Restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente, como fazer?

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A restituição de PIS e COFINS ocorre quando uma empresa percebe que pagou mais imposto do que devia, geralmente por erro na base de cálculo. Nesse caso, ela pode solicitar a devolução do valor excedente.

Aqui você entenderá o motivo e direito à restituição, o processo de solicitação, qual a documentação necessária, como ocorre o acompanhamento especializado, e os benefícios e prazos.

Desde 2020, quando o STF debateu o tema dando parecer favorável, a restituição de PIS e COFINS tornou-se uma realidade para várias empresas. No entanto, ainda são poucos os negócios que adotam a prática de restituição.

A pedido da é-Simples, o time de contadores desenvolveu este artigo abordando todos os aspectos deste procedimento de ressarcimento.

Continue e saiba:

PIS e COFINS, como funcionam esses impostos?
Como funciona o pedido de restituição?
O que é um pagamento indevido de PIS e COFINS?
Quem tem direito à restituição do PIS e COFINS?
Como funciona a restituição de PIS e COFINS monofásicos pagos a mais?
Como pedir a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente?
Quais as etapas após o pedido de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente?
Quando posso recuperar PIS e COFINS?

PIS e COFINS, como funcionam esses impostos?

PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são tributos cujo objetivo é o financiamento da Seguridade Social no Brasil. Foram, inicialmente, instituídos pela Lei Complementar N°7 de 1970, mas, ao longo dos anos, novos aditivos e leis complementam a definição e caracterização do tributo.

Incidem sobre a atividade de Pessoas Jurídicas, ou entes tidos como tal, e seu cálculo ocorre com base na receita ou no faturamento que a empresa alcançou. Desse modo, podem se submeter a dois regimes de tributação.

No caso da incidência sobre regime cumulativo, o método de cálculo se fundamenta no conjunto de receitas da empresa, para além da venda de produtos ou serviços realizados. Já no contexto de regime não cumulativo, a base de cálculo se dá no faturamento mensal.

As alíquotas de incidência do PIS e COFINS também variam de acordo com o regime optante pela empresa. Quando cumulativo, o PIS incide em 0,65% e COFINS em 3%. No entanto, quando não cumulativo saltam para 1,65% e 7,6%, respectivamente.

Neste aspecto encontra-se a possibilidade de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente. Isto ocorre quando a base de efetiva das operações for inferior à base presumida.

Posso pedir a restituição de PIS e COFINS?

Sim! A solicitação de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente apresenta respaldo legal, sobretudo, após o julgamento de recurso extraordinário pelo STF, em 2020, sobre a restituição de valores recolhidos a maior.  

Anteriormente, cabia o entendimento do Art.150 da Constituição Federal de 1988, que previa a restituição dos valores tributados quando não ocorresse fato gerador presumido do tributo e, consequentemente, o recolhimento indevido.

Atualmente, além de possuir entendimento legal, a restituição se desenvolve recorrentemente por contadores experientes. Mas, para que seja possível a restituição, é preciso atender a um conjunto de fatores e processos.

Deve-se, em primeiro aspecto, detectar a ocorrência de tributação indevida e, posteriormente, acionar a Receita Federal comprovando o processo irregular e solicitando a devolução dos valores.

Como funciona o pedido de restituição?

Um time de Contabilidade deve acompanhar o pedido de restituição. Este time precisa ter experiência e capacidade técnica para avaliar qual a melhor estratégia e a mais assertiva solução. Sendo assim, se apresenta à Receita Federal toda a documentação para análise.

Em resumo, o percurso se dá por:

• levantamento e análise de todos os valores recolhidos pelo fisco;
• compilação de documentação comprobatória;
• requerimento de restituição;
• protocolo de requerimento junto à Receita Federal.

Logo após estas etapas, o time de inteligência contábil acompanha de maneira próxima todo o processo. Caso a Receita Federal aprove, se prevê a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente.

Ou seja, finalizadas as análises internas (contador-empresa) e externa (Receita Federal) a apuração dos recolhimentos indevidos pode indicar a necessidade de restituição dos tributos.  

O que é um pagamento indevido de PIS e COFINS?

O pagamento indevido se dá quando existe divergência entre a base de cálculo do tributo com o lucro verdadeiramente alcançado pela empresa. Isto é, quando não há alinhamento entre a situação fática e o recolhimento de PIS e COFINS presumido.

Toda e qualquer empresa apresenta, em seu funcionamento, uma cadeia de eventos que configuram sua atividade, setor, segmento, porte, receita etc. Estes eventos, quando passíveis, implicam na necessidade de recolhimento por tributação.

Nesse sentido, incidem tributos específicos sobre as atividades de circulação de mercadorias, prestação de serviços, folha de pagamento, renda, dentre outros aspectos que se caracterizam como fato gerador do imposto.

