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Arquivo XML da Nota Fiscal: tudo que você precisa saber

14 minutos para ler

Com a crescente adoção do SPED, uma sigla tem despertado o interesse de muitos profissionais da área contábil: XML. Este formato é fundamental para a emissão e armazenamento de documentos fiscais, incluindo o arquivo XML da nota fiscal.

Então, neste post vamos explorar em detalhes o que significa esse conceito e quais são os benefícios de utilizá-lo em sua rotina contábil.

O que é XML?
O que é o arquivo XML da NF-e?
Qual a função do XML da NF-e?
Quais informações deve conter O XML da NF-e?
É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?
Como armazenar os arquivos XML?
Benefícios do XML
Como gerar XML de Nota Fiscal?
Passo a passo: como baixar XML de nota fiscal
Como baixar XML de nota fiscal na SEFAZ
Como é a estrutura de um arquivo XML?
Diferenças entre XML, NF-e e DANFE
8 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da nota fiscal

O que é XML?

XML é a sigla para “Extensible Markup Language”, uma linguagem de marcação com regras para formatar documentos de forma que eles sejam facilmente lidos tanto por humanos quanto por máquinas.
Além disso, se popularizou aqui no Brasil, por ser o tipo de arquivo mais utilizado na emissão de notas fiscais digitais.

O arquivo XML é o formato digital que foi escolhido para modernizar os Documentos Fiscais Eletrônicos, a saber, estes: NF-e, NFC-e, CF-e SAT, NFS-e, CTe, MDF-e e BP-e. Portanto, as transações comerciais são registradas e armazenadas eletronicamente em arquivos XML.

O que é o arquivo XML da NF-e?

O arquivo XML da NF-e é a versão digital da nota fiscal que tem a ver com o padrão nacional de escrituração fiscal. Desse modo, a NF-e pode ser usada em todo o território nacional com segurança.

Qual a função do XML da NF-e?

O arquivo XML da NF-e é o formato oficial da nota fiscal eletrônica, que comprova a venda de um produto ou serviço.
Além disso, ele formaliza a propriedade que foi comprada e permite que o governo fiscalize o pagamento de tributos.

Portanto, a utilização correta desse formato é essencial para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas futuros.

Tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar esse arquivo por pelo menos 5 anos, pois a Receita Federal pode solicitar esse documento para auditorias.

Desde 2006, a NF-e substitui os antigos talões de notas fiscais, oferecendo mais praticidade e eficiência para empresas e órgãos públicos.

Quais informações deve conter O XML da NF-e?

  1. Identificação da NF-e: Número, série, dados de emissão e chave de acesso;
  2. Emitente: CNPJ, razão social, endereço e inscrição estadual;
  3. Destinatário: CNPJ/CPF, nome/razão social e endereço;
  4. Produtos e Serviços: Código, descrição, NCM, CFOP, quantidade, valor unitário e total;
  5. Tributos: ICMS, IPI, PIS, COFINS, e outros impostos;
  6. Transporte: Modalidade de frete, transportadora e peso;
  7. Pagamento: Forma e condições de pagamento;
  8. Assinatura Digital: Certificado digital para garantir a validade jurídica.

É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?

Sim, é obrigatório armazenar o XML das Notas Fiscais por 5 anos , em conformidade com a legislação fiscal brasileira (artigo 173 do Código Tributário Nacional e ajustes SINIEF 07/2005 e 09/2007).

Portanto, Se a empresa não apresentar o arquivo XML durante uma fiscalização, poderá receber uma multa. Essas multas podem variar e podem ser aplicadas para cada XML que estiver faltando.

Como armazenar os arquivos XML?

Visto que a segurança é vital ao se lidar com diferentes dados; com efeito, armazenar os documentos fiscais na nuvem (cloud computing) é a solução ideal.

De tal forma que, a chance de se perder esses arquivos é quase 0. Aliás, se tem a vantagem de poder acessar os arquivos de qualquer computador ou celular conectado à internet.

