A rotina de uma empresa é muito corrida e abrange uma série de atividades e obrigações que devem ser cumpridas. A gestão de tempo no trabalho é uma estratégia importante no intuito de realizar tudo que deve ser feito em menos tempo, o que a torna fundamental no ambiente empresarial.
Por meio dela é possível aumentar a produtividade e pontualidade, melhorar a qualidade de vida e, consequentemente, realizar todas ações propostas para alcançar as metas e objetivos definidos.
Quer saber como aplicar a gestão de tempo no trabalho de maneira eficiente? Então, continue a sua leitura!
1. Realize um planejamento
É necessário planejar o dia a dia na empresa com antecedência. Para isso, você pode criar uma lista com todas as atividades importantes que devem ser executadas em um único dia e o tempo que deve ser gasto com cada uma. Além disso, você pode fazer um checklist com o seu planejamento, por exemplo:
- finalize as tarefas pendentes uma por uma;
- não comece uma atividade antes de terminar o trabalho anterior;
- marque as tarefas já concluídas, dessa forma vai estimular seu cérebro e aumentar o engajamento e produtividade;
- certifique-se de finalizar todas as funções dentro do prazo estabelecido.
2. Priorize as tarefas
Uma boa ideia para ter uma boa gestão de tempo no trabalho é separar as tarefas conforme seu grau de importância e urgência. Inicie entendendo quais são as atividades urgentes, as que devem ser feitas em alguns dias, quais podem esperar um pouco etc. Dessa forma, você pode classificá-las assim:
- tarefa importante urgente: realize você mesmo e imediatamente;
- tarefa importante, mas não urgente: defina uma data para você mesmo realizar;
- tarefa urgente, mas não importante: delegue para um colaborador de confiança.
3. Saiba dizer não
É necessário que você saiba dizer não no local de trabalho e, assim, evitar ter que fazer tudo sozinho. Não aceite algo que possa atrapalhar o seu planejamento de atividades.
As funções e tarefas precisam ser delegadas conforme a qualificação e competência dos empregados para que ninguém fique sobrecarregado e possa concluir o trabalho dentro dos prazos.
4. Automatize os processos
Entre os principais objetivos da automatização estão:
- simplificar a execução de tarefas repetitivas, otimizando o tempo no trabalho e permitindo que a equipe se preocupe com tarefas mais importantes para o desenvolvimento da organização;
- reduzir a incidência de erros humanos, como o preenchimento de informações incorretas ou a falta delas que levam ao retrabalho, o que é muito comum nas funções operacionais;
- oferecer informações em tempo real sobre a empresa, auxiliando para que as decisões sejam tomadas corretamente.
Para isso, existem diversos softwares de gestão de tempo disponíveis no mercado. Então, é muito importante fazer uma pesquisa de mercado antes de realizar sua implementação, para adquirir a ferramenta com as funcionalidades adequadas para atender as demandas e necessidades do seu negócio. Entre os aplicativos que podem ser usados estão:
- Trello: possibilita que você insira as tarefas em blocos temáticos, além de acrescentar outras pessoas nas atividades, inserir prazo, comentários e demais;
- Wunderlist: funciona como uma espécie de lista colaborativa de funções, dessa forma, é possível organizar tudo com outras pessoas;
- Neotriad: permite a inserção de tarefas e o tempo que cada uma delas leva para ser finalizadas. Além disso, você pode inserir outros indivíduos em um trabalho para gerenciá-lo;
- Evernote: possibilita que você anote todas as ideias e planos em modo offline ou online. Além de auxiliar na compreensão de como estão as pendências e permitir a criação de lembretes.
Agora que você entende a importância de buscar ter uma boa gestão de tempo no trabalho, não deixe de colocar as dicas apresentadas em prática, aproveitar todas as vantagens que elas podem oferecer e garantir o crescimento do seu negócio.
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