Gestão do tempo no trabalho: 4 dicas de como aplicar

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A rotina de uma empresa é muito corrida e inclui várias atividades e obrigações que devem ser cumpridas. Por isso, gestão de tempo no trabalho  é uma estratégia fundamental para realizar tudo que deve ser feito em menos tempo.

Afinal, por meio dela é possível aumentar a produção e pontualidade, melhorar a qualidade de vida e, consequentemente, realizar todas as ações propostas para alcançar as metas e objetivos definidos.

Quer saber como aplicar a gestão de tempo no trabalho de maneira eficiente? Então, continue a sua leitura!

1. Realize um planejamento

É necessário planejar o dia a dia na empresa bem antes. Para isso, você pode criar uma lista com todas as atividades importantes que devem ser realizadas em um único dia e o tempo que deve ser gasto com cada uma. Além disso, você pode fazer um checklist, como por exemplo:

• Finalize as tarefas pendentes uma por uma;
• Não comece uma atividade antes de terminar o trabalho anterior;
• Marque as tarefas já concluídas, dessa forma vai estimular seu cérebro e aumentar o empenho;
• Atenção para finalizar todas as funções dentro do prazo estabelecido.

2. Priorize as tarefas para uma boa gestão do tempo

Uma boa ideia para ter uma boa gestão de tempo no trabalho é separar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência. Entenda quais são as atividades urgentes, as que devem ser feitas em alguns dias, quais podem esperar um pouco etc. Dessa forma, você pode classificá-las assim:

• Tarefa importante urgente: realize você mesmo e de imediato;
• Importante, mas não urgente: defina uma data para você mesmo fazer;
• Urgente, mas não importante: encaminhe para um colaborador de confiança.

3. Saiba dizer não

Saiba dizer não no local de trabalho e, assim, evite ter que fazer tudo sozinho. Não aceite algo que possa atrapalhar o seu planejamento de atividades.

As funções e tarefas precisam ser divididas conforme a qualificação e competência dos empregados para que ninguém fique sobrecarregado e possa concluir o trabalho dentro dos prazos.

4. Automatize os processos

Entre os principais objetivos da automatização estão:

• Simplificar a execução de tarefas repetitivas, diminuindo o tempo no trabalho e permitindo que a equipe se preocupe com tarefas mais importantes para o desenvolvimento da organização;
• Reduzir erros humanos, como o preenchimento de informações incorretas ou a falta delas que levam ao retrabalho, o que é muito comum nas funções operacionais;
• Oferecer informações em tempo real sobre a empresa, auxiliando para que as decisões corretas sejam tomadas.

Para isso, existem diversos softwares de gestão de tempo no mercado. Então, faça uma pesquisa antes de realizar sua instalação, para adquirir a ferramenta com as funções certas que atendam as necessidades do seu negócio. Alguns aplicativos são:

• Trello: possibilita que você insira as tarefas em blocos temáticos, além de incluir outras pessoas nas atividades, colocar prazo, comentários e demais;
• Wunderlist: funciona como uma lista colaborativa de funções, dessa forma, é possível organizar tudo com outras pessoas;
• Neotriad: permite a colocação de tarefas e o tempo que cada uma delas leva para finalizar. Além disso, você pode inserir outros indivíduos em um trabalho para gerenciá-lo;
• Evernote: permite que você anote todas as ideias e planos em modo offline ou online. Além de ajudar a saber como estão as pendências e permitir a criação de lembretes.

Agora que você entende a importância de buscar ter uma boa gestão de tempo no trabalho, não deixe de colocar as dicas apresentadas em prática, aproveitar todas as vantagens que elas podem oferecer e garantir o crescimento do seu negócio.

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