eSocial no Simples Nacional, guia completo!

O eSocial no Simples Nacional, é um dos muitos sistemas digitais criados pelo governo.

Visto que o eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem por objetivo simplificar e padronizar o cumprimento das obrigações legais. Bem como, reduz a burocracia e aumenta a fiscalização.

Por meio do eSocial, os empregadores do Simples podem enviar dados sobre admissões, desligamentos, folha de pagamento, afastamentos, segurança do trabalho e outros eventos de forma eletrônica. 

Por isso, neste artigo veja os principais benefícios do eSocial e quem deve fazer o seu envio.

Então, confira aqui:

O que é o eSocial?
Como funciona o eSocial?
Como foi a implantação do eSocial?
Quem está obrigado a entregar o eSocial?
Quando começa o eSocial para empresas do Simples Nacional?
Como declarar o eSocial Simples Nacional?
Como acessar o eSocial Simples Nacional?
Quando fazer o envio do eSocial?
O que muda no eSocial em 2025?
FAQ sobre o eSocial para Empresas do Simples Nacional

O que é o eSocial?

Antes de tudo, o eSocial é um sistema do governo que reúne informações sobre a parte trabalhista, fiscal e previdenciária dos empregados de uma empresa, tudo de forma digital.

Portanto, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Decreto nº 8.373/2014 para simplificar a gestão contábil das empresas. Pois une a transmissão das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, substituindo outros formulários.

Como funciona o eSocial?

Em seguida, veja os três pontos principais sobre como o eSocial funciona:

1. Envio de Informações: Empresas enviam, através do eSocial, dados como folhas de pagamento, admissões, demissões, férias e outros eventos relacionados aos funcionários;
2. Integração: O eSocial integra várias obrigações trabalhistas e fiscais em uma única plataforma, substituindo diversos documentos e formulários que antes eram enviados para diferentes órgãos, como a Receita Federal, Ministério do Trabalho e INSS;
3. Facilidade e Acompanhamento: Ao unificar e digitalizar as obrigações, o sistema permite um controle mais eficiente para o empregador e facilita o acompanhamento por parte dos órgãos governamentais, aumentando a transparência e reduzindo erros administrativos.

Como foi a implantação do eSocial?

O eSocial é obrigatório desde 08/01/2018 e foi implantado em fases, de acordo com o porte das empresas e tipos de empregadores.

Fases de Implantação:

1. Cadastro do empregador e tabelas (S-1000 a S-1080).
2. Eventos não periódicos (S-2190 a S-2420) – admissões, afastamentos e desligamentos.
3. Folha de pagamento (S-1200 a S-1299).
4. Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) (S-2210, S-2220 e S-2240).

Grupos de Empresas e Prazos:

Grupo 1:	Empresas com faturamento acima de R$78 milhões (implantação entre 2018 e 2021).
Grupo 2:	Empresas com faturamento de até R$78 milhões (exceto Simples Nacional) – implantação entre 2018 e 2022.
Grupo 3:	Simples Nacional, MEIs e entidades sem fins lucrativos – implantação entre 2019 e 2022.
Grupo 4:	Órgãos públicos e organizações internacionais – implantação entre 2021 e 2023.

Além disso, a GFIP está sendo substituída gradualmente pelo eSocial para recolhimento de contribuições previdenciárias e FGTS.

📌Objetivo: Reduzir burocracia e unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Seja como for, para obter mais detalhes sobre o eSocial consulte o Manual em PDF.

Quem está obrigado a entregar o eSocial?

A obrigatoriedade de enviar informações para o eSocial varia conforme o tipo de empresa ou organização. Por exemplo, aqui estão os principais grupos que devem entregar o eSocial:

1. Empresas do Simples Nacional: Todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que estão no regime do Simples Nacional são obrigadas a enviar as informações do eSocial, a partir de um determinado porte ou número de funcionários.
2. Empresas do Lucro Real e Lucro Presumido: Qualquer empresa que adote o regime de Lucro Real ou Lucro Presumido, independentemente do porte, deve enviar informações para o eSocial.
3. Entidades sem fins lucrativos e órgãos públicos: Entidades como ONGs, associações, fundações, e órgãos públicos que tenham empregados também precisam enviar os dados para o eSocial, conforme as regras.

Em resumo, a obrigatoriedade abrange praticamente todas as empresas e entidades que possuem empregados, com exceção de algumas situações específicas, como empregadores individuais que não possuem empregados registrados.

Quando começa o eSocial para empresas do Simples Nacional?

 As empresas do Simples Nacional e os MEIs com empregados devem começar a usar o eSocial a partir de 16 de julho. Ou seja, tais empresas precisam se preparar para enviar informações trabalhistas, como folha de pagamento e contratações, pelo sistema do governo.