O cálculo do PIS e COFINS ocorre com base nas atividades que a empresa exerce ou que são previstas para ela, mas isso pode levar a cobranças maiores do que o necessário em alguns casos.

Isso acontece porque se dá a cobrança do tributo antecipadamente, antes mesmo do fato que deveria gerar a obrigação de pagar o imposto realmente acontecer. É como no caso do ICMS monofásico nos estados: presume-se que, no futuro, o fato gerador ocorrerá, então a tributação já é feita de forma antecipada.

Em alguns casos, a empresa acaba pagando PIS e COFINS de forma indevida antes mesmo de o fato que gera o imposto realmente acontecer. Isso ocorre porque a justificativa para cobrar o tributo não se aplica de forma concreta àquela situação.

Sem dúvida, com o auxílio de contadores experientes se pode identificar e reverter esse cenário, ocorrendo a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente pela Receita Federal.

Como comprovar que realizei um pagamento indevido?

Para comprovar a ocorrência de pagamento indevido à Receita Federal o primeiro passo é realizar um levantamento documental, seguido de análise contábil e fiscal detalhada. Isso permite identificar a relação entre atividade da empresa e recolhimento de PIS e COFINS.

Caso se comprove a situação de tributação indevida, deve-se reunir e compilar toda a documentação analisada de modo que a Receita Federal valide as informações ou não. Por isso, o auxílio de um time de contadores experientes é fundamental.

Estes profissionais, além da qualificação acadêmica, possuem expertise de mercado que os fazem capazes de antever cenários e projetar soluções em inteligência contábil e fiscal. Estas estratégias possibilitam maior controle e segurança operacional.

No contexto da restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente, os contadores conduzem e acompanham a comprovação do recolhimento a maior. Isto é, desde o processo inicial de análise documental até a etapa de restituição devida.

Quem tem direito à restituição do PIS e COFINS?

A restituição de PIS e COFINS pode ser obtida por empresas que pagaram esses tributos de forma indevida ou a mais do que deveriam. Isso ocorre quando a empresa, ao longo do tempo, recolheu valores baseados em interpretações erradas da legislação, incluíram tributos indevidos na base de cálculo ou usaram alíquotas maiores que o necessário.

Quem pode ter direito:

1. Empresas do Lucro Real ou Lucro Presumido: Essas empresas geralmente têm direito a revisar os valores pagos, principalmente se calcularem tributos com base de cálculo maior do que o permitido.
2. Empresas do Simples Nacional (exceções): Algumas empresas no Simples Nacional, como do ramo de atacado, varejo ou revendedores, podem ter créditos de PIS e COFINS, mas isso é mais raro porque o Simples já unifica tributos.
3. Empresas que incluíram ICMS na base de cálculo do PIS/COFINS: Se considera essa prática indevida pelo Supremo Tribunal Federal (STF) em decisão histórica, o que abriu portas para a recuperação de valores pagos a mais.
4. Empresas que pagaram sobre receitas isentas: Algumas receitas, como exportações ou subvenções, podem ser isentas de PIS/COFINS, e se houve pagamento indevido, cabe restituição.

📝 Etapas para verificar:

• Contratar um contador ou advogado especializado.
• Revisar os últimos 5 anos (prazo de prescrição tributária).
• Fazer levantamento do crédito e solicitar a restituição ou compensação junto à Receita Federal.

Como funciona a restituição de PIS e COFINS monofásicos pagos a mais?

• Não Incidência: Empresas optantes ou que foram optantes pelo Simples Nacional nos últimos 5 anos podem ter direito à restituição de PIS e COFINS monofásicos pagos indevidamente. Esses tributos são recolhidos apenas pelo fabricante/produtor, não pelos revendedores.
• Quem pode pedir:
  1. Restaurantes, pizzarias, bares
  2. Mercados e conveniências
  3. Distribuidoras de bebidas, gás e autopeças
  4. Farmácias, perfumarias, clínicas veterinárias
  5. Postos de gasolina, entre outros.
• Formas de Restituição:
  1. Administrativa: Pedido feito diretamente à Receita Federal. Se aprovado, o valor é creditado em até 60 dias.
  2. Judicial: Usado em caso de negativa ou atraso na restituição administrativa.
• Requisitos:
  1. Comprovar pagamentos indevidos com extratos do PGDAS.
  2. Verificar quais produtos vendidos têm benefício tributário (alguns podem não estar incluídos).
• Dica: Consulte um advogado, contador ou consultor para avaliar o caso e realizar o pedido corretamente.

A restituição pode recuperar valores pagos indevidamente nos últimos 5 anos!

Como pedir a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente?

