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Bem-vindo à nossa discussão detalhada sobre a EFD-Reinf, uma parte fundamental do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Neste guia completo, vamos explorar como a EFD-Reinf funciona, quem precisa utilizá-la, seu papel no Simples Nacional, como transmiti-la e a importância de seu cronograma de implementação.
Em 2025, o envio da EFD-Reinf continua sendo obrigatório para empresas que realizam retenções de tributos, incluindo as do Simples Nacional. Sendo assim, veremos este cronograma de envio. Bem como, as mudanças para a produção restrita também são um ponto a ser observado, especialmente para aqueles que realizam testes ou se preparam para uma integração mais eficiente.
Portanto, abordaremos também o processo de transmissão digital, como pagar os tributos declarados, o cronograma de implantação e a explicação sobre os eventos dessa escrituração.
Está pronto para desvendar este universo e entender como você pode tornar sua gestão fiscal ainda mais eficiente?
Em seguida, confira:
O que é EFD-Reinf?
Como se aplica no Simples Nacional?
Quem deve entregar a EFD-Reinf?
Quando fazer o envio em 2025?
Como transmitir a EFD-Reinf?
Como pagar os tributos declarados no eSocial e EFD-Reinf?
Cronograma de Implantação
Eventos da EFD-Reinf
Como funciona a EFD-Reinf em 2025?
Multas e Penalidades
Como implementar a EFD-Reinf no meu software?
EFD-Reinf: Perguntas Frequentes
Ótima leitura!
O que é EFD-Reinf?
É uma obrigação acessória do SPED, que complementa o eSocial. Serve para registrar digitalmente retenções de impostos (IR, PIS, Cofins, CSLL), a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB) e outras informações fiscais.
De fato, o objetivo é simplificar, dar transparência e reduzir burocracia no controle das obrigações fiscais.
Para que serve?
- Substitui declarações antigas (como a DIRF, a partir de 2024).
- Centraliza informações de retenções na fonte, serviços prestados/tomados, produção rural e eventos esportivos.
- Gera automaticamente, junto ao eSocial, a DCTFWeb, que calcula e libera o DARF para pagamento dos tributos.
Qual é a importância?
- Ajuda empresas a evitarem multas por falta de informações.
- Garante maior precisão nos dados enviados à Receita Federal.
- Torna os processos mais ágeis e digitais, sem necessidade de várias obrigações paralelas.
O que é necessário para gerar o relatório?
- Certificado digital A1 ou A3 → Isso garante a autenticidade do envio para o governo.
- Integração com o SAP Document and Reporting Compliance → Um sistema que ajuda no envio e na conformidade dos relatórios.
Confira mais detalhes em: EFD-Reinf – SPED – Receita Federal e Entregar Escrituração Fiscal Digital de retenções e outras.
Desse modo, entre as informações recolhidas estão os rendimentos pagos a beneficiários, as retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do beneficiário, casos de processos trabalhistas, e informações sobre a receita bruta para a apuração de contribuições previdenciárias substituídas.
Ela é, portanto, uma ferramenta crucial para que as empresas possam registrar suas obrigações tributárias junto ao Fisco de maneira organizada e eficiente. Consequentemente, promove a transparência fiscal e auxilia na prevenção e combate à sonegação e à corrupção.
Como se aplica no Simples Nacional?
A EFD-Reinf tem total aplicação para as empresas enquadradas no Simples Nacional. Além disso, tais empresas precisam entregá-la quando realizam a prestação de serviços que estão sujeitos à retenção de contribuições sociais.
Isto é, ao emitir uma nota fiscal de serviços com retenção de impostos como:
- COFINS — Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
- ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
- INSS – Instituto Nacional de Seguridade Social;
- IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
- IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
- ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
- PIS – Programa de Integração Nacional.
Ou seja, as empresas deverão registrar essas transações através da EFD-Reinf.
Da mesma forma, essa obrigação também se estende quando a empresa enquadrada no Simples Nacional contrata serviços que necessitem do desconto de impostos.
Isto é, age como um instrumento de controle e transparência para essas operações fiscais, garantindo que todas as informações sejam corretamente contabilizadas e relatadas ao fisco.
Aproveite e leia também nosso guia detalhado sobre Crédito Tributário.
Quem deve entregar a EFD-Reinf?
Deve ser entregue por pessoas jurídicas que prestam ou contratam serviços resultantes em retenção de impostos na fonte.
Assim, mesmo imunes ou isentos, estão obrigados:
- Empresas que prestam ou contratam serviços com cessão de mão de obra.
- Pessoas jurídicas que retêm PIS, Cofins e CSLL.
- Empresas que recolhem CPRB.
- Produtores rurais PJ e agroindústrias sujeitos à contribuição substitutiva.
- Adquirentes de produto rural.
