Regime de Caixa no Simples, é uma boa opção para você?

19 minutos para ler

O Simples Nacional é o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições, voltado para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

Uma vez que a empresa passa a recolher seus tributos pela sistemática do Simples Nacional existem várias regras que devemos observar.

Assim sendo, uma delas é a opção de tributar as suas receitas pelo regime de caixa ou pelo regime de competência.

Neste conteúdo, vamos te explicar tudo sobre o regime de caixa, seu funcionamento, importância na gestão e análise dos possíveis impactos na escolha do regime de caixa.

Além disso, veja os parâmetros para escolher o melhor regime de apuração do Simples Nacional.

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O que é regime de caixa?

O regime de caixa é uma forma de organizar as finanças de uma empresa. Nele, só registramos as despesas e receitas quando o dinheiro entra ou sai do caixa, não importa quando a compra ocorreu ou quando o serviço foi prestado.

Ou seja, você os contabiliza na hora em que paga ou recebe, não quando acontece a transação em si. As empresas optantes pelo regime de caixa devem oferecer para tributação apenas os valores das suas receitas efetivamente recebidas.

Portanto, pelo regime de caixa, enquanto não houver o recebimento dos referidos valores, não haverá tributação. Ainda que o título de crédito já esteja vencido, protestado, ou lançado como perda.

A opção pelo regime de caixa servirá exclusivamente para a apuração da base de cálculo mensal. Sobre a qual incidirá a alíquota para cálculo dos valores de tributos a pagar.

Importância do Regime de Caixa

Em primeiro lugar, por meio do regime de caixa, evita-se que ocorram pagamentos de impostos sobre valores que não foram ainda recebidos ou que não serão recebidos de forma alguma.

Aliás, a opção pelo regime de caixa favorece empresas que trabalham com vendas a prazo ou com datas de pagamento diferentes da venda. Este método de controle financeiro pode ser ideal para micro e pequenas empresas, bem como para profissionais que realizam prestação de serviços.

Isso porque poderemos pagar o imposto apenas após o recebimento do dinheiro de seu cliente e não quando sua empresa emitir notas fiscais.

Quem pode optar pelo regime de caixa?

Somente Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) podem utilizar este tipo de serviço, além de ser optante do Simples Nacional.

De acordo com a Resolução CGSN 140/2018, no seu:

Art. 16. A base de cálculo para a determinação do valor devido mensalmente pela ME ou pela EPP optante pelo Simples Nacional será a receita bruta total mensal auferida (Regime de Competência) ou recebida (Regime de Caixa), conforme opção feita pelo contribuinte. (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 18, caput e § 3°)

Onde optar pelo regime de caixa?

A saber, a opção pelo regime de apuração do Simples Nacional é realizada com a utilização do código de acesso ou certificado digital.

Assim: no Portal do Simples Nacional > Simples > Serviços > Cálculo e Declaração.

Como optar pelo regime de caixa?

A opção pelo Regime de Apuração de Receitas (caixa ou competência) deve ocorrer anualmente, sendo irretratável para todo o ano-calendário.

A empresa que já está em atividade deve optar pelo regime quando calcular os valores relativos ao período de apuração de novembro, com efeitos para o ano-calendário seguinte.

A empresa em início de atividade deve optar pelo regime de acordo com as seguintes regras:

Empresa aberta em novembro: no cálculo da competência 11 – novembro opta DUAS VEZES. A primeira escolhendo o regime do próprio ano da abertura. A segunda pelo regime a vigorar no ano seguinte;
Empresa aberta em dezembro: no cálculo da competência 12 – dezembro opta DUAS VEZES. A primeira escolhendo o regime do próprio ano de abertura. A segunda para o ano seguinte ao da abertura;
Empresa aberta nos demais meses: no cálculo da competência relativa ao mês de abertura, opta pelo regime do próprio ano. No cálculo da competência 11 – novembro, opta pelo regime a vigorar no ano seguinte;
Empresa já em atividade, não optante pelo Simples Nacional (e que venha a optar pelo Simples Nacional em janeiro): opta pelo regime de apuração no cálculo da competência 01 – janeiro.

Regime de Caixa no Simples, é uma boa opção para você?

Como devo contabilizar?

