critérios:

  • ordem alfabética;

  • área de atuação do cliente;

  • natureza jurídica da empresa;

  • data da contratação, entre outros.

Implemente uma rotina de digitalização

Não há dúvidas da importância de digitalizar os documentos, já que por meio desse hábito é possível eliminar os riscos de perda ou extravio de documentos, além de liberar espaço físico do escritório e gerar economia de impressora, papéis, tinta e demais materiais.

Para manter a organização, você pode providenciar um porta-documentos para cada setor do escritório. Assim, cada colaborador pode colocar lá, no decorrer do dia, os papéis que devem ser digitalizados.

Também é possível estipular um período do dia para fazer isso, o que vai assegurar a produtividade e evitar que funcionários parem o que estão fazendo para realizar as digitalizações.

Elabore processos de organização

Vários documentos são produzidos durante um expediente do escritório de contabilidade, por isso é necessário criar uma política de destinação do registro após o seu uso. Essa prática precisa virar rotina dentro do local de trabalho. Em função disso, todos os empregados precisam ser orientados e treinados para garantir o cumprimento das regras definidas.

Com a elaboração dessa rotina, os documentos não ficarão acumulados e não ocorrerá a perda de tempo dos funcionários, possibilitando que todos os departamentos possam ser atendidos sempre que solicitado.

Invista na tecnologia

Os softwares de gestão foram criados para facilitar a vida dos profissionais. Essa ferramenta tem diversas vantagens, que vão muito além do simples gerenciamento dos processos.

No caso da gestão documental, um bom sistema facilita a organização, propicia o simples acesso aos arquivos e estipula um método de administração intuitivo. Além disso, com a tecnologia e o armazenamento em nuvem, o profissional consegue armazenar todos os documentos com segurança, impedindo a perda, o ataque de hackers ou extravios, e pode acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento.

Agora que você entende a importância da gestão documental para o escritório de contabilidade, não espere mais para colocar as dicas aqui apresentadas em prática e usufruir de todos os benefícios que essa ação pode oferecer.

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Sobre o autor

Leonel Monteiro

Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.

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