O eSocial é obrigatório para empresas do Simples Nacional. Assim, as empresas do Simples Nacional devem enviar suas informações trabalhistas pelo eSocial.

Mas, o cronograma de implementação não mudou para esse grupo, que inclui também empregadores e pessoas físicas.

Principais Pontos:

✅ Desde 10/05, a folha de pagamento deve ser enviada ao eSocial.
✅ Os eventos são aceitos na versão 2.5 do sistema, pois a versão S-1.0 ainda não foi implementada.
✅ Novas atualizações sobre a versão S-1.0 serão divulgadas em breve.

Fases de Implantação para o Simples Nacional (3º Grupo):

• Cadastro do empregador: Desde 10/01/2019
• Dados dos trabalhadores: Desde 10/04/2019
• Folha de pagamento: Desde 10/05/2021
• Saúde e Segurança do Trabalho (SST): Desde 10/01/2022

Objetivo: Unificar obrigações trabalhistas e simplificar o envio de informações.

Como declarar o eSocial Simples Nacional?

A fim de declarar o eSocial no Simples Nacional, siga estes passos simples:

1. Acesso ao eSocial

• O eSocial não exige software específico.
• Você pode acessar pelo portal do eSocial usando:
  • Código de acesso (o mesmo do e-CAC da Receita Federal).
  • Certificado digital da empresa (obrigatório para algumas situações).

2. Informações que devem ser enviadas

As empresas do Simples Nacional devem informar:

• Dados dos empregados (admissão, afastamento, desligamento).
• Folha de pagamento (salários, benefícios, descontos).
• Eventos previdenciários e trabalhistas.

3. Envio da Declaração

• Acesse o portal do eSocial.
• Preencha os dados obrigatórios.
• Confirme e envie as informações dentro do prazo.

💡 Dica: O sistema já calcula os tributos e encargos automaticamente, facilitando a vida do empregador!

Como acessar o eSocial Simples Nacional?

O eSocial é um sistema seguro da Administração Pública e o acesso não autorizado pode gerar penalidades.

• Módulo Simplificado: Destinado a Empregadores Domésticos, Segurados Especiais e MEIs. Desde 12/06/2023, o acesso é feito exclusivamente pelo login Gov.br.
• Módulo Web Geral: Ferramenta auxiliar para inserção de dados, usada em casos de contingência, sem substituir sistemas próprios das empresas. Empresas e Empregadores Pessoa Física devem usar o login Gov.br com selo de confiabilidade (Certificado Digital). O acesso por código e senha foi descontinuado.

Desse modo, o Módulo Web Geral permite consulta e edição de eventos enviados, exibindo o número de recibo para ajustes. Suas funcionalidades seguem o cronograma de implantação, e só estarão disponíveis conforme a obrigatoriedade do empregador.

Acima de tudo, o sistema segue o Manual de Orientação e os Leiautes do eSocial, sem interpretar leis, apenas orientando sobre a transmissão de eventos. Sendo assim, as informações enviadas têm caráter declaratório, sendo usadas para cobrança de tributos e encargos trabalhistas.

Nesse sentido, para testes e consulta cadastral, siga as orientações no portal do eSocial.

Para acessar o eSocial Simples Nacional:

1. Acesse o site: Vá para https://login.esocial.gov.br.
2. Escolha o método de acesso:
   • Empresas em geral devem usar Certificado Digital.
   • Micro e Pequenas Empresas (do Simples Nacional, com até 1 funcionário ativo) podem entrar usando o login Gov.br (níveis Ouro ou Prata).

👉🏽 Contudo, se você ainda não tem conta no Gov.br ou precisa aumentar o nível de segurança, acesse o site do Gov.br para mais informações.

Quando fazer o envio do eSocial?

Com o fim de cumprir os prazos de envio ao eSocial para empresas optantes do Simples Nacional, dê atenção:

FASE	EVENTO	PRAZO
1ª	Eventos de Tabelas	Início em 10/01/2019
2ª	Eventos Não Periódicos	Início em 10/04/2019
3ª	Eventos Periódicos	Início em 10/05/2021
4ª	Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias e FGTS	Início em 07/2021
5ª	SST – Saúde e Segurança no Trabalho	Início em 10/01/2022

O que muda no eSocial em 2025?

Em 2025, o eSocial passará por mudanças importantes para simplificar e modernizar a gestão de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Dessa maneira, as principais alterações são:

1. Substituição da DIRF pelo eSocial

A partir de janeiro de 2025, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) será substituída pelos eventos do eSocial.