Quando a empresa adota o regime de caixa, ela permanece obrigada a manter em boa ordem e guarda os documentos e livros com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária.

Esta movimentação consta no Livro Caixa ou na escrituração contábil, que está sujeita, de acordo com o modelo estabelecido pelo Anexo IX da Resolução CGSN nº 140/2018.

A escrituração contábil, na forma prevista na legislação comercial, deverá controlar os recebimentos de suas receitas em conta específica.

Na qual, em cada lançamento, será indicada a nota fiscal a que corresponder o recebimento, devendo conter, no mínimo, os seguintes dados, relativos a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

número e data de emissão de cada documento fiscal;
valor da operação ou prestação;
quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;
data de recebimento e valor recebido;
saldo a receber;
créditos considerados não mais cobráveis.

Quando se deve reconhecer a receita?

Devemos reconhecer a receita originária das atividades da empresa optante pelo Simples Nacional mensalmente, independente se ele é optante pelo regime de competência ou de caixa.

Porém, para usar como base de cálculo para apurar os tributos devidos no regime de caixa utilizamos a receita bruta recebida.

Já para quem é optante pelo regime de competência utilizamos o valor da receita bruta mensal auferida.

O que é receita bruta auferida?

Receita bruta auferida é a receita que ganhamos, ou seja, a receita que se reconhece, independente do recebimento, pelos bens que se vendeu ou pelos serviços que se prestou.

Quando nos referimos a receita bruta auferida, estamos tratando do regime de competência.

O que é receita bruta recebida?

Na receita bruta recebida é a receita reconhecida mediante ao recebimento dos valores correspondentes à venda de bens ou serviços prestados.

Quando nos referimos a receita bruta recebida, estamos tratando do regime de caixa.

Tributação da receita não recebida

Essas receitas auferidas e ainda não recebidas, deverão integrar a base de cálculo de apuração dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional, nas hipóteses a seguir:

no mês em que ocorrer o encerramento, na hipótese de a empresa encerrar sua atividade;

no último mês de vigência do regime de caixa, na hipótese de a empresa estar no regime de caixa em um ano e no ano seguinte desejar retornar ao regime de competência;
no mês anterior ao dos efeitos da exclusão, na hipótese de a empresa ser excluída do Simples Nacional.

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Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

O regime de caixa e o regime de competência são duas maneiras diferentes de lidar com as transações financeiras de uma empresa.

Regime de Caixa:
- O lançamento contábil ocorre no exato momento em que a empresa recebe dinheiro (entrada) ou gasta dinheiro (saída).
- Ou seja, se registram as transações quando o dinheiro efetivamente entra ou sai da conta da empresa.
Regime de Competência:
- Considera a data em que a venda, pagamento, investimento ou compra ocorreu, independentemente de quando se recebeu ou se pagou o dinheiro.
- Mesmo que o pagamento não tenha ocorrido, a transação é registrada no momento em que a obrigação ou receita é gerada.

Principais Diferenças:

No regime de caixa, o foco está no fluxo de dinheiro, registrando as transações com base nos momentos de entrada e saída de dinheiro.
No regime de competência, o foco está nos eventos econômicos, registrando as transações quando elas realmente acontecem, mesmo que o dinheiro não tenha mudado de mãos.

Exemplo Prático:

Imagine que você vendeu um produto em janeiro, mas o cliente só vai te pagar em fevereiro.
- No regime de caixa, a venda seria registrada em fevereiro, quando o dinheiro entra.
- No regime de competência, a venda seria registrada em janeiro, quando a transação ocorreu, independentemente do pagamento.

Assim, entender essas diferenças ajuda as empresas a escolherem a melhor abordagem para acompanhar suas finanças e desempenho, dependendo das necessidades específicas e do contexto operacional.

