Arquivo XML da Nota Fiscal: tudo que você precisa saber

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Arquivo XML nota fiscal pode parecer apenas um termo técnico, contudo, ele tem um papel essencial na rotina de qualquer empresa.

É nele que ficam registrados, de forma detalhada, todos os dados da nota fiscal eletrônica: quem vendeu, quem comprou, quais produtos foram negociados e quais impostos foram aplicados.

Por isso, entender o que é esse arquivo, como ele funciona e por que deve ser armazenado corretamente é fundamental para que você evite problemas com o Fisco e mantenha a organização fiscal da sua empresa em dia.

Ao longo deste artigo, você vai descobrir, de forma simples e prática, para que serve o XML e como lidar com ele da melhor maneira possível.

O que é XML?
O que é o arquivo XML da NF-e?
Qual a função do XML da NF-e?
Quais informações deve conter O XML da NF-e?
É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?
Como armazenar os arquivos XML?
Benefícios do XML
Como gerar XML de Nota Fiscal?
Passo a passo: como baixar XML de nota fiscal
Como baixar XML de nota fiscal na SEFAZ
Como é a estrutura de um arquivo XML?
Diferenças entre XML, NF-e e DANFE
Como abrir um arquivo XML?
Como converter XML para PDF (e vice-versa)?
Como gerar DANFE a partir do XML?
Quando e por que usar o XML da nota fiscal?
O que diz a legislação sobre armazenamento de XML?
Exemplos de uso do XML na rotina fiscal e contábil
10 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da nota fiscal
FAQ — Perguntas frequentes sobre XML da Nota Fiscall

O que é XML?

A sigla XML vem de Extensible Markup Language, uma linguagem de marcação criada para organizar e transportar dados de forma estruturada. No entanto, no contexto fiscal, ela é utilizada para registrar eletronicamente as informações contidas em uma nota fiscal.

O que é o arquivo XML da NF-e?

O XML da NF-e é o formato oficial da nota fiscal eletrônica. Esse arquivo contém todos os dados da operação, como o CNPJ do emitente, os produtos vendidos, os valores, os impostos e outras informações importantes.

Tudo isso é organizado de forma padronizada para que a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda possam interpretar e validar corretamente.

Qual a função do XML da NF-e?

Sua função principal é comprovar legalmente a emissão da nota fiscal. Em outras palavras, é esse arquivo que tem valor jurídico, e não o DANFE, que é apenas a representação impressa da NF-e.

Por isso, o XML permite o registro da operação comercial junto aos órgãos fiscais com a finalidade de servir como base para auditorias, cruzamento de dados e obrigações acessórias.

Quais informações deve conter O XML da NF-e?

1. Identificação da NF-e: Número, série, dados de emissão e chave de acesso;
2. Emitente: CNPJ, razão social, endereço e inscrição estadual;
3. Destinatário: CNPJ/CPF, nome/razão social e endereço;
4. Produtos e Serviços: Código, descrição, NCM, CFOP, quantidade, valor unitário e total;
5. Tributos: ICMS, IPI, PIS, COFINS, e outros impostos;
6. Transporte: Modalidade de frete, transportadora e peso;
7. Pagamento: Forma e condições de pagamento;
8. Assinatura Digital: Certificado digital para garantir a validade jurídica.

É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?

Sim. Tanto o emitente quanto o destinatário têm obrigação legal de manter esse arquivo armazenado por, no mínimo, 5 anos, em conformidade com a legislação fiscal brasileira (artigo 173 do Código Tributário Nacional e ajustes SINIEF 07/2005 e 09/2007).

A ausência do XML pode gerar problemas com o Fisco, como multas, impedimento de dedução de crédito e dificuldades em comprovar operações. Por isso, é fundamental manter esses arquivos organizados e acessíveis.

Como armazenar os arquivos XML?

Você pode armazená-los de diversas formas:

• Em servidores próprios ou HDs externos
• Na nuvem, utilizando soluções como Google Drive ou OneDrive
• Em sistemas de gestão fiscal ou contábil
• Em softwares específicos de armazenamento e controle de notas

É importante garantir backups, segurança e organização, com o intuito de facilitar consultas futuras.