Se reúne previamente um conjunto de itens comprobatórios, de modo que seja possível a identificação tanto da possibilidade de entrada de pedido de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente, quanto da avaliação de sua impossibilidade.

Para tanto, deve-se ter em vista a necessidade de reunião de comprovantes de recolhimento, notas fiscais, livros contábeis e fiscais. Isso permite que o contador avalie todo o escopo de atividades da empresa em relação a tributação incidente no período.

Documentação necessária

Reúna toda a documentação contábil e fiscal da empresa relativa ao recolhimento de PIS e COFINS para que se averigue os possíveis indébitos ou procedimentos inadequados de recolhimento ocorridos durante o período de apuração do tributo.

Tenha em mente que neste estágio é crucial que a documentação arrolada seja capaz de expressar a situação e saúde contábil da empresa, de modo que seja possível o mapeamento e identificação de todos os processos e atividades.

Isso permite, também, que se compare as bases de cálculo presumido de incidência do tributo, utilizados na metodologia da Receita Federal de acordo com o regime tributário optante, com os aspectos fáticos de geração do tributo.

Comprovante de pagamento das contribuições

É preciso conservar e documentar toda e qualquer movimentação financeira, fiscal e contábil das empresas. Este aspecto diz respeito tanto à dimensão gerencial e diretiva da empresa, quanto ao âmbito jurídico e contábil.

A prática de armazenamento da documentação, portanto, permite que se localize os comprovantes de pagamento das contribuições realizadas, de maneira ágil e assertiva. No contexto da restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente, este aspecto é crucial.

Portanto, tenha em mãos todos os comprovantes e apresente ao contador que acompanha e assessora o seu caso.

Notas fiscais de compra e venda

Assim como os comprovantes, as Notas Fiscais devem ser levantadas, contabilizadas e analisadas pelo contador durante o processo de solicitação de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente.

Isto se dá pela necessidade do contador, assim como a Receita Federal, compreender as movimentações e atividades da empresa, comparando com o fato gerador do tributo e a base de cálculo adotada.

Isso permite a identificação, junto de outros materiais comprobatórios, do recolhimento irregular e passível de restituição quando solicitado corretamente.

Livros contábeis e fiscais

Os Livros Contábeis e Livros Fiscais registram todas as movimentações financeiras e tributárias da empresa, e são usados para verificar se houve pagamentos indevidos, servindo como base para corrigir erros e pedir a restituição de tributos.

Estes documentos registram toda a movimentação financeira e fiscal da empresa, sejam movimentações diárias, saldos, entrada e saída, estoque, inventários, notas fiscais de compra ou venda, assim como o lucro alcançado em determinado período.

De fato, com a ajuda de contadores experientes e qualificados, estas informações subsidiam a análise de potencial solicitação de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente. Do mesmo modo, auxiliam no mapeamento das atividades da empresa como célula financeira e fiscal.

Outros documentos que podem ser solicitados de acordo com a situação

Entretanto, outros itens documentais podem ser solicitados, dependendo do cenário avaliado tanto pelo contador quanto pela Receita Federal. Para tanto, é necessário que a organização contábil da empresa esteja em dia.

Isto é, se necessário, que os documentos essenciais à comprovação das atividades regulares da empresa estejam devidamente armazenados, documentados e catalogados.

Passo a Passo – Restituição de PIS e COFINS:

1. Verifique se você tem direito à restituição

• A restituição é possível se sua empresa pagou PIS e COFINS a mais ou indevidamente.
• Isso pode ocorrer, por exemplo:
  • Se você apurou créditos que não utilizou.
  • Se houve um pagamento em duplicidade.
  • Caso você identifique que alguma base de cálculo foi feita de forma errada.

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2. Separe os documentos necessários

• Comprovantes dos pagamentos realizados (DARFs, guias ou extratos).
• Cálculos ou relatórios detalhados que mostram o valor pago a mais.
• Documentação da empresa, como CNPJ e contratos.
• Procuração (se outra pessoa ou empresa for representar você).

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3. Acesse o site da Receita Federal

• Entre no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal).
  • Para isso, você precisa de um certificado digital ou código de acesso.

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4. Preencha o Pedido Eletrônico de Restituição

• No e-CAC, acesse o PER/DCOMP Web:
  • PER: Pedido Eletrônico de Restituição.
  • DCOMP: Declaração de Compensação (caso prefira usar os créditos para abater tributos futuros).
• Preencha as informações solicitadas:
  • Valor a ser restituído.
  • Detalhes sobre o pagamento indevido.

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5. Acompanhe o pedido

• Depois de enviar o pedido, acompanhe o andamento no próprio e-CAC.
• A Receita pode pedir mais documentos ou informações, então fique de olho.

