4 minutos para ler
A contabilidade é uma área que envolve o uso de uma grande quantidade de dados e informações; muitas vezes, sigilosos. Por esse motivo, ter uma gestão documental eficaz é essencial.
Essa gestão elabora processos que mantém o controle e o armazenamento adequado de qualquer tipo de registro; sobretudo, considerando alguns fatores como o tempo, a categoria e a importância.
Tudo isso é importante para garantir a segurança, a produtividade e a competitividade no mercado.
Quer conhecer as técnicas que podem adir na gestão de documentos do seu negócio?
Arraste a barra para comparar
UMA NOVA FORMA DE FAZER CONTABILIDADE
Contador, você não precisa de um sistema antigo e complexo!
Precisa de uma plataforma que resolva exatamente os problemas do seu escritório, sem módulos desnecessários, sem complexidade e sem pagar pelo que nunca vai usar!
TESTE GRÁTIS
Conheça uma nova forma de fazer contabilidade
Preencha o formulário e descubra como simplificar a rotina do seu escritório.
Então, continue a leitura deste post!
Navegação
Índice do Artigo
Separe um local próprio para o armazenamento
De fato, é fundamental que os documentos estejam em um local próprio; seja no ambiente digital ou físico.
Com a definição desse local, você pode separar os documentos mais se usa e se têm menos acessos.
Bem como, os que podemos digitalizar e os que precisamos guardar em espaço físico.
É a partir dessa prática que a gestão de documentos entra em ação.
Organize a sua carteira de clientes
A agilidade no atendimento é um dos traços mais desejados pelas empresas que contratam os serviços de um escritório de contabilidade.
Visto que esse processo traz outras atividades, o dever de administrar os documentos é árduo!
Por certo, fixar regras que visem simplificar a tarefa de achar tais documentos e classificar os clientes é vital.
Portanto, para fazer essa organização, pode se definir os seguintes critérios.
A saber, são eles:
- Ordem alfabética;
- Área de atuação do cliente;
- Natureza jurídica da empresa;
- Data da contratação, entre outros.
Tenha uma rotina de digitalização
Não há dúvidas sobre a importância de se digitalizar os documentos, já que por meio desse hábito é possível eliminar os riscos de perda ou desvio de documentos.
Além de liberar espaço físico do escritório e gerar economia de impressão, ou seja, papéis, tinta e outros materiais.
FEITO PARA O SIMPLES NACIONAL
Somos especialistas em Simples Nacional. Não em complexidade!
Teste a plataforma desenvolvida para quem atende empresas do Simples Nacional, reunindo as ferramentas essenciais para uma rotina mais produtiva e eficiente.
TESTE GRÁTIS
Conheça a é-Simples
Preencha o formulário e conheça uma plataforma feita para simplificar a rotina do seu escritório.
Para se manter a organização é bom ter um porta-documentos para cada setor do escritório.
Assim, cada colaborador pode colocar lá, no decorrer do dia, os papéis que irá se digitalizar.
Também é possível marcar um período do dia para fazer isso, o que vai conferir o rendimento e evitar que funcionários parem o que estão fazendo para cuidar das digitalizações.
Elabore processos de organização
Visto que se produzem vários documentos durante um serviço do escritório de contabilidade; assim, é necessário criar uma política de rumo do registro após o seu uso.
Essa prática precisa virar rotina no local de trabalho. Em função disso, todos os empregados devem ter orientação e treinamento para cumprir as normas definidas.
Com a elaboração dessa rotina, os documentos não ficarão acumulados e nem terá a perda de tempo dos funcionários. Permitindo que todos os departamentos tenham atendimento sempre que instados.
Invista na tecnologia
Os programas de gestão surgiram para facilitar a vida dos profissionais. Essa ferramenta tem diversas vantagens, que vão muito além de gerir os processos.
No caso da gestão documental, um bom sistema melhora a organização, propicia o fácil acesso aos arquivos e traz um método de administração a priori.
DEPOIMENTOS DE CLIENTES
Quem simplificou a rotina, recomenda!
Veja como contadores estão transformando a gestão do Simples Nacional.
1
/
5
Use as setas para assistir a outros depoimentos.
Tenha os seguintes benefícios:
✓
Mais produtividade
✓
Menos complexidade
✓
Apuração Inteligente
✓
PGDAS sem complicação
✓
Contabilidade mais simples
✓
Tributação mais segura
TESTE GRÁTIS
Conheça a é-Simples
Preencha seus dados e descubra como simplificar a rotina do seu escritório.
Além disso, com a tecnologia e o armazenamento em nuvem, o profissional consegue guardar todos os documentos com segurança; sem a perda, o ataque de hackers ou extravios, e pode acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento.
Agora que você entende a importância da gestão documental para o escritório de contabilidade, não espere mais para colocar as dicas aqui apresentadas em prática e usufruir de todos os benefícios que essa ação pode te oferecer.
Gostou de saber mais sobre a gestão documental?
Então, assine a nossa newsletter para receber, diretamente na sua caixa de e-mails, outros conteúdos como este!
Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.