De tal forma que, a chance de se perder esses arquivos é quase 0. Aliás, se tem a vantagem de poder acessar os arquivos de qualquer computador ou celular conectado à internet.

Benefícios do XML

Além de ser uma exigência legal, o XML oferece diversas vantagens:

• Comodidade na escrituração fiscal digital;
• Redução de erros e retrabalho na contabilidade;
• Facilidade no controle de estoque e finanças;
• Base para apuração correta de tributos;
• Rastreabilidade das transações.

Outra vantagem importante é que o contador consiga acessar rapidamente as informações da nota fiscal. Dessa forma, isso evita retrabalhos, além de reduzir o risco de juros, impostos e multas por atrasos.

No entanto, tenha atenção! Para trazer maior segurança às operações mercantis se criou a Manifestação do Destinatário, um meio que valida fiscalmente a transação. Ao propósito, possui 4 eventos:

• Ciência da Emissão;
• Confirmação da Operação;
• Registro de Operação não Realizada;
• Desconhecimento da Operação

Logo que, estes informam ao fisco que o destinatário da NF-e confirma ou não as informações prestadas pelo emissor do documento.

A sua importância no cruzamento dos dados

Com o SPED Fiscal e outras obrigações eletrônicas, a Receita Federal cruza os dados declarados pelos contribuintes com os XMLs emitidos.

Qualquer divergência pode gerar notificações, autuações e penalidades. Por isso, manter o XML correto e acessível é crucial.

Desse modo, podem se cruzar os seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos:

• NF-e, NFC-e, CF-e e CTe com a EFD ICMS/IPI, vendo, por exemplo, documentos não escriturados, inconsistências entre os dados do arquivo XML e os dados escriturados;
• Os débitos e créditos de ICMS e IPI escriturados no SPED FISCAL e os valores contidos no Documento Fiscal Eletrônico;
• A NF-e, CF-e e NFC- e com a EFD Contribuições, detectando documentos não escriturados e comparando os dados do arquivo XML com os valores da Escrituração Fiscal Digital.

Como gerar XML de Nota Fiscal?

• Obtenha certificado digital para assinar a NF-e;
• Escolha e configure o software de emissão de NF-e;
• Preencher os dados fiscais da NF-e no software (emitente, destinatários, produtos, tributos);
• Gerar e assinar digitalmente o XML da NF-e;
• Envie o XML para a SEFAZ para validação;
• Receber a Autorização de Uso da SEFAZ;
• Emitir o DANFE (opcional, para transporte de mercadorias);
• Armazenar e enviar o XML ao destinatário.

Passo a passo: como baixar XML de nota fiscal

Para baixar o XML de uma nota fiscal, você pode seguir estes passos gerais, que variam de acordo com o software ou sistema que você está usando:

Caso você precise baixar o XML de uma nota já emitida ou recebida, então siga estes passos:

1. Acesse o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
2. Clique em “Consulta de NF-e”.
3. Informe a chave de acesso da nota (44 dígitos).
4. Faça a verificação captcha e consulte.
5. Caso tenha o certificado digital, você poderá baixar o XML diretamente.

 Como baixar XML de nota fiscal na SEFAZ

Para baixar o XML de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) na SEF (Secretaria da Fazenda), siga os passos abaixo:

• 1. Acesse o site da SEF do seu Estado: Cada estado brasileiro tem um portal específico para a consulta de NF-e;
• 2. Encontre a seção de consulta de NF-e: Normalmente, há uma opção para “Consulta de NF-e” ou “Nota Fiscal Eletrônica”;
• 3. Preencha os dados necessários: Você precisará inserir informações como:

▸Chave de acesso da NF-e (geralmente, uma sequência de 44 dígitos);

▸CPF/CNPJ do emitente;

▸Código de verificação (se solicitado).

• 4. Realize a consulta: Após preencher os campos, clique em “Consultar” ou “Buscar”;
• 5. Baixe o XML: Se a nota fiscal estiver disponível, você verá opções para visualizar ou baixar o arquivo XML;
• 6. Salve o arquivo: Após clicar na opção para download, salve o arquivo em seu computador.

Como é a estrutura de um arquivo XML?