Análise de Caixa X Competência

Só para ilustrar, segue a tabela com um Exemplo de Análise de Caixa x Competência. Vamos considerar algumas transações ao longo de três meses:

Data	Descrição	Valor (R$)	Regime de Caixa	Regime de Competência
01/01/2024	Venda de Produto	500	Entrada	Entrada
15/01/2024	Compra de Material	200	Saída	Entrada
01/02/2024	Pagamento pela Venda	500	Entrada	–
10/02/2024	Pagamento pela Compra	200	Saída	–
20/02/2024	Serviço Prestado	300	–	Entrada
28/02/2024	Recebimento pelo Serviço	300	Entrada	–
05/03/2024	Despesa Operacional	100	Saída	Entrada

Explicação:

Venda de Produto (01/01/2024):
- Regime de Caixa: Registrada em 01/01 quando o dinheiro da venda entra.
- Regime de Competência: Também registrada em 01/01, pois é quando a venda ocorreu.
Compra de Material (15/01/2024):
- Regime de Caixa: Registrada em 15/01 quando o dinheiro para a compra sai.
- Regime de Competência: Registrada em 15/01, mesmo que o pagamento tenha ocorrido, pois é quando a transação ocorreu.
Pagamento pela Venda (01/02/2024):
- Regime de Caixa: Registrado em 01/02 quando o dinheiro entra.
- Regime de Competência: Não há registro, pois já se registrou a transação na venda.
Pagamento pela Compra (10/02/2024):
- Regime de Caixa: Registrado em 10/02 quando o dinheiro para a compra sai.
- Regime de Competência: Não há novo registro, pois já se registrou a transação na compra.
Serviço Prestado (20/02/2024):
- Regime de Caixa: Não há registro no momento do serviço.
- Regime de Competência: Registrado em 20/02, quando o serviço foi prestado.
Recebimento pelo Serviço (28/02/2024):
- Regime de Caixa: Registrado em 28/02 quando o dinheiro entra.
- Regime de Competência: Não há novo registro, pois a transação já foi registrada no serviço prestado.
Despesa Operacional (05/03/2024):
- Regime de Caixa: Registrado em 05/03 quando o dinheiro para a despesa sai.
- Regime de Competência: Registrado em 05/03, pois é quando a despesa ocorreu.

Em resumo, esta tabela destaca como se tratam as transações de maneira diferente nos regimes de caixa e competência, evidenciando a importância de entender essas abordagens para uma análise financeira mais completa.

Como fica o DRE e o DFC?

Em primeiro lugar, vamos entender o que é o DRE e o DFC. De maneira simplificada, para entender como uma empresa está se saindo financeiramente, geralmente se usa o Regime de Competência.

Esse método não só olha para o que foi vendido e o que foi gasto, mas também leva em conta coisas como a depreciação, que o Regime de Caixa ignora.

Por isso, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é feito seguindo o Regime de Competência. Com efeito, esse relatório é super importante porque mostra se a empresa ganhou ou perdeu dinheiro em certo período.

Entretanto, o Regime de Caixa também é crucial. Isto é, podemos usá-lo para preparar outros tipos de relatórios financeiros, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). Este relatório é essencial porque mostra o dinheiro que entra e sai da empresa, ajudando a entender a saúde financeira do negócio.

Por exemplo, veja a tabela abaixo pensando que sua empresa tinha a receber R$50.000,00 de um cliente durante 6 meses, mas o cliente atrasou os pagamentos e efetuou o pagamento total no último mês.

Para simplificar, vamos supor que o valor deveria ser recebido igualmente ao longo dos seis meses, ou seja, R$8.333,33 por mês. Desse modo, percebemos como ficaria seu Demonstrativo de Resultado do Exercício e o seu Fluxo de Caixa:

Mês	Valor a Receber	Regime de Competência (R$)	Regime de Caixa (R$)
Janeiro	R$8.333,33	R$8.333,33	R$0,00
Fevereiro	R$8.333,33	R$8.333,33	R$0,00
Março	R$8.333,33	R$8.333,33	R$0,00
Abril	R$8.333,33	R$8.333,33	R$0,00
Maio	R$8.333,33	R$8.333,33	R$0,00
Junho	R$8.333,33	R$8.333,33	R$50.000,00
Total	R$50.000,00	R$50.000,00	R$50.000,00

Quando utilizar o regime de caixa e o regime de competência?