- Associações desportivas com time de futebol profissional que recebam valores de patrocínio, publicidade ou transmissão.
- Patrocinadores dessas associações.
- Promotoras de eventos esportivos com participação de clubes de futebol profissional.
- Pessoas jurídicas e físicas que pagam rendimentos com retenção de IRRF.
⚠️ Atenção
A obrigatoriedade segue o cronograma da IN RFB 2.043/2021. É importante verificar a data em que sua empresa passa a ser obrigada a enviar a EFD-Reinf.
Quando fazer o envio em 2025?
Quanto à data de entrega em 2025, deve-se cumprir mensalmente essa obrigação. Além disso, a transmissão dos dados deverá ocorrer até o dia 15 do mês subsequente ao que se refere à escrituração.
Se bem que, é importante frisar que se pode alterar a data por meio de instrução normativa do órgão competente. Por isso, fique atento também às modificações ou alterações em instruções normativas e portarias que impactam seu negócio.
Como transmitir a EFD-Reinf?
A transmissão ocorre de maneira digital, utilizando-se do Programa Gerador de Declarações (PGD), ou seja, um aplicativo disponibilizado pelo próprio site da Receita Federal.
Esse programa serve para o preenchimento da declaração, sua validação, assinatura e transmissão. Para que se utilize, a empresa precisa de um certificado digital válido dentro do padrão ICP-Brasil. A fim de garantir a segurança da informação e autenticidade do emissor.
O processo de preenchimento envolve a introdução de dados nas categorias solicitadas, como identificação do contribuinte e detalhes dos tributos retidos.
Logo após o preenchimento, o software gerará um arquivo digital no formato que a Receita estipulada, que então deve-se transmitir por meio do PGD, finalizando o processo completo de envio.
Arquivos da Tabela de EFD-Reinf
1. Nota Técnica 03/2025 – Ajustes nas Tabelas (versão 2.1.2)
- Publicada em 31 de julho de 2025, essa nota técnica introduz ajustes no leiaute da EFD-Reinf, versão 2.1.2;
- Foram incluídos novos códigos na Tabela 01 – Natureza de Rendimentos:
- Estes são parte do grupo 17, utilizados por órgãos da administração pública conforme a IN RFB nº 1.234/2012:
- As alterações já estão disponíveis nos ambientes de produção e produção restrita da EFD-Reinf.
Empresas sem movimento
- Mesmo sem fatos geradores, a empresa precisa enviar um evento de fechamento (sem movimento).
- Isso comprova à Receita que não houve retenções ou contribuições no período.
2. Conexão com o Web Service da EFD-Reinf e revisão dos protocolos TLS
- A Receita Federal emitiu um comunicado em 10 de julho de 2025, alertando contribuintes sobre dificuldades recentes ao conectar com o Web Service da EFD-Reinf, vinculadas ao uso de protocolos TLS obsoletos (< 1.2).
- A partir de 20 de agosto de 2025, conexões usando TLS 1.0 ou TLS 1.1 serão bloqueadas permanentemente.
- O ambiente de produção restrita já exige TLS 1.2 ou superior, sendo recomendado como ambiente de testes.
- A orientação aos usuários e fornecedores de software é clara: atualizem os sistemas imediatamente para garantir compatibilidade com TLS 1.2+ antes do prazo final.
Contexto técnico: TLS (Transport Layer Security) é o protocolo que protege a comunicação criptografada entre sistemas. Pois as versões anteriores (1.0 e 1.1) têm vulnerabilidades conhecidas e já não são consideradas seguras.
Usamos o relatório de arquivos da tabela de EFD-Reinf para gerar e enviar arquivos XML para as autoridades fiscais. Aliás, ele contém informações importantes sobre a empresa e suas obrigações fiscais.
Passos para gerar e enviar o relatório:
- Usar o aplicativo “Executar Relatórios Legais” para reunir os dados necessários.
- Selecionar o relatório “Arquivos de Tabela EFD-Reinf” e definir o período desejado.
- Escolher o tipo de arquivo a gerar:
- R-1000 (Informações do contribuinte)
- R-1050 (Tabela de estabelecimentos)
- R-1070 (Processos administrativos e judiciais)
- R-1000 (Informações do contribuinte)
- Indicar a operação: Incluir, Modificar ou Excluir um arquivo.
- Gerar e revisar o relatório antes do envio.
- Enviar os arquivos XML para o governo diretamente pelo aplicativo.
✳️ Dicas:
- O envio pode ser feito imediatamente ou agendado.
- Para arquivos que demoram a ser processados, é possível rodá-los em segundo plano.
- O relatório pode ser baixado e armazenado localmente.
Sem dúvida, esse processo garante que as empresas cumpram as exigências fiscais sem complicações!
Arquivos Periódicos EFD-Reinf
Os arquivos periódicos da EFD-Reinf são relatórios obrigatórios que enviamos regularmente para o governo. Sendo assim, contem informações sobre retenção de tributos e contribuições previdenciárias.