Arquivo XML da Nota Fiscal: tudo que você precisa saber

Benefícios do XML

Escolhemos o XML para carregar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) porque é um formato versátil e de fácil portabilidade.

Em outras palavras, isso significa que um banco de dados pode gerar um arquivo XML, e outro banco, de plataforma diferente, pode ler esses mesmos dados sem problemas de compatibilidade.

Além disso, o padrão XML é facilmente atualizado. Por exemplo, em 2018, o layout da NF-e foi atualizado para a versão 4.0 sem grandes dificuldades.

Para o empreendedor, o uso do XML oferece diversas vantagens:

  • Facilitar a integração de informações;
  • Reduz custos com papéis e documentos fiscais;
  • Acelerar processos burocráticos que antes eram demorados;
  • Melhore a organização de documentos fiscais, com a possibilidade de gerar relatórios sempre que necessário.

Outra vantagem importante é que o contador consiga acessar rapidamente as informações da nota fiscal, evitando retrabalhos e, consequentemente, juros, impostos e multas por atrasos.

No entanto, tenha atenção! Para trazer maior segurança às operações mercantis se criou a Manifestação do Destinatário, um meio que valida fiscalmente a transação. Ao propósito, possui 4 eventos:

  • Ciência da Emissão;
  • Confirmação da Operação;
  • Registro de Operação não Realizada;
  • Desconhecimento da Operação

Logo que, estes informam ao fisco que o destinatário da NF-e confirma ou não as informações prestadas pelo emissor do documento.

A sua importância no cruzamento dos dados

Antes de tudo, sabemos que esse cruzamento é de grande importância! Porque essas análises reduzem os riscos de encaminhar declarações omissas, inexatas ou incompletas.

Desse modo, podem se cruzar os seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos:

  • NF-e, NFC-e, CF-e e CTe com a EFD ICMS/IPI, vendo, por exemplo, documentos não escriturados, inconsistências entre os dados do arquivo XML e os dados escriturados;
  • os débitos e créditos de ICMS e IPI escriturados no SPED FISCAL e os valores contidos no Documento Fiscal Eletrônico;
  • a NF-e, CF-e e NFC- e com a EFD Contribuições, detectando documentos não escriturados e comparando os dados do arquivo XML com os valores da Escrituração Fiscal Digital.

Como gerar XML de Nota Fiscal?

  • Obtenha certificado digital para assinar a NF-e;
  • Escolha e configure o software de emissão de NF-e;
  • Preencher os dados fiscais da NF-e no software (emitente, destinatários, produtos, tributos);
  • Gerar e assinar digitalmente o XML da NF-e;
  • Envie o XML para a SEFAZ para validação;
  • Receber a Autorização de Uso da SEFAZ;
  • Emitir o DANFE (opcional, para transporte de mercadorias);
  • Armazenar e enviar o XML ao destinatário.
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Passo a passo: como baixar XML de nota fiscal

Para baixar o XML de uma nota fiscal, você pode seguir estes passos gerais, que variam de acordo com o software ou sistema que você está usando:

  1. Acesse o sistema: Entre na sua conta do software que você utiliza para gerenciar suas notas fiscais (como Bling, por exemplo);
  2. Localizar uma nota fiscal: Vá até a seção de notas fiscais emitidas. Isso pode estar em um menu como “Notas Fiscais”, “Vendas” ou “Financeiro”;
  3. Selecione a nota fiscal: Encontre a nota fiscal específica que você deseja baixar. Você pode precisar usar filtros para facilitar a busca, como dados ou número da nota;
  4. Baixar o XML: Depois de localizar a nota fiscal, geralmente há uma opção para visualizar ou baixar o XML. Procure por um botão ou link que diga “Baixar XML” ou “Exportar XML”.
  5. Salvar o arquivo: O arquivo XML será baixado para o seu computador. Assim, poderá salvá-lo em um local acessível.

