A prática do caixa dois ainda é uma cultura que cria situações delicadas entre uma empresa prestadora de serviço e seu cliente. Mesmo com a grande divulgação e condenação dessa atividade nos dias de hoje, o caixa dois continua sendo exercido por algumas pessoas que desejam desviar dinheiro da contabilidade oficial.
Seja por meio de venda sem comprovante, negociações ou notas fiscais superfaturadas, esse é um ato ilegal que deve ser fortemente evitado na relação com os clientes. Além dos problemas com a justiça, essa prática também pode deixar as finanças da empresa desorganizadas e manchar sua reputação.
Por isso, listamos 4 dicas para evitar o caixa dois e administrar essa situação da melhor maneira possível.
1. Explique os riscos do caixa dois para o cliente
A primeira atitude que deve ser tomada para fugir da ilegalidade é explicar para o cliente os riscos que o caixa dois pode trazer para ambos os lados. Desde complicações contábeis até ser enquadrado pela receita federal, a ameaça de se comprometer judicialmente pode trazer muito mais prejuízos do que lucros.
Deixar isso claro para aquele cliente que sugere tal prática é fundamental para quem deseja combatê-la e pode ser suficiente para mostrar para o cliente a sua posição em relação ao assunto.
2. Mostre a utilidade da informação confiável
Uma informação livre de desvios de conduta e baseada em transações verdadeiras é de extrema utilidade e necessidade para qualquer empresa. Dados que não correspondem à realidade criam uma situação de instabilidade e impedem que sejam traçadas as melhores estratégias.
O profissional responsável pela administração e pelo registro das informações contábeis precisa estar ciente do real contexto ao qual a empresa em que trabalha está inserida.
3. Saliente a importância da emissão de notas fiscais
As notas fiscais são documentos importantes e devem ser emitidas e guardadas com cuidado pelo menos até o próximo exercício contábil. Dessa forma, tanto o emissor quanto quem as recebe pode se precaver de futuras dores de cabeça com relação à fiscalização da Receita Federal ou declaração de imposto de renda.
Quem busca evitar o caixa dois precisa dividir com o cliente essa importância e salientar que as notas devem se manter dentro da legalidade e conter os valores reais. Caso contrário, a acusação de sonegação fiscal pode arruinar os negócios.
4. Dê exemplos de como pagar menos impostos se mantendo dentro da lei
É de conhecimento geral que a carga tributária brasileira é muito pesada e acaba influenciando empreendedores a praticarem atividades ilegais quando o objetivo é aliviar as contas no fim do mês. No entanto, existem formas de pagar menos impostos e se manter dentro da lei.
Fazer um bom planejamento tributário e, a partir dele, tomar as decisões corretas, pode resultar em uma grande economia quando o assunto é pagamento de impostos. Vale a pena investir em um conhecimento especializado caso esse tema não seja de domínio do gestor.
Pronto para evitar o caixa dois? Comente neste post as situações pelas quais você já passou e compartilhe outras formas de contornar o problema!