Como gerar e enviar os arquivos?
- Acessar o app “Executar Relatórios Legais” para reunir os dados necessários.
- Selecionar o relatório “Arquivos Periódicos EFD-Reinf” e definir o período desejado.
- Escolher a atividade correspondente, como:
- R-4010 (pagamentos com retenção previdenciária)
- R-4020 (outras retenções na fonte)
- R-4010 (pagamentos com retenção previdenciária)
- Configurar os parâmetros informando a empresa e o local de negócio.
- Gerar o relatório e revisar os dados antes do envio.
- Enviar os arquivos XML ao governo diretamente pelo sistema.
➡️ Dicas:
- É possível agendar a geração dos relatórios para outro momento.
- Para relatórios demorados, pode-se executar em background (segundo plano).
- Os arquivos gerados podemos baixar e armazenar localmente.
Com o fim de de ajudar às empresas, esse processo serve para cumprirem suas obrigações fiscais de forma automatizada e sem erros.
Arquivos de Encerramento EFD-Reinf
O relatório de arquivos de encerramento EFD-Reinf é a etapa final do envio das informações fiscais para o governo. Ele fecha o período de apuração, garantindo que todas as informações enviadas anteriormente estejam corretas e completas.
Passos para gerar e enviar o relatório:
- Executar primeiro o relatório de Arquivos da Tabela EFD-Reinf (pré-requisito).
- Usar o app “Executar Relatórios Legais” e selecionar o relatório de Arquivos de Encerramento EFD-Reinf.
- Definir o período e selecionar a opção de Encerramento de arquivos periódicos (R-2099 e R-4099).
- Escolher a empresa e a forma de execução:
- Executar imediatamente ou
- Programar a execução para mais tarde (útil para relatórios que demoram).
- Executar imediatamente ou
- Gerar o arquivo XML, revisar e baixar o documento.
- Enviar o arquivo para as autoridades fiscais pelo próprio sistema.
Por que esse relatório é importante?
- Confirma o envio correto de todos os dados da EFD-Reinf;
- Evita inconsistências que podem gerar multas;
- É essencial para a regularização fiscal da empresa.
Com esse processo, sem dúvida, a empresa garante o fechamento correto das informações fiscais, cumprindo as exigências do governo sem complicação!
Arquivos de Exclusão EFD-Reinf
Usa-se o relatório de arquivos de exclusão EFD-Reinf com o intuito de excluir arquivos anteriormente que enviamos à Receita Federal, caso seja necessário corrigir ou retirar dados. Pois ele gera arquivos XML que devemos enviar ao governo.
Passos para gerar e enviar o relatório de exclusão:
- Pré-requisito: O relatório de Arquivos da Tabela EFD-Reinf deve ser executado com sucesso antes de gerar o de exclusão.
- Acessar o aplicativo “Executar Relatórios Legais” e selecionar o relatório de exclusão (BR_REI_EXC).
- Definir o período do relatório e selecionar o arquivo de exclusão desejado.
- Inserir o ID do arquivo que você quer excluir.
- Escolher a execução: Você pode gerar o relatório imediatamente ou agendar a execução. Para relatórios demorados, pode ser feito em segundo plano.
- Executar e revisar: Após gerar o relatório, você pode visualizá-lo e baixar o arquivo gerado.
- Enviar o arquivo para o governo: Após a execução bem-sucedida, selecione os arquivos e envie-os à Receita Federal.
De fato, esse processo ajuda a corrigir ou excluir informações enviadas incorretamente, garantindo que os registros fiscais estejam sempre corretos.
Arquivos Existentes EFD-Reinf
O relatório de arquivos existentes EFD-Reinf é usado para visualizar e atualizar os dados fiscais que foram migrados para o sistema S/4HANA. Esse processo ajuda a manter as informações fiscais atualizadas e em conformidade com as exigências do governo.
Passos para gerar e usar o relatório:
- Configuração inicial: O responsável pela configuração precisa ter migração de dados feita corretamente usando o objeto de migração EFD-Reinf.
- Acessar o aplicativo “Executar Relatórios Legais”.
- Escolher o relatório “Files existentes EFD-Reinf” e definir o período do relatório.
- Selecionar a empresa e o tipo de execução (imediata ou agendada).
- Executar o relatório: O sistema gera os dados e os exibe.
- Baixar o arquivo gerado para armazenamento local, se necessário.
| 👉🏽 Dica importante: Se o relatório demorar muito para processar, você pode executá-lo em segundo plano para não interromper o trabalho. |
Esse processo é útil para atualizar os dados fiscais de forma eficiente logo após a migração para o S/4HANA, garantindo conformidade com as regras fiscais.
