Gestão

Conheça ferramentas para aumentar produtividade no escritório contábil

Escrito por Leonel Monteiro

Aumentar produtividade no escritório contábil é um desafio constante. Números, balancetes, contratos e diversos documentos precisam ser elaborados, analisados e organizados para que possam atender a todas as demandas.

Mas, como dar conta dessa rotina, conquistar novos clientes e manter o padrão de qualidade?

Nesse processo, a tecnologia é uma grande aliada dos contadores. Existem aplicativos que podem ser usados para otimizar o trabalhado, facilitar o compartilhamento de documentos e dados e favorecer a organização desses materiais, melhorando, assim, a gestão do tempo. Tudo isso por meio de aplicativos no computador ou em smartphones.

Ficou interessado? Então confira no artigo de hoje cinco ferramentas que podem ser usadas para aumentar produtividade no escritório contábil. Boa leitura!

1. Asana

Compatível com smartphones e computadores, o Asana tem duas funcionalidades centrais: fazer a gestão de projetos e organizar a comunicação empresarial. Com ele, é possível dividir tarefas entre colaboradores, agendar prazos de entregas, criar projetos e compartilhar arquivos com outras pessoas.

O aplicativo é gratuito — porém, conta com versão paga que oferece mais ferramentas — e permite a um escritório de contabilidade enviar arquivos e documentos sobre impostos e relatórios diversos tanto para o time de colaboradores quanto para os clientes.

2. Evernote

A premissa desse aplicativo é simples, mas ao mesmo tempo essencial para os escritórios que têm uma rotina agitada: organizar todas as tarefas em um mesmo ambiente. Utilizando anotações escritas ou em áudio, é possível registrar informações diversas, ideias, compromissos, vídeos, fotos e compartilhar os dados.

O Evernote conta com plano gratuito ou pago e permite que o escritório contábil conte com uma ferramenta própria para organizar todas as tarefas diárias de seus colaboradores e, ainda, acompanhar a produtividade deles.

3. Fuze Meeting

No mundo corporativo é comum a rotina de reuniões, mas nem sempre é possível encontrar um horário que seja ideal para todos os envolvidos. Assim, as videoconferências vêm ganhando espaço ao permitir o contato em tempo real com pessoas que estejam em ambientes diferentes, o que facilita a tomada de decisões.

O Fuze Meeting é um aplicativo que possibilita essas videoconferências com excelente qualidade de imagem. Além disso, o serviço pode ser compartilhado com colaboradores, outros profissionais e clientes. Também é disponibilizada uma agenda das próximas reuniões marcadas.

4. CamScanner

Todo contador está acostumado a lidar com muitos documentos e nem sempre é possível ter essa papelada digitalizada. Isso pode acabar aumentando o tempo gasto no atendimento aos clientes. Com o CamScanner é possível fazer uma foto do documento e, assim, digitalizá-lo.

Com esse aplicativo, fica mais fácil compartilhar documentos de última hora, assim como criar um banco de dados na nuvem facilmente acessado por outros integrantes da equipe. Os processos internos do escritório acabam sendo facilitados.

5. Highrise

Uma agenda é essencial para quem trabalha com prazos e relacionamento com clientes. O Highrise permite que o contador personalize as informação para cada contato, ou seja, mantém apenas aqueles dados que são relevantes para o relacionamento com os parceiros do escritório.

E tem mais: o aplicativo também permite a criação de lembretes, tarefas e o compartilhamento de contatos com outros membros da equipe.

Com as nossas dicas, agora você já sabe como aumentar produtividade no escritório contábil. Então, que tal assinar a nossa newsletter e ter acesso a outros conteúdos relevantes como este?!

Sobre o autor

Leonel Monteiro

Sócio Fundador e CEO da é-Simples Auditoria Eletrônica, Contador, Consultor Tributário, Empreendedor, trabalhando na área fiscal desde 2007 e agora programando sistema para promover benefícios fiscais a seus clientes.

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