O XML é uma linguagem de marcação que organiza as informações de duas formas:

• Informações visíveis para o usuário: São os dados que podemos ler e entender, como o conteúdo de um documento.
• Informações para o sistema: São códigos que dizem aos programas como exibir, organizar e processar essas informações.

No XML, usamos tags , que são como rótulos entre símbolos “<” e “>”, para marcar o início e o fim das partes do documento. Entretanto, algumas tags não precisam de um encerramento específico.

Em seguida, confira alguns exemplos de tags em um arquivo de nota fiscal eletrônica (NFe):

<NFe> : Inicia o documento da nota fiscal.

<infNFe Id:> : Mostra a chave de acesso da nota fiscal, com 44 caracteres.

<cUF> : Identifica o código da Unidade da Federação (Estado).

<emit> : Informações do emitente (quem emitiu a nota), como o CNPJ, nome e endereço.

<dest> : Informações do destinatário da nota (quem recebeu).

<prod> : Detalhes sobre o produto ou serviço, como código, preço e impostos.

<transp> : Informações sobre o frete, como quem vai pagar pelo transporte.

<Assinatura> : Assinatura digital para garantir a proteção do documento.

Se organiza esses elementos como informações de forma que o programa ou plataforma que lê o XML podem mostrar tudo de forma clara e organizada para os usuários, sem que eles precisem ver o código por trás.

Diferenças entre XML, NF-e e DANFE

Apesar de estarem relacionados, esses três termos têm funções distintas:

1. XML

É o arquivo digital oficial da nota fiscal. Ele é transmitido à SEFAZ e tem validade jurídica.

2. NF-e

É o conceito de nota fiscal eletrônica, que existe apenas no ambiente digital e é registrada via XML.

3. DANFE

É o documento auxiliar da NF-e. Pode ser impresso e acompanha a mercadoria, mas não substitui o XML.

Resumo das diferenças

Termo	O que é	Valor legal?
XML	Arquivo da NF-e em formato eletrônico	Sim
NF-e	Nota Fiscal no ambiente digital	Sim
DANFE	Representação impressa da NF-e	Não

Como abrir um arquivo XML?

Você pode abrir arquivos XML de várias formas:

• Navegadores (como Chrome ou Firefox);
• Bloco de Notas (com visual confuso);
• Sistemas específicos de leitura de NF-e;
• Plataformas de gestão fiscal.

Como converter XML para PDF (e vice-versa)?

• Para converter XML em PDF, utilize softwares emissores que geram o DANFE a partir do XML;
• Já a conversão de PDF para XML geralmente não é possível, pois o XML é o arquivo oficial e o PDF é apenas uma representação gráfica.

Como gerar DANFE a partir do XML?

Você pode usar:

• Emissores gratuitos (como o da SEFAZ);
• Sistemas ERP com função de importação de XML;
• Plataformas online específicas que geram DANFE automaticamente a partir do XML.

Quando e por que usar o XML da nota fiscal?

Sempre que você quiser comprovar uma transação, registrar operações contábeis, recuperar informações de impostos ou armazenar notas recebidas. Ele é o único documento aceito legalmente em fiscalizações.

O que diz a legislação sobre armazenamento de XML?

A legislação fiscal obriga a guarda do XML por 5 anos, conforme determinações do ajuste SINIEF 07/05 e outros regulamentos estaduais. Isso vale tanto para quem emite quanto para quem recebe a nota.

Exemplos de uso do XML na rotina fiscal e contábil

• Escrituração de livros fiscais;
• Apuração de tributos;
• Conferência de entradas e saídas;
• Emissão de relatórios contábeis;
• Controle de fornecedores e clientes.

10 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da nota fiscal

Gerenciar arquivos XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de maneira eficiente é essencial para que você tenha mais controle, facilite a consulta e garanta um bom armazenamento fiscal.

Em seguida, apresentaremos dez dicas práticas que vão ajudar você a organizar melhor esses documentos e evitar problemas futuros.

1. Implemente rotinas de auditoria interna

Antes de mais nada, crie um cronograma de auditorias periódicas nos XMLs emitidos e recebidos. Desse modo, é possível identificar inconsistências fiscais, documentos em duplicidade ou notas com erros de preenchimento.

2. Mantenha o certificado digital sempre válido

Com efeito, o certificado digital é essencial para baixar, emitir ou validar arquivos XML. Portanto, estabeleça alertas para renovação com antecedência, evitando interrupções nos processos fiscais.