Status de Envio da EFD-Reinf
A princípio, quando você envia arquivos da EFD-Reinf para as autoridades fiscais, o sistema exibe diferentes status para indicar o andamento da comunicação e o resultado do envio. Isto é, tais status ajudam a entender o que aconteceu com os arquivos e se houve algum problema.
Principais Status de Envio:
- Enviado para a autoridade: Ocorre o envio do arquivo, mas o sistema ainda está aguardando a resposta das autoridades fiscais.
- Envio aceito pela autoridade: A autoridade fiscal aceitou o arquivo enviado.
- Envio rejeitado pela autoridade: A autoridade recusou o arquivo enviado (houveram problemas ou erros no envio).
- Falha no envio para a autoridade: Não houve o envio do documento por algum erro.
- Status de envio desconhecido: Houve o envio do arquivo, mas devido a algum erro técnico não se atualizou corretamente o status. Assim, é preciso atualizá-lo manualmente.
- Envio iniciado: Há o processamento do arquivo antes de ocorrer o envio para as autoridades.
Status Específicos para Arquivos:
- Conteúdo parcialmente aceito: Alguns arquivos foram aceitos, mas outros não. Exemplo: Se você enviou 10 arquivos e 2 foram aceitos, o status será “Conteúdo parcialmente aceito (2/10)”.
- Enviado parcialmente: Houve a geração correta de alguns arquivos, porém, outros falharam. Dessa forma, o sistema pode mostrar “Enviado parcialmente”.
Como seguir após o envio:
- Se o status for Envio aceito pela autoridade, o processo está concluído.
- Se houver rejeição ou erro, você pode enviar correções ou esclarecimentos para corrigir os problemas.
Certamente, esses status ajudam a controlar e corrigir o envio dos arquivos de forma eficiente!
Como pagar os tributos declarados no eSocial e EFD-Reinf?
Os tributos declarados através do eSocial e EFD-Reinf são pagos por meio de DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) ou GPS (Guia da Previdência Social), conforme a natureza de cada encargo.
Para a emissão do DARF, a Receita Federal disponibiliza um aplicativo chamado SicalcWeb que auxilia no cálculo e geração do código de barras para pagamento.
Quanto ao GPS, sua geração ocorre através do próprio eSocial para as contribuições previdenciárias devidas.
No entanto, para outras obrigações, a empresa deve utilizar o sistema de geração de guia do INSS, disponível no site do instituto.
Acima de tudo, vale lembrar que, tanto o DARF quanto a GPS podem ser pagos em qualquer instituição bancária, casas lotéricas ou internet banking. Mantenha-se atento às datas de vencimento para evitar multas e juros de mora.
Saiba também sobre exclusão do Simples Nacional.
Cronograma de Implantação
O cronograma de implementação da EFD-Reinf sofreu várias alterações desde o seu anúncio inicial.
De acordo com as disposições mais recentes, publicadas na Instrução Normativa RFB nº 1.996, de 20 de novembro de 2020, o cronograma gira em torno de quatro grupos distintos de contribuintes.
O cronograma de obrigatoriedade da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) foi estruturado em quatro grupos distintos de contribuintes, com prazos de adesão escalonados para facilitar a adaptação das empresas. Nesse sentido, o cronograma segue esta divisão:
| GRUPO | OBRIGATORIEDADE | CARACTERÍSTICAS |
| 1 – Grandes Empresas | desde 1º de maio de 2018 | faturamento superior a R$78 milhões no ano de 2016 |
| 2 – Demais Empresas do Lucro Real e Presumido | desde 1º de janeiro de 2019 | faturaram até R$78 milhões no ano de 2016, mas que não fazem parte do Simples Nacional. |
| 3 – Empresas do Simples Nacional, MEIs e Pessoas Físicas | desde 1º de maio de 2021 | inclui empregados e pessoas físicas que precisam prestar informações à EFD-Reinf. |
| 4 – Órgãos Públicos e Organizações Internacionais | desde 21 de agosto de 2023 | abrange órgãos públicos da União, estados e municípios, além de entidades internacionais. |
A EFD-Reinf está diretamente relacionada ao eSocial e à DCTFWeb, impactando a forma como empresas informam retenções de tributos como INSS, IRRF, CSRF e obrigações acessórias ao governo.
Por exemplo, a EFD-Reinf referente a fevereiro de 2025 deveria ser entregue até 17 de março de 2025, pois o dia 15 caiu em um sábado.
É importante que as empresas observem esses prazos para evitar penalidades. Recomenda-se acompanhar o calendário tributário oficial e considerar feriados e finais de semana ao programar as entregas.
Eventos da EFD-Reinf
Os eventos da EFD-Reinf são integralmente transmitidos em arquivos digitais, os quais são divididos em dois tipos: Eventos de Tabela e Eventos Periódicos. Vale destacar que ambos os eventos são fundamentais para a correta apuração e declaração dos impostos.