 Como baixar XML de nota fiscal na SEFAZ

Para baixar o XML de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) na SEF (Secretaria da Fazenda), siga os passos abaixo:

  • 1. Acesse o site da SEF do seu Estado: Cada estado brasileiro tem um portal específico para a consulta de NF-e;
  • 2. Encontre a seção de consulta de NF-e: Normalmente, há uma opção para “Consulta de NF-e” ou “Nota Fiscal Eletrônica”;
  • 3. Preencha os dados necessários: Você precisará inserir informações como:

   – Chave de acesso da NF-e (geralmente, uma sequência de 44 dígitos);

   – CPF/CNPJ do emitente;

   – Código de verificação (se solicitado).

  • 4. Realize a consulta: Após preencher os campos, clique em “Consultar” ou “Buscar”;
  • 5. Baixe o XML: Se a nota fiscal estiver disponível, você verá opções para visualizar ou baixar o arquivo XML;
  • 6. Salve o arquivo: Após clicar na opção para download, salve o arquivo em seu computador.

Como é a estrutura de um arquivo XML?

O XML é uma linguagem de marcação que organiza as informações de duas formas:

  • Informações visíveis para o usuário: São os dados que podemos ler e entender, como o conteúdo de um documento.
  • Informações para o sistema: São códigos que dizem aos programas como exibir, organizar e processar essas informações.

No XML, usamos tags , que são como rótulos entre símbolos “<” e “>”, para marcar o início e o fim das partes do documento. Entretanto, algumas tags não precisam de um encerramento específico.

Em seguida, confira alguns exemplos de tags em um arquivo de nota fiscal eletrônica (NFe):

<NFe> : Inicia o documento da nota fiscal.

<infNFe Id:> : Mostra a chave de acesso da nota fiscal, com 44 caracteres.

<cUF> : Identifica o código da Unidade da Federação (Estado).

<emit> : Informações do emitente (quem emitiu a nota), como o CNPJ, nome e endereço.

<dest> : Informações do destinatário da nota (quem recebeu).

<prod> : Detalhes sobre o produto ou serviço, como código, preço e impostos.

<transp> : Informações sobre o frete, como quem vai pagar pelo transporte.

<Assinatura> : Assinatura digital para garantir a proteção do documento.

Se organiza esses elementos como informações de forma que o programa ou plataforma que lê o XML podem mostrar tudo de forma clara e organizada para os usuários, sem que eles precisem ver o código por trás.

Diferenças entre XML, NF-e e DANFE

XML, NF-e e DANFE são termos relacionados ao processo de emissão de notas fiscais eletrônicas no Brasil, mas eles têm funções e formatos diferentes. Aqui estão as principais diferenças:

1. XML (Linguagem de Marcação Extensível)

  • Formato : O XML é um formato de arquivo de dados estruturado, usado para armazenar informações de forma organizada e padronizada;
  • Uso na NF-e : No contexto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o XML é o formato utilizado para representar a NF-e digitalmente. Ele contém todas as informações fiscais, como dados do emitente, destinatários, produtos, impostos e valores;
  • Validade Jurídica : O arquivo XML da NF-e é a versão oficial e possui validade jurídica certificada, sendo assinado digitalmente com um digital. É o arquivo que deve ser armazenado e compartilhado entre empresas e autoridades fiscais;
  • Transmissão : O XML é transmitido ao Fisco (SEFAZ) para validação.

2. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

  • Definição: Uma NF-e é um documento fiscal eletrônico que substitui uma nota fiscal em papel. Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços;
  • Natureza Eletrônica: A NF-e é gerada e armazenada apenas em formato digital, e a versão válida deste documento é o arquivo XML;
  • Regulamentação: A NF-e é regulamentada pela Receita Federal e pelas Secretarias da Fazenda Estaduais (SEFAZ), sendo obrigatória para determinadas operações comerciais;
  • Finalidade: Documentar transações comerciais e ser enviado eletronicamente à SEFAZ para registro e validação.

3. DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)

  • Formato: O DANFE é uma representação física (impressa) simplificada da NF-e. Ele não é uma nota fiscal em si, mas apenas um espelho do XML da NF-e, com informações resumidas;
  • Função: O DANFE acompanha o transporte das mercadorias, fornecido como um documento de apoio para facilitar a conferência e o controle logístico. Ele contém um código de barras ou QR Code que permite acessar uma NF-e completa eletronicamente;
  • Sem validade jurídica: O DANFE, por si só, não tem validade jurídica. Ele é apenas um auxiliar para facilitar o acesso à versão eletrônica da NF-e, que não é XML.

Resumo das Diferenças

  • XML: É ​​o formato de arquivo onde a NF-e é gerada e armazenada. Tem validade jurídica e contém todas as informações fiscais;
  • NF-e: É uma nota fiscal eletrônica, um documento fiscal oficial, gerado eletronicamente para registradores de transações comerciais;
  • DANFE: É a versão impressa da NF-e, usada para acompanhar o transporte de mercadorias, mas sem validade jurídica.

8 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da nota fiscal

Gerenciar arquivos XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de maneira eficiente é essencial para facilitar o controle, a consulta e o armazenamento. Aqui estão oito dicas para o gerenciamento:

1. Organização por Pastas

  • Crie uma estrutura de pastas clara e hierárquica para armazenar os arquivos XML. Separe por ano, mês ou categoria de produto/serviço, facilitando a localização.

2. Nomenclatura Padronizada

  • Utilize um padrão de nomenclatura que inclua informações como os dados de emissão e o número da NF-e. Por exemplo: 2024-10-14_NF_123456.xml.

3. Backup regular

  • Faça backups frequentes dos arquivos XML, preferencialmente em nuvens ou discos externos, para evitar perdas em caso de falhas técnicas.

4. Utilização de Software Especializado

  • Considere o uso de softwares de gerenciamento de NF-e que automatizem o download, o armazenamento e o controle dos arquivos, além de facilitar a consulta e o envio de relatórios.

5. Automatização de Processos

  • Sempre que possível, automatize os processos de obtenção e arquivamento de NF-e, utilizando scripts ou integrações com sistemas de gestão.

6. Verificação e Validação

  • Regularmente, valide os arquivos XML para garantir que estejam em conformidade com o layout exigido pela SEF (Secretaria da Fazenda) e que não apresentem erros.

7. Controle de Acesso

  • Estabeleça níveis de acesso aos arquivos, permitindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou alterar os dados, garantindo segurança e privacidade.

8. Atualização de Informações

  • Por fim, mantenha sempre atualizado um registro de informações relacionadas à NF-e, como dados de envio, destinatários e status de pagamento, em um banco de dados ou planilha.

Usufrua da tecnologia!

Enfim, cruzar os dados dos Documentos Fiscais Eletrônicos com as informações prestadas em outras obrigações acessórias requer tempo e esforço do profissional contábil. Pois, são muitas as conferências a se realizar e o Fisco tem usado sistemas de ponta para efetuar a fiscalização.

Igualmente, podemos usar a tecnologia em nosso benefício e nos antecipar à fiscalização. Tenha uma ferramenta digital que armazena os arquivos de obrigações acessórias e apresenta resultados eficazes: a auditoria eletrônica. Esse recurso contribui para que erros sejam evitados e o trabalho progrida. Saiba mais como usufruir dessa tecnologia conosco!

Conclusão:

Em resumo, o arquivo XML da nota fiscal é uma ferramenta essencial no contexto do SPED, oferecendo agilidade e segurança no gerenciamento de documentos fiscais. Compreender sua importância e como utilizá-lo pode facilitar significativamente a rotina contábil, além de garantir a conformidade com as exigências legais.

Assim, ao adotar boas práticas em relação ao arquivo XML, você não apenas otimiza seus processos, mas também contribui para uma gestão mais eficaz e transparente. Fique atento às atualizações e continue aprimorando.

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