Isto é, as informações antes declaradas na DIRF agora serão enviadas diretamente pelo eSocial, eliminando a necessidade de múltiplas declarações e reduzindo a burocracia para as empresas.

2. Atualização da Versão do eSocial para S-1.3

A versão S-1.3 do eSocial entrará em vigor em fevereiro de 2025. Essa atualização traz um layout mais detalhado para o registro de informações relacionadas à folha de pagamento, incluindo eventos de desligamento, férias e alterações salariais.

As empresas precisam se preparar para essa mudança, garantindo que seus sistemas estejam atualizados e que as equipes responsáveis estejam treinadas para lidar com as novas exigências.

3. Mudanças na Apuração do PIS/Pasep sobre a Folha de Salários

A partir de janeiro de 2025, a apuração do PIS/Pasep sobre a folha de salários ocorrerá com base própria dessa contribuição, e não mais utilizando a base da previdência. Isso requer que as empresas reenviem as rubricas na Tabela S-1010 na versão S-1.3 e enviem eventos remuneratórios S-1200/S-1202 e de desligamento S-2299 também na versão S-1.3, além do evento de fechamento S-1299.

4. Reajustes nos Valores Previdenciários

Em janeiro de 2025, foi publicada a Portaria Interministerial MPS/MF nº 6, que reajustou os salários de contribuição, benefícios e outros valores da Previdência Social.

Por exemplo, a cota do salário-família passou a ser de R$65,00, destinada aos segurados com remuneração mensal não superior a R$1.906,04. Dessa forma, os empregadores já podem transmitir as folhas de pagamento de janeiro de 2025 no eSocial.

Afinal, essas mudanças visam simplificar processos, reduzir a burocracia e aumentar a eficiência na gestão de informações trabalhistas e fiscais pelas empresas.

FAQ sobre o eSocial para Empresas do Simples Nacional

1. O que mudou com a alteração do eSocial?

• Alteração do cronograma: Para as empresas do Simples Nacional, o envio de eventos foi organizado em fases. A 1ª fase envolveu informações sobre a empresa (cadastros e tabelas) e foi realizada entre 10/01/2019 e 09/04/2019.

2. Posso utilizar o código de acesso para o envio do eSocial?

• Microempresas e pequenas empresas com até um trabalhador podem usar o código de acesso no portal do eSocial. Já empresas com mais de um empregado precisam do certificado digital.

3. Como configurar os parâmetros da empresa para o envio do eSocial?

• Empresas do Simples Nacional devem configurar os parâmetros no sistema, selecionando “3º grupo – Simples Nacional, Empregador PF, Produtor rural PF, Entidades sem fins lucrativos” no campo de faseamento e data de início de 10/01/2019.

4. Quando começa o envio da folha de pagamento do 3º grupo?

• A partir de 05/2021, com o primeiro envio até 15/06/2021.

5. Empresa do 3º grupo sem movimento precisa enviar algo?

Sim! Certamente, deve enviar:

• O evento S-1000 (Cadastro da Empresa).
• O evento S-1299 (Fechamento Sem Movimento) na 3ª fase.

6. Se a empresa mudou do Simples Nacional para Lucro Presumido, o grupo no eSocial muda?

Não! O grupo da empresa no eSocial é definitivo e segue o regime que ela tinha em 07/2018 (ou na data de constituição, se for posterior).

💡 Dica: Para confirmar, faça a Consulta da Obrigatoriedade no eSocial!

7. Qual o cronograma do FGTS Digital e eSocial?

✅ FGTS Digital:

• 19/08/2023 a 15/01/2024 – Testes para o Grupo 1 do eSocial.
• 23/09/2023 a 15/01/2024 – Testes para os demais grupos do eSocial.
• 15/01/2024 a 29/02/2024 – Ajustes finais no sistema.
• 01/03/2024 – Início oficial do FGTS Digital, substituindo os sistemas da Caixa.

✅ eSocial:

• Todos os grupos (1º, 2º, 3º e 4º) já são obrigados a enviar eventos de tabelas, não periódicos, periódicos e SST.

💡 O FGTS Digital moderniza a arrecadação e gestão do FGTS, enquanto o eSocial unifica as obrigações trabalhistas.

Conclusão

Em conclusão, o eSocial é uma plataforma digital do governo brasileiro que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelas empresas. 

Sua implantação começou em 2018, trazendo desafios e benefícios, como a simplificação do processo. Todas as empresas com empregados são obrigadas a enviá-lo, incluindo microempresas, que têm um formato simplificado. 

Vimos que em 2025, o eSocial passará a exigir novas adaptações, com o objetivo de aumentar a eficiência e a conformidade das informações. As empresas devem se adaptar para evitar problemas fiscais.

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