Tipos de eventos na EFD-Reinf
1. Eventos de Tabelas (cadastrais)
- R-1000: Informações iniciais do contribuinte.
- R-1050: Tabela de entidades vinculadas.
- R-1070: Processos administrativos e judiciais relacionados ao contribuinte.
2. Eventos das Séries 2000 e 3000 (relação a retenções e contribuições)
- R-2010: Retenção de contribuição previdenciária – serviços tomados.
- R-2020: Retenção – serviços prestados.
- R-2030 / R-2040: Recursos recebidos ou repassados a associações esportivas.
- R-2050: Comercialização por produtor rural ou agroindústria.
- R-2060: Contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB).
- R-2098 / R-2099: Reabertura e fechamento de eventos periódicos.
3. Eventos da Série 4000 (pagamentos/beneficiários)
- R-4010 / R-4020: Pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas.
- R-4040: Pagamentos a beneficiários não identificados.
- R-4080: Retenção no recebimento.
- R-4099: Fechamento ou reabertura de eventos da série 4000.
Como começar a usar a EFD-Reinf (passo a passo simplificado)
- Ativar EFD-Reinf no sistema da empresa
Acesse as configurações do sistema fiscal e habilite a entrega da EFD-Reinf. - Vincular o certificado digital
É obrigatório ter um certificado digital ativo (A1 ou A3) vinculado para autenticar o envio ao Webservice da Receita. - Preencher os eventos cadastrais
Envie primeiramente os eventos R-1000, R-1050 e R-1070, que fornecem as informações básicas do contribuinte e entidades vinculadas. - Gerar e transmitir os eventos periódicos
Preencha e envie os eventos da série 2000 e, se aplicável, da série 4000. - Fechamento ou retificação
Utilize R-2099 ou R-4099 para fechamento; se preciso corrigir informações, faça reabertura e retificação com os eventos adequados.
Consultar status
Verifique no sistema se os arquivos foram aceitos, se houve erros ou se precisam de ajustes.
Eventos de Tabela
Os Eventos de Tabela representam as informações estruturais da empresa, ou seja, dados cadastrais que são usados como referência para o tratamento das informações dos demais eventos.
Eles são compostos por informações relativas ao contribuinte, os chamados dados cadastrais, necessários para validação dos eventos periódicos. Por exemplo:
- Informações do contribuinte
- Processo administrativo/judicial
- Operações com beneficiários no exterior
Periódicos
Os Eventos Periódicos, por outro lado, são os registros que se referem a cada período de apuração da obrigação tributária, cuja validade é limitada a um mês ou um ano.
Eles compreendem informações como:
- retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes em pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas
- Serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra
- Recursos recebidos/repassados para associação desportiva
Leia também nosso guia exclusivo sobre cálculo de PIS e COFINS.
quadro comparativo visual simplificado sobre eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb:
| Obrigação | O que informa | Quem envia | Prazo de envio | Finalidade |
| eSocial | Informações sobre trabalhadores: empregados CLT, autônomos, estagiários, sócios com pró-labore | Empresas, órgãos públicos e entidades que possuem vínculos com trabalhadores | 7º dia do mês seguinte | Controle trabalhista e previdenciário, registro de vínculos e salários |
| EFD-Reinf | Retenções de tributos (IR, PIS, Cofins, CSLL) e contribuições previdenciárias sobre faturamento; dados de cessão de mão de obra, produção rural e entidades esportivas | Pessoas jurídicas que prestam ou tomam serviços; contribuintes de CPRB; produtores rurais PJ; entidades ligadas ao futebol profissional | 20º dia do mês seguinte | Complementar o eSocial, informar retenções fiscais e previdenciárias, substituir declarações antigas como DIRF e GFIP |
| DCTFWeb | Consolidação dos dados do eSocial e EFD-Reinf; débitos e créditos tributários | Pessoas jurídicas que entregam eSocial e EFD-Reinf | A partir de janeiro de 2019 (ou conforme legislação vigente) | Gerar DARF para pagamento da contribuição previdenciária, substituir a G |
Como funciona a EFD-Reinf em 2025?
- Quem precisa enviar: Empresas que fazem retenção de impostos, prestadores de serviços, entidades sem fins lucrativos, entre outros.
- Quais tributos são informados: Imposto de Renda (IR), CSLL, PIS, Cofins e contribuições previdenciárias.
- Como enviar: O envio é feito pelo portal do eSocial ou por sistemas contábeis integrados.
- Novidade de 2025: A partir de 20 de fevereiro, o ambiente de produção restrita (teste) terá um limite de 1.000 arquivos por tipo de evento, e os dados antigos serão apagados.
Por que é importante?
A EFD-Reinf ajuda a manter a regularidade fiscal das empresas, evita problemas com a Receita Federal e substitui declarações antigas, tornando o processo mais digital e eficiente.