Regime de Caixa

Quando usar:

Pequenas empresas e negócios individuais: É ideal para empresas de menor porte, autônomos ou freelancers que precisam ter um controle direto e simples sobre o fluxo de caixa, ou seja, o dinheiro que efetivamente entra e sai.
Gestão simplificada: Quando a gestão financeira busca simplicidade, acompanhando apenas as movimentações reais de dinheiro, sem se preocupar com receitas e despesas que ainda não se concretizaram financeiramente.
Negócios com poucas transações a crédito: Empresas que realizam a maioria das suas operações em dinheiro ou que recebem e pagam quase imediatamente após suas transações podem preferir esse regime pela facilidade de acompanhamento.

Regime de Competência

Quando usar:

Empresas maiores e com operações complexas: Ideal para negócios que têm muitas transações a crédito, ou seja, vendas e compras que não são pagas imediatamente. Isso ajuda a entender melhor a saúde financeira da empresa.
Necessidade de análise financeira detalhada: Quando a empresa precisa de uma visão mais completa sobre sua lucratividade, independente das movimentações de caixa. Isso permite avaliar o desempenho do negócio de forma mais precisa.
Planejamento e controle financeiro: Empresas que precisam fazer previsões financeiras, controlar orçamentos de forma rigorosa e tomar decisões baseadas na performance econômica real de suas operações se beneficiam desse regime, pois ele oferece uma visão mais exata da renda e das despesas ao longo do tempo.

Simplificando:

Use o Regime de Caixa se você está mais focado no controle de fluxo de caixa, em operações mais simples ou deseja uma gestão financeira menos complexa.
Use o Regime de Competência se sua empresa precisa de uma visão financeira mais ampla e detalhada, com operações que envolvem crédito e deseja um planejamento financeiro baseado na realidade econômica das operações, além de conformidade com princípios contábeis para análise de desempenho e relatórios financeiros.

Portanto, a escolha entre um regime e outro depende muito do tamanho da empresa, da natureza das suas operações, dos requisitos legais e fiscais aplicáveis, e das necessidades de informação financeira para gestão e planejamento.

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Regime de Caixa – Quais as vantagens e desvantagens?

O regime de caixa é um método contábil muito útil, mas existem vantagens e desvantagens de sua aplicação.

Vantagens

Aqui estão as vantagens do regime de caixa de forma simplificada:

Mostra exatamente como está o dinheiro da empresa no momento.
Ajuda a controlar melhor as finanças e os impostos.
Facilita entender se a empresa tem dinheiro disponível.
Auxilia nas decisões rápidas e importantes para o negócio.

Desvantagens

Visão Operacional Limitada:
- Problema: Se uma empresa usa somente o regime de caixa, ela não consegue ter uma ideia clara do seu resultado operacional. Isso acontece porque o regime de caixa só registra dinheiro que efetivamente entra e sai da empresa, ignorando compromissos futuros ou receitas e despesas que ainda não se materializaram em dinheiro.
- Consequência: Para ter uma visão completa da saúde financeira e do desempenho, a empresa acaba tendo que fazer um controle adicional pelo regime de competência. Isso significa trabalho extra para entender realmente como a empresa está se saindo nas suas operações diárias.
Complexidade no Controle das Receitas:
- Problema: Quando uma empresa faz muitas vendas a prazo (ou seja, vende agora mas recebe o pagamento depois), controlar essas receitas pode se tornar complicado. No regime de caixa, essas transações só são reconhecidas quando o dinheiro chega, o que pode distorcer a visão sobre o desempenho financeiro no período em que a venda realmente ocorreu.
- Consequência: Esse atraso no reconhecimento das receitas pode dificultar o planejamento financeiro e a análise de desempenho da empresa. Para empresas com um grande volume de vendas a prazo, manter esse controle pode ser especialmente desafiador, exigindo sistemas mais complexos ou mais esforço manual para rastrear essas transações até que se concretizem em dinheiro.

Resumindo, optar exclusivamente pelo regime de caixa pode simplificar certos aspectos da contabilidade, mas também traz desvantagens significativas, como uma visão operacional incompleta e dificuldades no controle de receitas de vendas a prazo.

De fato, isso pode forçar a empresa a adotar práticas do regime de competência de qualquer forma, para conseguir uma imagem fiel do seu desempenho financeiro e operacional.

Como se determinam alíquotas, limites e sublimites?