3. Centralize os arquivos em um repositório único

Em outras palavras, manter todos os arquivos concentrados em um só local, seja na nuvem ou em um servidor interno melhora o controle e evita a dispersão de dados.

4. Estabeleça um plano de retenção e descarte

Assim sendo, defina por quanto tempo os arquivos serão mantidos após o prazo legal, e como será feito o descarte correto, garantindo conformidade e organização.

5. Integre o XML com a conciliação financeira

Por exemplo, use os dados da nota fiscal para cruzar com entradas e saídas no sistema financeiro. Dessa maneira, você reduz riscos de fraude e melhora a transparência contábil.

6. Treine a equipe sobre boas práticas fiscais digitais

Não apenas os responsáveis diretos devem entender o uso dos XMLs, como também os demais setores envolvidos no processo fiscal. Afinal, pequenos erros operacionais podem gerar autuações.

7. Acompanhe as atualizações da legislação

Visto que os layouts e exigências legais podem ser alterados pela SEFAZ, é fundamental acompanhar as atualizações e manter os sistemas sempre ajustados.

8. Tenha um plano de contingência para quedas de sistema

Em contrapartida aos ambientes digitais modernos, falhas técnicas ainda ocorrem. Assim sendo, mantenha alternativas viáveis para acessar os arquivos XML em situações emergenciais.

9. Use o XML para geração de relatórios gerenciais

Sob o mesmo ponto de vista, aproveite as informações contidas no XML para gerar relatórios de vendas, movimentações e fornecedores. Com isso, você amplia o uso estratégico do documento fiscal.

10. Faça testes de recuperação de arquivos periodicamente

Por fim, não basta apenas manter backups. Logo após a criação de cópias, simule situações de perda e valide se a recuperação funciona de forma rápida e segura.

Usufrua da tecnologia!

Enfim, cruzar os dados dos Documentos Fiscais Eletrônicos com as informações prestadas em outras obrigações acessórias requer tempo e esforço do profissional contábil. Pois, são muitas as conferências a se realizar e o Fisco tem usado sistemas de ponta para efetuar a fiscalização.

Igualmente, podemos usar a tecnologia em nosso benefício e nos antecipar à fiscalização. Tenha uma ferramenta digital que armazena os arquivos de obrigações acessórias e apresenta resultados eficazes: a auditoria eletrônica. Esse recurso contribui para que erros sejam evitados e o trabalho progrida. Saiba mais como usufruir dessa tecnologia conosco!

FAQ — Perguntas frequentes sobre XML da Nota Fiscal

1. O XML substitui o DANFE?
Sim, o XML é o verdadeiro documento fiscal com validade legal, ao passo que o DANFE é apenas uma representação impressa.

2. Como posso conseguir o XML de uma nota que recebi?
Solicite ao fornecedor ou, alternativamente, acesse a SEFAZ com a chave de acesso e um certificado digital válido.

3. Perdi o XML. O que fazer?
Você pode tentar recuperá-lo pela SEFAZ, desde que tenha a chave de acesso, ou solicitá-lo novamente ao emitente.

4. Posso armazenar XML apenas no e-mail?
Não é o ideal. O melhor é armazenar em local seguro, com backup, e garantir o acesso rápido quando necessário.

5. O consumidor final precisa do XML?
Em compras B2C, geralmente não, mas ele pode solicitar e deve recebê-lo se quiser. Em operações entre empresas, é obrigatório.

6. Existe multa por não armazenar o XML?
Sim. A ausência pode resultar em multa, glosa de crédito tributário ou autuação, dependendo do caso.

7. Como saber se um XML é válido?
Utilize sistemas validados pela SEFAZ ou consulte diretamente no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Conclusão:

Em resumo, O arquivo XML da nota fiscal vai muito além de um simples documento digital. Ele é a base legal da nota fiscal eletrônica e precisa ser tratado com cuidado e responsabilidade.

Portanto, ao entender sua função, estrutura e importância, você garante mais segurança nas operações da sua empresa e evita problemas com a fiscalização.

Organize, armazene corretamente e aproveite os benefícios de manter suas obrigações fiscais em dia.