Para evitar erros e multas, é essencial que as empresas revisem os dados antes do envio e, se necessário, procurem um contador para orientação.
Mudanças na EFD-Reinf
- Série R-4000: A partir de setembro, a EFD-Reinf começou a coletar dados que antes eram informados anualmente na Dirf, como PIS/Pasep, Cofins, CSLL e IR.
- Base mensal: Essas informações, que antes eram entregues anualmente, agora precisam ser reportadas mensalmente à Receita Federal.
- Ajustes nos códigos de natureza do rendimento: Empresas precisam atualizar seus sistemas para refletir as novas exigências.
Atualização para 2025
- A EFD-Reinf se tornou a principal obrigação acessória para as retenções federais.
- A DIRF foi extinta.
- Os contribuintes precisam ficar atentos aos prazos e regras para não ter inconsistências ou multas.
- A ideia é simplificar, modernizar e dar mais transparência na declaração de impostos.
O que mudou em 2025?
- Substituição da DIRF: agora todas as informações vão pela EFD-Reinf, inclusive IRRF.
- Integração com o eSocial: transmissão via mesma plataforma, com leiautes atualizados.
- Novos eventos e registros (como retenções sobre aluguéis pagos a PF).
- Mais automatização: após o envio, a Receita gera a DCTFWeb e o DARF automaticamente.
- Segurança digital: conexão aos Web Services agora exige protocolos TLS atualizados (reforço válido para 2025).
Estrutura básica
- Bloco 20: retenções, CPRB e receitas da produção rural;
- Bloco 40: retenções de PIS, Cofins e CSLL, além de recursos recebidos/repassados.
Conformidade com as Novas Regras
Empresas precisam se ajustar às novas regras e podem contar com suporte especializado a fim de garantir o cumprimento das exigências fiscais e contábeis.
Portanto, veja um comparativo no quadro abaixo:
| Antes / 2024 | Atualização / 2025 | |
| O que é | Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, substitui a GFIP, centraliza informações sobre retenções e contribuições | Mesma função, mas passa a substituir também a DIRF para IRRF, CSLL, PIS/Pasep e Cofins, tornando-se a principal obrigação acessória de retenções federais |
| Para que serve | Facilitar fiscalização, aumentar transparência, otimizar gestão tributária e integrar obrigações digitais | Mesma função, com mais integração ao eSocial e DCTFWeb, gerando automaticamente DARFs |
| Quem deve entregar | Empresas que realizam retenções na fonte, prestadoras de serviços para órgãos públicos, algumas do Simples Nacional | Mesma obrigatoriedade, mas com atenção especial a retenções federais mensais, incluindo IRRF, CSLL, PIS/Pasep e Cofins; a DIRF deixa de existir a partir de janeiro/2025 |
| O que deve informar | Retenções na fonte, pagamentos e compensações, cumprimento das obrigações, outras informações solicitadas | Mesma informação, mas mensalmente; inclui detalhamento de todas as retenções federais, antes declaradas na DIRF |
| Quem está isento | MEIs sem retenções, empresas que não realizam retenções | Continua a mesma regra, mas atenção a novas obrigações de retenções federais — isenção só se não houver fatos geradores |
Multas e Penalidades
Confira, em seguida, as penalidades associadas ao não cumprimento das obrigações relacionadas à EFD-Reinf:
Consequências da não entrega ou entrega incorreta da EFD-Reinf:
- Multa por atraso: A não entrega da EFD-Reinf no prazo estabelecido pode resultar em uma multa de 2% ao mês ou fração sobre o valor dos tributos informados, limitada a 20%. Há também uma multa mínima estabelecida.
- Multa por informações incorretas ou omitidas: A apresentação de dados inexatos ou incompletos pode acarretar uma multa de R$ 20,00 para cada conjunto de 10 informações erradas ou omitidas.
Como evitar multas:
- Cumprimento dos prazos: A EFD-Reinf deve ser transmitida mensalmente até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração. Se o dia 15 cair em um feriado ou fim de semana, o prazo é antecipado para o dia útil imediatamente anterior.
- Revisão das informações: É essencial revisar os dados antes do envio para garantir a precisão das informações e evitar penalidades por erros ou omissões.
- Capacitação e atualização: Manter-se informado sobre as atualizações na legislação e capacitar a equipe responsável pela escrituração fiscal são medidas fundamentais para assegurar o cumprimento adequado das obrigações fiscais.
Benefícios da EFD-Reinf:
- Gestão: Facilita o controle de todas as etapas do processo.
- Conformidade: Garante a apuração e entrega correta dos impostos.
- Eficiência: Reduz a carga de trabalho na escrituração.
- Facilidade: Pode ser adotada tanto na nuvem quanto em on-premise (local).
