Conheça o XML em seus detalhes

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Com o uso constante do SPED, uma sigla tem interessado a muitos da área contábil: XML. Por isso, querendo que você o conheça em seus detalhes, preparamos este post para explicar o que isso significa e quais são os seus benefícios.

Assim, continue a leitura e tire as suas dúvidas sobre o assunto. Vamos lá?!?

O que é XML?

Essa sigla em inglês, significa eXtensible Markup Language, isto é uma linguagem de marcação, um conjunto de sinais e códigos aplicados a textos ou a dados para ditar a sua configuração no sistema. Hum, ficou difícil? Então, vamos facilitar!

O arquivo XML é o formato digital que foi escolhido para modernizar os Documentos Fiscais Eletrônicos, a saber, estes: NF-e, NFC-e, CF-e SAT, NFS-e, CTe, MDF-e e BP-e. Portanto, as transações comerciais são registradas e armazenadas eletronicamente em arquivos XML.

O que é o arquivo XML da NF-e?

O arquivo XML da NF-e é a versão digital da nota fiscal que tem a ver com o padrão nacional de escrituração fiscal. Desse modo, a NF-e pode ser usada em todo o território nacional com segurança.

Alerta:

Embora as Secretarias da Fazenda tenham conhecimento sobre todas as notas emitidas, é preciso guardar os arquivos XML, tanto para a garantia como para a troca de produtos. Bem como, para os apresentar em caso de fiscalização da Receita. Além disso, o seu armazenamento é obrigatório por até 5 anos.

Como armazenar os arquivos XML?

Visto que a segurança é vital ao se lidar com diferentes dados; com efeito, armazenar os documentos fiscais na nuvem (cloud computing) é a solução ideal. De tal forma que, a chance de se perder esses arquivos é quase 0. Aliás, se tem a vantagem de poder acessar os arquivos de qualquer computador ou celular conectado à internet.

Benefícios do XML

Os arquivos XML foram criados para:

• reunir informações, gerando relatórios com notas precisas;
• diminuir custos com documentação física;
• acelerar e melhorar os processos;
• direcionar mais esforços em sua produção de negócio.

No entanto, tenha atenção! Para trazer maior segurança às operações mercantis se criou a Manifestação do Destinatário, um meio que valida fiscalmente a transação. Ao propósito, possui 4 eventos:

• Ciência da Emissão;
• Confirmação da Operação;
• Registro de Operação não Realizada;
• Desconhecimento da Operação

Logo que, estes informam ao fisco que o destinatário da NF-e confirma ou não as informações prestadas pelo emissor do documento.

A sua importância no cruzamento dos dados

Antes de tudo, sabemos que esse cruzamento é de grande importância! Porque essas análises reduzem os riscos de encaminhar declarações omissas, inexatas ou incompletas. Para isso, podem se cruzar os seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos:

• NF-e, NFC-e, CF-e e CTe com a EFD ICMS/IPI, vendo, por exemplo, documentos não escriturados, inconsistências entre
  os dados do arquivo XML e os dados escriturados;
• os débitos e créditos de ICMS e IPI escriturados no SPED FISCAL e os valores contidos no Documento Fiscal Eletrônico;
• a NF-e, CF-e e NFC- e com a EFD Contribuições, detectando documentos não escriturados e comparando os dados do arquivo XML com os valores da Escrituração Fiscal Digital.

Usufrua da tecnologia!

Enfim, cruzar os dados dos Documentos Fiscais Eletrônicos com as informações prestadas em outras obrigações acessórias requer tempo e esforço do profissional contábil. Pois, são muitas as conferências a se realizar e o Fisco tem usado sistemas de ponta para efetuar a fiscalização.

Igualmente, podemos usar a tecnologia em nosso benefício e nos antecipar à fiscalização. Tenha uma ferramenta digital que armazena os arquivos de obrigações acessórias e apresenta resultados eficazes: a auditoria eletrônica. Esse recurso contribui para que erros sejam evitados e o trabalho progrida. Saiba mais como usufruir dessa tecnologia conosco!