A receita reconhecida pelo regime de caixa servirá apenas para a apuração da base de cálculo mensal.

Para efeito de registro contábil e demais finalidades se aplica o regime de competência, principalmente, para a determinação dos limites e sublimites de receita bruta auferida no ano-calendário.

E o seu enquadramento nas faixas de alíquota que se aplica sobre a receita bruta que recebemos no mês, pela apuração do regime de caixa.

Como apurar o PGDAS-D?

A empresa que optou pelo Regime de Caixa, deverá informar no PGDAS-D, mensalmente, o valor da receita mensal recebida no campo reservado para a apuração pelo regime de caixa.

Se a empresa possuir filiais, deveremos considerar a soma das receitas recebidas por todos os estabelecimentos.

Também deverá se preencher o campo para a informação do valor da receita bruta total mensal apurada pelo regime de competência.

Portanto, devemos preencher os dois campos.

A Receita bruta total mensal utilizamos exclusivamente para a determinação da base de cálculo mensal.

Receita Bruta Mensal dos Períodos Anteriores à opção

No momento do primeiro acesso ao PGDAS-D, o usuário deverá informar as receitas brutas da empresa dos meses anteriores à opção utilizando-se do critério do Regime de Competência (mesmo se for optante pelo Regime de Caixa).

Essa informação é indispensável para a correta apuração dos valores devidos no Simples Nacional.

Nos meses em que não tenha receita, o usuário deverá preencher os campos com R$ 0,00.

Operações sujeitas à tributação monofásica de PIS/COFINS, como funcionam?

A ME ou EPP que proceda à importação, à industrialização ou à comercialização de produto sujeito à tributação concentrada ou à substituição tributária de PIS e/ou COFINS deve segregar a receita decorrente da venda desse produto como:

“Com substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (o substituído tributário do ICMS deve utilizar essa opção)”.

Mas, sendo desconsiderados os percentuais relativos a esses tributos no cálculo do Simples Nacional.

O PIS e/ou COFINS incidente sobre produtos sujeitos à tributação monofásica tem a sua apuração e recolhimento fora do Simples Nacional, de acordo com a legislação federal, que a RFB estabeleceu.

Posso alterar a opção de regime de apuração?

A opção pelo regime de apuração de receitas, competência ou caixa, é irretratável para todo o ano-calendário, podendo ter alteração somente no ano-calendário subsequente.

E mesmo que haja erro no momento de realizar a opção por um regime, não se permitirá a alteração do regime escolhido.

Logo, deverá haver muita atenção e cautela no momento da opção.

Regime de reconhecimento das receitas no Simples Nacional

O Art. 18 da Lei Complementar 123/2006, já previa a possibilidade de tributação das receitas pelo regime de caixa, ou seja, pelo efetivo.

Assim, por meio da Resolução CGSN 140/2018, o regime de caixa deve tributar as empresas do Simples Nacional.

Qual o melhor regime de apuração do Simples Nacional?

A definição do regime de apuração de reconhecimento da receita, para o cálculo do Simples Nacional também é uma forma de planejamento tributário.

Isso porque, dependendo da situação financeira da empresa, a tributação pelo regime de caixa (tributar pelo efetivo recebimento) pode ser uma boa opção para estabilizar o fluxo de caixa.

De outro modo, tributar com base no regime de competência pode ser mais interessante quando a empresa mantém escrituração contábil regular e uma gestão financeira efetiva.

Visto que é o que possibilita aos administradores, uma visão melhor das condições da empresa, gerando boas oportunidades a médio e longo prazo, para expansão das atividades.

Portanto, para a escolha do melhor regime de apuração do Simples Nacional, é preciso avaliar o que cada regime acarreta e as condições financeiras e econômicas da empresa.

Regime de Caixa é uma boa opção?

Sim! É uma ótima opção visto que ele facilita a gestão de liquidez do seu negócio, permitindo que se pague o imposto devido apenas quando houver o recebimento do cliente.

Neste conteúdo, te explicamos todos os detalhes sobre o regime de caixa, suas vantagens e desvantagens, bem como a relação com o regime de competência.

Nós da é-Simples queremos te ajudar ainda mais! Venha conferir mais dicas e conteúdos como esse.

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Leonel Monteiro

Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.