Vantagens da EFD-Reinf:
- Segurança: Garante a segurança na geração, transmissão e controle dos dados.
- Performance: Processa tudo rapidamente em todas as etapas.
- Flexibilidade: Integra dados fiscais de sistemas diferentes.
- Rastreabilidade: Permite rastrear os eventos e documentos usados.
Como implementar a EFD-Reinf no meu software?
Implementar a EFD-Reinf no seu software pode ser uma tarefa desafiadora que requer ajustes precisos e integração de várias informações fiscais. Além deste aspecto, pode implicar na necessidade de contratação de serviços especializados em TI.
Avaliando este cenário a é-Simples, líder em soluções para contadores e empresas, desenvolveu uma plataforma inteligente de gestão contábil. Por exemplo, o nosso Módulo de Recuperação de Impostos.
Através desta solução, é possível ganhar eficiência e evitar erros no preenchimento da EFD-Reinf, facilitando significativamente a vida de contadores e empresas. O módulo é de fácil utilização, desenvolvido em plataforma intuitiva.
EFD-Reinf: Perguntas Frequentes
1- Quem deve entregar a EFD-Reinf?
Como vimos a EFD-Reinf é obrigatória para os seguintes contribuintes:
- Empresas que prestam ou contratam serviços com cessão de mão-de-obra (empresas que disponibilizam trabalhadores para outra empresa realizar serviços contínuos).
- Empresas responsáveis pela retenção de tributos como PIS, Cofins e CSLL.
- Empresas optantes pelo CPRB (desoneração da folha de pagamento).
- Produtores rurais e agroindústrias (pessoas jurídicas).
- Associações desportivas com equipe de futebol profissional.
- Empresas que destinam recursos para associações desportivas com equipes de futebol profissional.
- Entidades promotoras de eventos envolvendo associações desportivas com equipes de futebol profissional.
- Pessoas jurídicas ou físicas que realizaram retenção de Imposto de Renda na Fonte (IRRF).
Esses contribuintes precisam entregar a EFD-Reinf para cumprir as obrigações fiscais e evitar multas.
2- Qual é a relação entre o eSocial e a EFD-Reinf?
O eSocial e a EFD-Reinf são dois sistemas diferentes, mas ambos fazem parte do processo de digitalização das informações fiscais e trabalhistas no Brasil.
- eSocial: Focado nas informações trabalhistas e previdenciárias de empregados e empregadores. Ele registra dados como folha de pagamento, vínculos trabalhistas e contribuições previdenciárias.
- EFD-Reinf: Destinado a informações fiscais sobre retenções de tributos que não têm relação direta com o trabalho, como notas fiscais e contratos de pessoas jurídicas (empresas).
Como se relacionam?
- Independentes, mas complementares: Os dois sistemas são independentes, mas se complementam. Eles podem funcionar em sistemas distintos e não dependem diretamente um do outro.
- Unificação na DCTF Web: A conexão entre as informações do eSocial e da EFD-Reinf ocorre na DCTF Web, onde os valores a recolher de impostos previdenciários são unificados. O contribuinte é responsável por consultar e conferir esses valores.
Em resumo, ambos os sistemas têm funções específicas, mas os dados relacionados à contribuição previdenciária são integrados na DCTF Web para facilitar o recolhimento dos impostos.
3- É preciso gerar a EFD-Reinf para usar o eSocial?
Não, não é obrigatório gerar a EFD-Reinf para quem usa o eSocial. O eSocial é destinado a pessoas físicas ou jurídicas que utilizam mão de obra remunerada (como empregados). Por outro lado, a EFD-Reinf é para empresas e pessoas que precisam informar retenções de tributos federais (como impostos sobre serviços ou contribuições previdenciárias).
Portanto, uma empresa pode precisar enviar o eSocial sem ter que enviar a EFD-Reinf e vice-versa, dependendo da sua situação fiscal.
4- Quem é o responsável pela entrega da EFD-Reinf?
Em resumo, a responsabilidade principal pela entrega da EFD-Reinf é do contador da empresa. No entanto, para garantir que as informações estejam corretas, a colaboração de outras áreas é essencial:
- Financeira: Para registrar as retenções das contribuições sociais no momento dos pagamentos.
- Jurídica: Para gerenciar e informar sobre processos administrativos e judiciais.
- Fiscal: Para orientar e verificar as informações sobre retenções previdenciárias e do imposto de renda dos documentos fiscais.
Ou seja, o contador é quem envia, mas precisa do apoio de várias áreas da empresa para garantir que todos os dados estejam corretos e completos.
5- É obrigatório ter uma ferramenta que faça o envio da EFD-Reinf para a Receita Federal?
Sim. A fim de realizar a entrega da EFD-Reinf é obrigatório ter um sistema de mensageria. Isso porque a Receita Federal utiliza web services para enviar e receber os dados automaticamente entre o sistema da empresa e o da Receita Federal, de forma online.