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6. Receba o valor ou utilize o crédito

• Se tudo estiver correto, a Receita aprova o pedido e você recebe o valor diretamente na conta bancária cadastrada.
• Ou, se optar pela compensação, pode usar o crédito para pagar tributos futuros.

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😉 Dica: Se achar complicado ou não tiver certeza sobre os cálculos, vale a pena procurar ajuda de um contador ou consultoria tributária. Assim, você evita erros e acelera o processo.

Quais as etapas após o pedido de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente?

Análise e levantamento dos valores pagos indevidamente

Em posse de todos os registros da atividade contábil e fiscal da empresa, pertinente à avaliação da incidência de PIS e COFINS, cabe ao contador ou time de contabilidade analisar o recolhimento dos tributos em relação às bases de cálculo utilizadas.

Esta etapa é fundamental e, por isso, representa a primeira. Seu objetivo é verificar a existência de recolhimentos indevidos, assim como mensurar os montantes que, de maneira irregular, foram pagos.

Elaboração do requerimento da restituição

Após a análise detalhada de toda a documentação e sendo verificado a procedência da solicitação da restituição dos tributos, o próximo passo é a elaboração do requerimento.

Este documento apresenta todas as informações e movimentação que comprovam que o recolhimento do PIS e COFINS foi realizado de maneira indevida. Isto é, que o fato gerador, a base de cálculo e o recolhimento não se alinham com o perfil contábil da empresa no período em questão.

Neste momento, elabora-se toda a fundamentação contábil e legal que permitirá à Receita Federal compreender e validar a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente.

Protocolo do pedido de restituição

Se bem que, após todo o recolhimento de material comprobatório e da elaboração do requerimento da restituição, deve-se protocolar junto ao órgão de controle e fiscalização receituário a solicitação de restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente.

Pela Instrução Normativa RFB N°2055/2021, fica estabelecido que este procedimento será realizado via PER/DCOMP, via formulário de Pedido de Restituição ou Ressarcimento, ou via Declaração de Compensação.

Acompanhamento do pedido

O acompanhamento de todo o pedido deve ser realizado por contador ou escritório de inteligência contábil competente e com experiência de mercado na solicitação de restituição de tributos recolhidos indevidamente.

Este aspecto se dá pelo fato de, caso necessário, a Receita Federal poderá solicitar novas e outras informações. A assessoria de contadores, portanto, possibilita uma maior celeridade e assertividade durante todo o processo. Como consequência, a devida restituição.

Ressarcimento

Por fim, a última etapa é relativa ao depósito dos valores dos tributos indevida e reconhecidamente recolhidos pela Receita Federal. Nesta etapa, certifique-se do montante restituído, da emissão de comprovantes para lançamento futuro e registro contábil do ressarcimento.

A é-Simples desenvolveu uma plataforma inteligente capaz de auxiliar tanto contadores quanto empresários no momento de cálculo e solicitação da restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente.

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Quando posso recuperar PIS e COFINS?

Acima de tudo, você pode recuperar PIS e COFINS ao pagar esses tributos de forma indevida ou a mais do que deveria, ou quando acumulou créditos que podem ser ressarcidos. Isso pode acontecer em situações como:

1. Erro no pagamento: Pagou a mais por engano ou calculou de forma errada.
2. Isenções ou benefícios fiscais: Aplica-se a atividades ou produtos que não deveriam gerar pagamento de PIS e COFINS.
3. Acúmulo de créditos: Se você tem créditos de PIS e COFINS, como em operações não tributadas (isenções ou exportações), pode pedir o ressarcimento.

Prazo para pedir ressarcimento: Você tem até 5 anos para pedir o ressarcimento, a contar do final do trimestre em que o crédito foi gerado.

Exemplo:

• Se o crédito foi gerado em março de 2020, o prazo vai até o último dia útil de março de 2025.

Base legal: Lei nº 5.172/1966 (art. 168, inciso I) e Solução de Consulta Cosit nº 125/2021.

Conclusão

A presunção de fato gerador, no regime não cumulativo, implica que a base de cálculo para o recolhimento de PIS e COFINS é realizada de maneira anterior ao fato gerador do tributo. Quando há uma diferença entre esta base de cálculo e o aspecto fático do tributo, existe precedente legal que assegura o ressarcimento dos valores.

Ao menos desde 2020, quando o STF debateu o tema, a restituição de PIS e COFINS pagos indevidamente tornou-se uma possibilidade efetiva para inúmeras empresas. No entanto, estes processos devem ser desenvolvidos com o acompanhamento próximo de contadores ou escritórios de contabilidade.

Tendo em vista agregar maior velocidade e assertividade neste processo, a e-Simples desenvolveu uma plataforma inteligente e ágil capaz de auxiliar tanto contadores quanto empresários no momento da restituição do PIS e COFINS.

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