Por que é necessário um sistema de mensageria?
- Assinatura e criptografia: Todos os arquivos precisam ser assinados com um certificado digital A1 ou A3 e criptografados para garantir a segurança na comunicação.
- Responsabilidade do contribuinte: A Receita Federal não fornece um programa para enviar os arquivos, então, é responsabilidade da empresa adquirir uma ferramenta que permita o envio correto das informações.
Ou seja, para enviar a EFD-Reinf, a empresa precisa de um sistema que se conecte diretamente com a Receita Federal e siga todas as normas de segurança.
6- Empresas sem movimento precisam enviar a EFD-Reinf?
Não. Pois se a empresa não teve movimento fiscal no período (sem fatos geradores ou retenções), ela está dispensada de enviar a EFD-Reinf.
Antes, essa isenção se aplicava apenas a empresas do 3º grupo, mas com a nova instrução normativa (IN RFB nº 2.043/2021), agora vale para todas as empresas, independentemente do grupo.
| ✅ Assim, se não houve retenção de impostos ou outro tipo de obrigação no período, a empresa não precisa enviar o evento R-1000 ou qualquer outro evento da EFD-Reinf. |
7- Quais dados serão incluídos na EFD-Reinf para substituir a GFIP?
A EFD-Reinf vai substituir a GFIP para algumas informações fiscais, especialmente na área da construção civil. Atualmente, a GFIP é usada para registrar informações sobre contribuição previdenciária de serviços na construção civil. Com a EFD-Reinf, essas informações serão enviadas em eventos específicos, como:
- R-2010: Para serviços tomados (quando a empresa contrata um serviço na construção civil).
- R-2020: Para serviços prestados (quando a empresa oferece serviços na construção civil).
💡 Mudança importante:
A EFD-Reinf e o eSocial irão juntos fazer o trabalho da GFIP, simplificando e unificando o processo de envio de dados fiscais relacionados a obras e contribuições previdenciárias. Isso vai reduzir a burocracia e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais pelas empresas.
8- Posso retificar o EFD-Reinf mais de uma vez por período?
Sim! Porque não há limite para retificar as informações enviadas no EFD-Reinf. Ou seja, você pode corrigir os dados sempre que necessário, mas há duas formas de fazer isso:
- Arquivo Retificador:
- Você envia um novo arquivo informando que ele é uma retificação.
- Para isso, precisa incluir o número do recibo do arquivo anterior, para mostrar qual arquivo está sendo corrigido.
- Você envia um novo arquivo informando que ele é uma retificação.
- Exclusão das Informações:
- É possível excluir os dados de um período usando o registro R-9000.
- Para excluir, é necessário o número do recibo do arquivo anterior.
- Depois, você envia os dados corrigidos novamente como se fosse o envio original.
- É possível excluir os dados de um período usando o registro R-9000.
Essas duas opções permitem corrigir informações sem limite de vezes, desde que sigam o processo correto.
9. Como posso testar o envio das informações do EFD-Reinf?
Antes de tudo, para realizar testes de envio das informações do EFD-Reinf, o contribuinte deve enviar os dados para o ambiente de produção restrita. Para isso, é necessário usar o código do ambiente igual a 2 – Produção restrita no momento do envio.
⚠️ Importante:
- Qualquer contribuinte pode fazer esses testes, mesmo aqueles que ainda não têm a obrigação de enviar o EFD-Reinf.
- O ambiente de produção restrita permite testar como será o processo de envio, mas sem gerar efeitos reais, ou seja, não impacta o Fisco nem a empresa de forma definitiva.
Esses testes são úteis para garantir que o envio dos dados será feito corretamente quando o EFD-Reinf se tornar obrigatório.
Conclusão
A EFD-Reinf, uma parte integral do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é um módulo significativo utilizado para coletar informações que representam obrigações fiscais de pessoas jurídicas.
Ela se aplica no Simples Nacional para prestar e contratar serviços sujeitos à retenção de contribuições sociais. Com abrangência a diversas empresas e cumprimento necessários, a EFD-Reinf deve ser transmitida digitalmente pela Receita Federal e os tributos declarados, pagos por meio de DARF ou GPS.
Cuidadosamente planejado, o cronograma de implantação divide as empresas em grupos, baseados no faturamento ou nas características dos contribuintes. Ele é fundamental para evitar problemas com não conformidades e multas.
Os eventos, por outro lado, essenciais para a correta apuração e declaração dos impostos, são divididos em Eventos de Tabela, estruturais da empresa, e Eventos Periódicos, referentes a cada período de apuração da obrigação tributária.
Para dinamizar e automatizar processo no cotidiano, a é-Simples desenvolveu o Módulo de Recuperação de Impostos. Então, uma solução inteligente destinada à recuperação tributária.
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Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.
